Πώς μπορούν να ελεγχθούν οι τύποι σε υπολογιστικό φύλλο;

Οι τύποι ελέγχου σε ένα υπολογιστικό φύλλο περιλαμβάνουν την επαλήθευση της ακρίβειας τους, την κατανόηση της λογικής τους και τον εντοπισμό πιθανών σφαλμάτων. Υπάρχουν αρκετές μέθοδοι, ανάλογα με το λογισμικό υπολογιστικού φύλλου και την πολυπλοκότητα των τύπων:

1. Τα ενσωματωμένα εργαλεία ελέγχου λογισμικού λογισμικού λογισμικού:

Τα περισσότερα προγράμματα υπολογιστικών φύλλων (όπως το Microsoft Excel, το Google Sheets, το LibreOffice Calc) προσφέρουν χαρακτηριστικά σχεδιασμένα για τον έλεγχο των τύπων:

* Προηγούμενα/εξαρτώμενα άτομα: Αυτά τα χαρακτηριστικά δείχνουν οπτικά τα κύτταρα ότι ένας τύπος εξαρτάται από τα (προηγούμενα) και τα κύτταρα που εξαρτώνται από το αποτέλεσμα του τύπου (εξαρτώμενα άτομα). Αυτό σας βοηθά να εντοπίσετε τη ροή των δεδομένων και να προσδιορίσετε πιθανές κυκλικές αναφορές (όπου ένας τύπος άμεσα ή έμμεσα αναφέρεται στον εαυτό του).

* Έλεγχος σφαλμάτων: Το λογισμικό συχνά επισημαίνει πιθανά σφάλματα, όπως λανθασμένες φόρμουλες, ασυνεπή μορφοποίηση κυττάρων ή κυκλικές αναφορές. Αυτές οι ειδοποιήσεις μπορούν γρήγορα να εντοπίσουν προβληματικές περιοχές.

* Εργαλεία ελέγχου τύπου: Πολλά προγράμματα έχουν μια ειδική γραμμή εργαλείων με εργαλεία ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που αναφέρονται παραπάνω, καθώς και επιλογές όπως:

* Αξιολογήστε τον τύπο: Αυτό το εργαλείο περνά μέσα από έναν τύπο, δείχνοντας τους ενδιάμεσους υπολογισμούς και το τελικό αποτέλεσμα. Αυτό είναι ανεκτίμητο για την κατανόηση των σύνθετων τύπων.

* Παράθυρο παρακολούθησης: Μπορείτε να καθορίσετε τα κύτταρα για παρακολούθηση και το παράθυρο ρολογιού ενημερώνει δυναμικά τις τιμές τους καθώς κάνετε αλλαγές αλλού στο υπολογιστικό φύλλο. Αυτό είναι χρήσιμο για την παρακολούθηση του τρόπου με τον οποίο οι αλλαγές επηρεάζουν συγκεκριμένους υπολογισμούς.

* Επικύρωση δεδομένων: Η ρύθμιση των κανόνων επικύρωσης δεδομένων εμποδίζει τους χρήστες να εισάγουν άκυρα δεδομένα που θα μπορούσαν να προκαλέσουν σφάλματα τύπου. Αυτή είναι μια προληπτική προσέγγιση του ελέγχου.

2. Τεχνικές χειροκίνητου ελέγχου:

Ακόμη και με ενσωματωμένα εργαλεία, είναι συχνά απαραίτητοι χειροκίνητοι έλεγχοι, ειδικά για σύνθετα υπολογιστικά φύλλα:

* Αναθεώρηση της λογικής φόρμουλας: Εξετάστε προσεκτικά κάθε τύπο για να διασφαλίσετε ότι αντικατοπτρίζει με ακρίβεια τον προβλεπόμενο υπολογισμό. Ελέγξτε για τους σωστούς χειριστές, τις παρενθέσεις και τις αναφορές κυττάρων.

* Δοκιμή με γνωστές τιμές: Εισάγετε γνωστές τιμές στα κύτταρα που χρησιμοποιούνται σε τύπους και συγκρίνετε τα υπολογισμένα αποτελέσματα με τα αποτελέσματα με το χειροκίνητα αποτελέσματα. Αυτό είναι ένα κρίσιμο βήμα επικύρωσης.

* Συγκρίνετε με προηγούμενες εκδόσεις: Εάν το υπολογιστικό φύλλο ενημερώνεται συχνά, συγκρίνετε την τρέχουσα έκδοση με προηγούμενες εκδόσεις για να προσδιορίσετε σημαντικές αλλαγές στους τύπους που ενδέχεται να εισαγάγουν σφάλματα. Τα συστήματα ελέγχου έκδοσης μπορούν να βοηθήσουν με αυτό.

* Τεκμηρίωση: Τα καλά τεκμηριωμένα υπολογιστικά φύλλα είναι πολύ πιο εύκολο στον έλεγχο. Συμπεριλάβετε σχόλια μέσα στους τύπους και δίπλα τους εξηγώντας το σκοπό και τη λογική τους. Δημιουργήστε ξεχωριστή τεκμηρίωση που περιγράφει τη δομή και τους υπολογισμούς του υπολογιστικού φύλλου.

* Ανασκόπηση από ομοτίμους: Ζητήστε από ένα άλλο άτομο να αναθεωρήσει τους τύπους και το υπολογιστικό φύλλο σας. Ένα φρέσκο ζευγάρι μάτια μπορεί συχνά να εντοπίσει σφάλματα που μπορεί να χάσει ο δημιουργός.

3. Εργαλεία εξωτερικού ελέγχου:

Για μεγάλα και σύνθετα υπολογιστικά φύλλα, ενδέχεται να είναι απαραίτητα εξειδικευμένα εργαλεία ελέγχου. Αυτά τα εργαλεία συχνά παρέχουν πιο προηγμένες λειτουργίες όπως:

* Ανάλυση πολυπλοκότητας τύπου: Προσδιορίστε υπερβολικά σύνθετους τύπους που μπορεί να είναι επιρρεπείς σε σφάλματα.

* Ανάλυση εξάρτησης: Δημιουργήστε λεπτομερή διαγράμματα εξάρτησης για να απεικονίσετε τις σχέσεις μεταξύ των τύπων και των δεδομένων.

* Έλεγχοι ποιότητας δεδομένων: Επαληθεύστε τη συνέπεια και την πληρότητα των δεδομένων.

Αντιμετώπιση των ευρημάτων ελέγχου:

Μόλις εντοπιστούν πιθανά σφάλματα, πρέπει να αντιμετωπιστούν. Αυτό περιλαμβάνει:

* Διόρθωση σφαλμάτων: Τροποποιήστε τους τύπους για την επίλυση των προσδιορισμένων ζητημάτων.

* Βελτίωση του τύπου σχεδιασμού: Απλοποιήστε τα σύνθετα τύπους για να τους κάνετε πιο εύκολο να κατανοήσουν και να διατηρηθούν.

* Έλεγχοι εφαρμογής: Εισαγωγή ελέγχου (όπως επικύρωση δεδομένων) για την πρόληψη μελλοντικών σφαλμάτων.

* επανεξέταση: Μετά τη διόρθωση, επανεξέτασε το υπολογιστικό φύλλο για να διασφαλιστεί ότι τα σφάλματα έχουν επιλυθεί και ότι οι τύποι παράγουν τώρα ακριβή αποτελέσματα.

Χρησιμοποιώντας ένα συνδυασμό αυτοματοποιημένων εργαλείων και χειροκίνητων τεχνικών, μπορείτε να ελέγξετε αποτελεσματικά τα υπολογιστικά φύλλα και να διασφαλίσετε την ακρίβεια και την αξιοπιστία των υπολογισμών που εκτελούν. Θυμηθείτε ότι μια προληπτική προσέγγιση, συμπεριλαμβανομένης της καλής τεκμηρίωσης και των τακτικών αναθεωρήσεων, είναι το κλειδί για την πρόληψη των σφαλμάτων στην πρώτη θέση.