Απλοποιεί τη διαδικασία εισόδου μηνών σε έτος σε ένα φύλλο εργασίας;

Αρκετές μέθοδοι απλοποιήστε την είσοδο σε μήνες και χρόνια σε ένα φύλλο εργασίας, ανάλογα με τις ανάγκες και το λογισμικό σας (όπως το Excel, τα φύλλα Google κ.λπ.):

1. Επικύρωση δεδομένων:

* προκαθορισμένες λίστες: Αυτή είναι η πιο ισχυρή μέθοδος. Δημιουργείτε μια λίστα με μήνες (π.χ., Jan, Feb, Mar ... ή 1, 2, 3 ...) και χρόνια (π.χ., 2023, 2024, 2025 ...). Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την επικύρωση δεδομένων για να περιορίσετε τις καταχωρήσεις μόνο σε αυτές τις τιμές. Αυτό εμποδίζει τα τυπογραφικά λάθη και τις ασυνεπείς μορφές.

* Πώς να (excel): Μεταβείτε στα δεδομένα> επικύρωση δεδομένων. Κάτω από τις "Ρυθμίσεις", επιλέξτε "Λίστα" για "Επιτρέψτε". Στην "Πηγή", εισαγάγετε τη λίστα των μηνών σας (χωρισμένο από κόμματα) ή επιλέξτε ένα εύρος που περιέχει τις λίστες του μήνα και του έτους.

* Πώς να (φύλλα google): Μεταβείτε στα δεδομένα> επικύρωση δεδομένων. Επιλέξτε "Λίστα από μια σειρά" και επιλέξτε το εύρος που περιέχει μήνες και χρόνια.

* Προσαρμοσμένοι τύποι (για χρόνια): Θα μπορούσατε να δημιουργήσετε έναν κανόνα επικύρωσης δεδομένων που επιτρέπει μόνο την αριθμητική είσοδο εντός ενός συγκεκριμένου εύρους έτους (π.χ., μεταξύ 2020 και 2030). Αυτό αποτρέπει την είσοδο ανόητων ετών.

2. Μορφή και είσοδος ημερομηνίας:

* Άμεση ημερομηνία καταχώρηση: Πολλά προγράμματα υπολογιστικών φύλλων κατανοούν μορφές ημερομηνίας. Εάν πληκτρολογήσετε "Ιανουάριος 2024" ή "1/2024" (ανάλογα με την τοπική σας), μπορεί να το αναγνωρίσει αυτόματα ως ημερομηνία. Στη συνέχεια, μπορείτε να διαμορφώσετε το κελί για να εμφανίσετε μόνο το μήνα και το έτος όπως απαιτείται.

* χρησιμοποιώντας ένα μόνο κελί για ημερομηνίες: Εισαγάγετε την πλήρη ημερομηνία (π.χ., 1/1/2024) σε ένα κύτταρο και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τους τύπους για να εξαγάγετε το μήνα και το έτος σε ξεχωριστά κύτταρα, αν χρειαστεί:

* Μήνας εκχύλισης (φύλλα excel/google): `=Μήνας (A1)` (όπου το A1 περιέχει την πλήρη ημερομηνία). Θα λάβετε έναν αριθμό (1 για τον Ιανουάριο, 2 για τον Φεβρουάριο κ.λπ.). Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα `` select 'ή `vlookup` για να μετατρέψετε τον αριθμό σε κείμενο (" Ιανουάριος ", κλπ.).

* Έτος εκχύλισης (Excel/Google Sheets): `=Έτος (a1)` (όπου το a1 περιέχει την πλήρη ημερομηνία)

3. Βοηθητικές στήλες/φύλλα:

* Πίνακας αναζήτησης μηνιαίου έτους: Δημιουργήστε έναν ξεχωριστό πίνακα με μια λίστα με μήνες και χρόνια και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε τις λειτουργίες `vlookup` ή` index '/`match' για να αναζητήσετε το μήνα και το έτος στα κύρια δεδομένα σας με βάση ένα αναγνωριστικό ή άλλο αναγνωριστικό. Αυτό αποφεύγει την περιττή καταχώρηση δεδομένων.

4. Λειτουργίες που καθορίζονται από το χρήστη (UDFS - Advanced):

* Για πιο περίπλοκα σενάρια, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λειτουργία (χρησιμοποιώντας το σενάριο VBA στο Excel ή Apps σε φύλλα Google) που χειρίζεται την είσοδο και τη μορφοποίηση των δεδομένων μήνα και έτους, επικύρωση εισόδου και ίσως ακόμη και δημιουργώντας μια μορφοποιημένη συμβολοσειρά εξόδου.

Παράδειγμα (φύλλα Google χρησιμοποιώντας την επικύρωση δεδομένων και τον τύπο):

1. Δημιουργήστε μια λίστα με μήνες στη στήλη Α (A1:A12) και χρόνια στη στήλη Β (B1:B5). Ας πούμε:

* A1:A12:Ιανουάριος, Φεβρουάριος, Μάρτιος, ..., Δεκέμβριος

* Β1:Β5:2023, 2024, 2025, 2026, 2027

2. Στο κελί C1, δημιουργήστε ένα αναπτυσσόμενο για μήνες χρησιμοποιώντας την επικύρωση δεδομένων: Επιλέξτε C1, μεταβείτε στο Data> Επικύρωση δεδομένων, επιλέξτε "Λίστα από μια σειρά" και Εισαγάγετε το `A1:A12 '

3. Στο κύτταρο D1, δημιουργήστε ένα αναπτυσσόμενο για χρόνια χρησιμοποιώντας την επικύρωση δεδομένων: Επιλέξτε D1, μεταβείτε στο Data> Επικύρωση δεδομένων, επιλέξτε "Λίστα από μια σειρά" και εισαγάγετε το "B1:B5"

4. Τώρα μπορείτε να επιλέξετε το μήνα και το έτος από τα μενού Dropdown. Μπορείτε να διατηρήσετε αυτή τη μορφή ή να τα συνδυάσετε σε ένα μόνο κελί χρησιμοποιώντας τη συγκόλληση (π.χ., `=C1 &" "&D1` στο E1 για να πάρετε" Ιανουάριος 2024 "). Η μορφοποίηση θα πρέπει στη συνέχεια να ρυθμιστεί στην επιθυμητή μορφή σας.

Επιλέξτε τη μέθοδο που ταιριάζει καλύτερα στο επίπεδο άνεσής σας με υπολογιστικά φύλλα και την πολυπλοκότητα των αναγκών εισαγωγής δεδομένων σας. Η επικύρωση δεδομένων συνιστάται γενικά για την πρόληψη σφαλμάτων.