Κατά την οικοδόμηση ενός υπολογιστικού φύλλου θα πρέπει πάντα;

Ακολουθούν μερικά σημαντικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου όταν χτίζετε ένα υπολογιστικό φύλλο:

πάντα:

* Σχεδιάστε τη δομή σας: Πριν ξεκινήσετε να εισάγετε δεδομένα, σκεφτείτε πώς θέλετε να οργανώσετε το υπολογιστικό φύλλο σας.

* Κατηγοριοποιήστε τα δεδομένα σας: Πληροφορίες που σχετίζονται με την ομάδα σε στήλες και σειρές.

* Εξετάστε τις ανάγκες σας: Θα ταξινομήσετε, φιλτράρετε, υπολογίζετε ή δημιουργείτε διαγράμματα; Σχεδιάστε το υπολογιστικό φύλλο σας για να κάνετε αυτά τα καθήκοντα εύκολα.

* Χρησιμοποιήστε σαφείς και συνεπείς ετικέτες: Δώστε στις στήλες και τις σειρές σας περιγραφικές επικεφαλίδες που είναι εύκολο να κατανοηθούν.

* Επιλέξτε κατάλληλους τύπους δεδομένων: Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε αριθμούς για ποσότητες, κείμενο για ονόματα και ημερομηνίες για ημερομηνίες.

* Μορφή για αναγνωσιμότητα: Χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση (BOLD, ITALICS, COSTERS κ.λπ.) για να επισημάνετε σημαντικές πληροφορίες και να διευκολύνετε το υπολογιστικό φύλλο σας.

* Αποθηκεύστε συχνά: Αποθηκεύστε συχνά την εργασία σας για να αποφύγετε την απώλεια δεδομένων.

* Χρησιμοποιήστε τύπους και λειτουργίες: Επωφεληθείτε από τους τύπους και τις λειτουργίες του υπολογιστικού φύλλου για να αυτοματοποιήσετε τους υπολογισμούς και να εξοικονομήσετε χρόνο.

* Δοκιμάστε τους τύπους σας: Βεβαιωθείτε ότι οι τύποι σας λειτουργούν σωστά εισάγοντας διαφορετικά δεδομένα και ελέγχοντας τα αποτελέσματα.

* Χρησιμοποιήστε σχόλια: Προσθέστε σχόλια στο υπολογιστικό φύλλο σας για να εξηγήσετε πώς λειτουργούν τα πράγματα ή γιατί κάνατε ορισμένες αποφάσεις.

* Προστατέψτε τα δεδομένα σας: Χρησιμοποιήστε την προστασία του κωδικού πρόσβασης ή άλλα μέτρα ασφαλείας για να αποτρέψετε την μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στο υπολογιστικό φύλλο σας.

* Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας της εργασίας σας: Κάντε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας του υπολογιστικού φύλλου σας για να προστατεύσετε από την απώλεια δεδομένων.

Επιπλέον, εξετάστε:

* χρησιμοποιώντας πρότυπα: Πολλά προγράμματα υπολογιστικών φύλλων έρχονται με προ-σχεδιασμένα πρότυπα που μπορούν να σας ξεκινήσουν γρήγορα.

* Χρήση επικύρωσης δεδομένων: Αυτό βοηθά στην πρόληψη σφαλμάτων περιορίζοντας τους τύπους δεδομένων που μπορούν να εισαχθούν σε κύτταρα.

* Χρήση γραφημάτων και γραφημάτων: Η απεικόνιση των δεδομένων σας μπορεί να διευκολύνει την κατανόηση και την κοινή χρήση.

Θυμηθείτε, ένα καλά οργανωμένο υπολογιστικό φύλλο είναι πολύ πιο εύκολο στη χρήση και διατήρηση από ένα βρώμικο. Πάρτε το χρόνο να σχεδιάσετε και να δομήσετε σωστά το υπολογιστικό φύλλο σας από την αρχή.