Πώς λειτουργεί ένας οργανισμός με υπολογιστή και είναι δομημένος;

Η δομή και η λειτουργία ενός οργανισμού που χρησιμοποιεί υπολογιστές είναι πολύπλοκη και ποικίλλει σε μεγάλο βαθμό ανάλογα με το μέγεθος, τη βιομηχανία και τους στόχους του οργανισμού. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένα κοινά στοιχεία και δομές:

i. Οργανωτική δομή:

Οι οργανισμοί που χρησιμοποιούν υπολογιστές χρησιμοποιούν συνήθως μια δομημένη προσέγγιση για την ενσωμάτωση της τεχνολογίας στις δραστηριότητές τους. Οι κοινές δομές περιλαμβάνουν:

* Ιεραρχική: Παραδοσιακή δομή από πάνω προς τα κάτω με σαφείς γραμμές εξουσίας και ευθύνης. Τα τμήματα πληροφορικής συχνά κάθονται μέσα σε αυτήν την ιεραρχία, αναφέροντας σε CIO (επικεφαλής της πληροφόρησης) ή παρόμοιο εκτελεστικό.

* επίπεδη: Περισσότερη αποκεντρωμένη δομή με λιγότερα επίπεδα διαχείρισης και μεγαλύτερη αυτονομία για μεμονωμένους υπαλλήλους. Μπορεί να ενσωματωθεί σε ομάδες ή τμήματα και όχι ως ξεχωριστό σιλό.

* matrix: Συνδυάζει στοιχεία ιεραρχικών και επίπεδων δομών. Οι εργαζόμενοι αναφέρουν τόσο σε λειτουργικό διαχειριστή (π.χ. μάρκετινγκ) όσο και σε διαχειριστή έργου. Η υποστήριξη της πληροφορικής μπορεί να διανεμηθεί σε όλες τις ομάδες έργων.

* Δικτυωμένο: Η εξαιρετικά αποκεντρωμένη δομή όπου η επικοινωνία και η συνεργασία είναι καθοριστικές. Συχνά διαδραματίζει ζωτικό ρόλο στη διευκόλυνση της ανταλλαγής επικοινωνίας και δεδομένων σε ολόκληρο το δίκτυο.

ii. Λειτουργικές πτυχές που περιλαμβάνουν υπολογιστές:

Οι υπολογιστές ενσωματώνονται σε σχεδόν κάθε πτυχή των σύγχρονων οργανώσεων, όπως:

* Διαχείριση δεδομένων: Οι οργανισμοί βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στις βάσεις δεδομένων (SQL, NOSQL) και στην αποθήκευση δεδομένων για την αποθήκευση, τη διαχείριση και την ανάλυση μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων. Αυτό συχνά περιλαμβάνει αφοσιωμένους επιστήμονες δεδομένων και διαχειριστές βάσεων δεδομένων.

* Επικοινωνία και συνεργασία: Τα ηλεκτρονικά μηνύματα, τα άμεσα μηνύματα, η τηλεδιάσκεψη, το λογισμικό διαχείρισης έργων και τα εργαλεία επεξεργασίας συνεργατικών εγγράφων είναι απαραίτητα για την εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία.

* Λειτουργίες &Παραγωγή: Οι υπολογιστές αυτοματοποιούν τις εργασίες, τη διαχείριση των αποθεμάτων, τα μηχανήματα ελέγχου (π.χ. στην κατασκευή) και την παρακολούθηση της εφοδιαστικής στις αλυσίδες εφοδιασμού.

* χρηματοδότηση &λογιστική: Οι υπολογιστές χειρίζονται μισθοδοσία, προϋπολογισμό, οικονομική πληροφόρηση και άλλες χρηματοοικονομικές διαδικασίες. Χρησιμοποιείται συνήθως εξειδικευμένο λογισμικό λογιστικής.

* Ανθρώπινο δυναμικό (HR): Οι υπολογιστές διαχειρίζονται τα αρχεία των εργαζομένων, την παρακολούθηση της απόδοσης και τη διευκόλυνση των διαδικασιών πρόσληψης και επιβίβασης. Τα συστήματα πληροφορικής HR (HRIS) χρησιμοποιούνται συχνά.

* Πωλήσεις &μάρκετινγκ: Οι υπολογιστές χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση σχέσεων πελατών (CRM), την αυτοματοποίηση μάρκετινγκ, τη διαφήμιση στο διαδίκτυο και τις αναλύσεις πωλήσεων.

* Εξυπηρέτηση πελατών: Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν υπολογιστές για τη διαχείριση των ερωτήσεων πελατών, την παροχή υποστήριξης και την παρακολούθηση αλληλεπιδράσεων πελατών. Το λογισμικό γραφείου βοήθειας και τα chatbots είναι παραδείγματα.

* Ασφάλεια: Τα τμήματα πληροφορικής διαδραματίζουν καθοριστικό ρόλο στην εξασφάλιση των συστημάτων υπολογιστών και των δεδομένων του οργανισμού έναντι των απειλών στον κυβερνοχώρο. Αυτό περιλαμβάνει την εφαρμογή τείχους προστασίας, τα συστήματα ανίχνευσης εισβολών και την κρυπτογράφηση δεδομένων.

iii. Τμήμα πληροφορικής (εάν ισχύει):

Πολλοί οργανισμοί διαθέτουν ένα αφοσιωμένο τμήμα πληροφορικής που είναι υπεύθυνο για:

* Υποδομή: Διατήρηση και αναβάθμιση δικτύων υπολογιστών, διακομιστών και άλλου υλικού.

* Ανάπτυξη και συντήρηση λογισμικού: Δημιουργία και διατήρηση προσαρμοσμένων εφαρμογών λογισμικού.

* Διαχείριση βάσης δεδομένων: Διαχείριση των βάσεων δεδομένων του οργανισμού.

* Ασφάλεια δικτύου: Προστασία των συστημάτων ηλεκτρονικών υπολογιστών του οργανισμού από απειλές στον κυβερνοχώρο.

* Υποστήριξη γραφείου βοήθειας: Παροχή τεχνικής βοήθειας στους υπαλλήλους.

* Διαχείριση έργου: Σχεδιασμός και εκτέλεση έργων πληροφορικής.

iv. Αλληλεξάρτηση των τμημάτων:

Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι τα τμήματα είναι διασυνδεδεμένα. Για παράδειγμα, το τμήμα μάρκετινγκ βασίζεται σε αυτό για την ανάπτυξη ιστότοπων και την ανάλυση δεδομένων. Το Τμήμα Οικονομικών χρησιμοποιεί λογιστικό λογισμικό που διαχειρίζεται. Και το HR χρησιμοποιεί ένα σύστημα HRIS που υποστηρίζεται επίσης από αυτό. Η αποτελεσματική επικοινωνία και η συνεργασία μεταξύ των τμημάτων είναι απαραίτητες για τις επιτυχημένες λειτουργίες υπολογιστών σε έναν οργανισμό.

Η συγκεκριμένη δομή και λειτουργία θα εξαρτηθεί από το μέγεθος, τη βιομηχανία και την τεχνολογική πολυπλοκότητα του οργανισμού. Μια μικρή επιχείρηση μπορεί να έχει ένα μόνο άτομο που χειρίζεται ό, τι χρειάζεται, ενώ μια μεγάλη πολυεθνική εταιρεία θα έχει ένα τεράστιο τμήμα πληροφορικής με εξειδικευμένες ομάδες.