Απαίτηση προδιαγραφής λογισμικού διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού;

Οι προδιαγραφές για ένα λογισμικό διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού (HRMS) μπορεί να είναι εκτεταμένες, ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό ανάλογα με το μέγεθος και τις ανάγκες του οργανισμού. Ωστόσο, μπορούμε να περιγράψουμε τις βασικές λειτουργικές και μη λειτουργικές απαιτήσεις, κατηγοριοποιημένες για σαφήνεια:

i. Λειτουργικές απαιτήσεις (τι πρέπει να κάνει το σύστημα *):

* Διαχείριση εργαζομένων:

* onboarding: Νέα διαχείριση μίσθωσης, συμπεριλαμβανομένης της παρακολούθησης των εφαρμογών, της προσφοράς επιστολών, της ενσωμάτωσης ελέγχου ιστορικού και της αυτοματοποιημένης γραφειοκρατίας.

* Προσωπικές πληροφορίες: Ασφαλής αποθήκευση και διαχείριση των προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων (διεύθυνση, στοιχεία επικοινωνίας, επαφές έκτακτης ανάγκης κ.λπ.), ακολουθώντας τους σχετικούς κανονισμούς απορρήτου δεδομένων (GDPR, CCPA κ.λπ.).

* Δεδομένα απασχόλησης: Παρακολούθηση του ιστορικού απασχόλησης, των τίτλων εργασίας, των πληροφοριών μισθών, των κριτικών απόδοσης, των προωθήσεων και των τερματισμών.

* Πύλη αυτοεξυπηρέτησης: Η πρόσβαση των εργαζομένων σε προσωπικά στοιχεία, η πληρωμή stubs, η εγγραφή παροχών, τα αιτήματα χρόνου και τα εκπαιδευτικά υλικά.

* Διάγραμμα οργάνωσης: Οπτική αναπαράσταση της οργανωτικής δομής.

* Κατάλογος εργαζομένων: Κατάλογος με δυνατότητα αναζήτησης εργαζομένων με στοιχεία επικοινωνίας.

* Διαχείριση προσλήψεων &ταλέντων:

* Σύστημα παρακολούθησης αιτούντων (ATS): Η απόσπαση εργασίας, η διαχείριση των εφαρμογών, ο υποψήφιος έλεγχος, ο προγραμματισμός των συνεντεύξεων και η διαχείριση προσφοράς.

* Απόκτηση ταλέντων: Προμήθεια υποψηφίων, διαχείριση εκστρατειών προσλήψεων και παρακολούθησης βασικών μετρήσεων (χρόνο-to-hire, κόστος ανά μνήμη).

* Διαχείριση απόδοσης: Κριτικές απόδοσης, ρύθμιση στόχων, μηχανισμοί ανατροφοδότησης και εκτιμήσεις απόδοσης.

* Σχεδιασμός διαδοχής: Προσδιορίστε και αναπτύσσετε υπαλλήλους υψηλού δυναμικού για μελλοντικούς ηγετικούς ρόλους.

* Εκπαίδευση &Ανάπτυξη: Διαχείριση προγραμμάτων κατάρτισης, εγγραφής εργαζομένων, ολοκλήρωσης παρακολούθησης και αξιολόγησης.

* μισθοδοσία και αποζημίωση:

* Επεξεργασία μισθοδοσίας: Ενσωμάτωση με παρόχους μισθοδοσίας ή ικανότητα επεξεργασίας μισθοδοσίας εσωτερικά.

* Διαχείριση αντιστάθμισης: Διαχείριση μισθών, υπολογισμοί μπόνους και διαχείριση παροχών.

* Φορολογικοί υπολογισμοί: Ακριβής υπολογισμός των φόρων και των μειώσεων μισθοδοσίας.

* Αναφορά &ανάλυση: Δημιουργία αναφορών και περιλήψεων μισθοδοσίας.

* Χρόνος &Συμμετοχή:

* Παρακολούθηση χρόνου: Μέθοδοι για τους υπαλλήλους να καταγράφουν τις ώρες εργασίας τους (π.χ. ρολόι χρόνου, φύλλα χρόνου).

* Διαχείριση παρακολούθησης: Παρακολούθηση της συμμετοχής των εργαζομένων, των απουσιών και της καθυστέρησης.

* Υπολογισμός υπερωριών: Ακριβής υπολογισμός των ωρών υπερωριών και της αμοιβής.

* Διαχείριση φύλλων: Ζητώντας, εγκρίνοντας και παρακολούθηση της άδειας των εργαζομένων (διακοπές, άδεια ασθενείας κ.λπ.).

* Διοίκηση παροχών:

* Οφέλη εγγραφής: Διαχείριση της εγγραφής των εργαζομένων σε προγράμματα παροχών (ασφάλιση υγείας, σχέδια συνταξιοδότησης κ.λπ.).

* Παροχές παροχών: Ακριβής υπολογισμός και αφαίρεση του κόστους παροχών από μισθοδοσία.

* Ανοίξτε την εγγραφή: Υποστήριξη για ανοιχτές περιόδους εγγραφής.

* Αναφορά &ανάλυση:

* Προσαρμόσιμες αναφορές: Δυνατότητα δημιουργίας προσαρμοσμένων αναφορών με βάση διάφορα σημεία δεδομένων.

* Οπτικοποίηση δεδομένων: Παρουσίαση δεδομένων μέσω γραφημάτων και γραφημάτων.

* Βασικοί δείκτες απόδοσης (KPIs): Παρακολούθηση βασικών μετρήσεων HR (π.χ. ποσοστό κύκλου εργασιών, ικανοποίηση των εργαζομένων).

* Έλεγχος ασφάλειας και πρόσβασης:

* Έλεγχος πρόσβασης βάσει ρόλων (RBAC): Περιορισμός της πρόσβασης σε ευαίσθητα δεδομένα με βάση τους ρόλους των χρηστών.

* κρυπτογράφηση δεδομένων: Κρυπτογράφηση ευαίσθητων δεδομένων των εργαζομένων.

* Έλεγχος: Παρακολούθηση της δραστηριότητας των χρηστών και των αλλαγών στα δεδομένα.

* Συμμόρφωση: Προσέγγιση των σχετικών κανονισμών για την προστασία της ιδιωτικής ζωής και την ασφάλεια των δεδομένων.

ii. Μη λειτουργικές απαιτήσεις (πώς πρέπει να είναι το σύστημα *):

* χρηστικότητα: Το σύστημα πρέπει να είναι εύκολο στη χρήση και να πλοηγηθεί.

* απόδοση: Το σύστημα πρέπει να ανταποκρίνεται και να είναι αποτελεσματικό.

* Επιμελητικότητα: Το σύστημα θα πρέπει να είναι σε θέση να χειρίζεται αυξανόμενες ποσότητες δεδομένων και χρηστών.

* Αξιοπιστία: Το σύστημα πρέπει να είναι αξιόπιστο και διαθέσιμο όταν χρειάζεται.

* Ασφάλεια: Το σύστημα πρέπει να είναι ασφαλές και να προστατεύει ευαίσθητα δεδομένα των εργαζομένων.

* Διατήρηση: Το σύστημα πρέπει να είναι εύκολο να συντηρεί και να ενημερωθεί.

* Φορητότητα: Το σύστημα θα πρέπει να είναι προσβάσιμο σε διάφορες συσκευές και πλατφόρμες (Web, Mobile).

* Ενσωμάτωση: Το σύστημα θα πρέπει να ενσωματωθεί με άλλα συστήματα και εφαρμογές HR (π.χ. μισθοδοσία, παρόχους παροχών).

* Προσβασιμότητα: Το σύστημα πρέπει να είναι προσβάσιμο σε χρήστες με αναπηρίες (συμμόρφωση με την ADA).

iii. Τεχνικές απαιτήσεις:

* στοίβα τεχνολογίας: Προδιαγραφή των γλωσσών προγραμματισμού, των βάσεων δεδομένων, των πλαισίων και των πλατφορμών που πρέπει να χρησιμοποιηθούν.

* Περιβάλλον ανάπτυξης: Βασισμένο σε σύννεφο, επί τόπου ή υβριδικό.

* ενσωματώσεις API: Ειδικά API που απαιτούνται για ενσωμάτωση με άλλα συστήματα.

* Σχεδιασμός βάσης δεδομένων: Λεπτομέρειες σχετικά με το σχήμα βάσης δεδομένων και το μοντέλο δεδομένων.

Αυτό δεν είναι μια εξαντλητική λίστα και οι ειδικές απαιτήσεις θα διαφέρουν ανάλογα με τις μοναδικές ανάγκες και το πλαίσιο του οργανισμού. Μια διεξοδική διαδικασία συγκέντρωσης απαιτήσεων είναι απαραίτητη πριν από την ανάπτυξη ή την επιλογή ενός HRMS. Αυτή η διαδικασία θα πρέπει να περιλαμβάνει ενδιαφερόμενα μέρη από ολόκληρο τον οργανισμό για να εξασφαλίσει ότι το σύστημα ανταποκρίνεται στις ανάγκες όλων των χρηστών.