Ποια είναι τα βασικά χαρακτηριστικά μιας οργανωτικής διαδικασιών και πολιτικής σχετικά με την ακρίβεια στη λειτουργία ενός μηχανογραφικού λογιστικού συστήματος;

Μια οργανωτική διαδικασία και πολιτική σχετικά με την ακρίβεια στη λειτουργία ενός μηχανογραφημένου λογιστικού συστήματος θα πρέπει να καλύπτει διάφορα βασικά χαρακτηριστικά:

i. Εισαγωγή και επεξεργασία δεδομένων:

* Κανόνες επικύρωσης δεδομένων: Σαφείς διαδικασίες για την επικύρωση της εισόδου δεδομένων σε κάθε στάδιο. Αυτό περιλαμβάνει ελέγχους για:

* Τύπος δεδομένων: Η διασφάλιση ότι οι αριθμοί εισάγονται ως αριθμοί, ημερομηνίες ως ημερομηνίες, κλπ.

* Έλεγχοι εύρους: Οι περιοριστικές τιμές σε αποδεκτές περιοχές (π.χ. η ποσότητα δεν μπορεί να είναι αρνητική).

* Έλεγχοι συνέπειας: Η επαλήθευση ότι τα σχετικά σημεία δεδομένων συμφωνούν (π.χ., οι χρεωστικές και πιστωτικές καταχωρήσεις πρέπει να ισορροπούν).

* Έλεγχοι πληρότητας: Εξασφαλίζοντας όλα τα απαραίτητα πεδία.

* Έλεγχοι πρόσβασης: Περιορίζοντας την πρόσβαση στο σύστημα και τις συγκεκριμένες λειτουργίες που βασίζονται σε ρόλους και ευθύνες (διαχωρισμός των καθηκόντων). Αυτό αποτρέπει την μη εξουσιοδοτημένη εισαγωγή, τροποποίηση ή διαγραφή δεδομένων. Η χρήση μοναδικών ονομάτων χρήστη και ισχυρών κωδικών πρόσβασης είναι ζωτικής σημασίας.

* Διαδρομές ελέγχου: Διατηρώντας λεπτομερή αρχεία καταγραφής όλων των συναλλαγών, συμπεριλαμβανομένων των ποιος έκανε τις αλλαγές, πότε και ποιες αλλαγές έγιναν. Αυτό επιτρέπει την παρακολούθηση και τη διερεύνηση σφαλμάτων ή αποκλίσεων.

* Διαδικασίες χειρισμού σφαλμάτων: Τα σαφή βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε όταν εντοπίζονται σφάλματα κατά την εισαγωγή ή επεξεργασία δεδομένων. Αυτό περιλαμβάνει διαδικασίες για τη διόρθωση σφαλμάτων, την τεκμηρίωση των διορθώσεων και την κλιμάκωση των προβλημάτων, εάν είναι απαραίτητο. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει διαδικασίες για την αντιστροφή των συναλλαγών.

* Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτησης δεδομένων: Τακτικά αντίγραφα ασφαλείας των λογιστικών δεδομένων για τη διασφάλιση της ακεραιότητας των δεδομένων και της συνέχειας των επιχειρήσεων σε περίπτωση αποτυχίας του συστήματος ή απώλειας δεδομένων. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει αντίγραφα ασφαλείας για αποκατάσταση καταστροφών.

* Ασφάλεια δεδομένων: Εφαρμογή ισχυρών μέτρων ασφαλείας για την προστασία του λογιστικού συστήματος από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, ιούς, κακόβουλο λογισμικό και cyberattacks. Αυτό περιλαμβάνει τείχη προστασίας, λογισμικό προστασίας από ιούς και τακτικές ενημερώσεις ασφαλείας.

ii. Συμφιλίωση και αναφορά:

* Διαδικασίες συμφιλίωσης: Τακτική συμφιλίωση λογιστικών αρχείων με έγγραφα προέλευσης (π.χ. τραπεζικές δηλώσεις, τιμολόγια). Θα πρέπει να καθοριστούν σαφείς χρονοδιαγράμματα και ευθύνες για τη συμφιλίωση.

* Επαλήθευση αναφοράς: Διαδικασίες για την αναθεώρηση και την επαλήθευση της ακρίβειας των λογιστικών εκθέσεων που δημιουργούνται από το σύστημα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη σύγκριση των αναφορών με τις προηγούμενες περιόδους και τη διερεύνηση τυχόν σημαντικών διακυμάνσεων.

* Αναφορά εξαίρεσης: Το σύστημα θα πρέπει να παράγει αναφορές που επισημαίνονται ασυνήθιστες ή δυνητικά λανθασμένες συναλλαγές, διευκολύνοντας την έγκαιρη ταυτοποίηση και διόρθωση των προβλημάτων.

iii. Προσωπικό &Εκπαίδευση:

* Απαιτήσεις ικανότητας: Καθορισμός των απαραίτητων δεξιοτήτων και γνώσεων για άτομα που εργάζονται με το λογιστικό σύστημα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει συγκεκριμένα λογιστικά προσόντα και εμπειρία με το λογισμικό.

* Πρόγραμμα κατάρτισης: Ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα κατάρτισης για όλους τους χρήστες σχετικά με τις κατάλληλες διαδικασίες καταχώρησης δεδομένων, πλοήγησης συστήματος και διαχείρισης σφαλμάτων. Πρέπει να παρέχεται τακτική κατάρτιση ανανέωσης.

* Ανάθεση ευθύνης: Ο καθορισμός των ρόλων και των ευθυνών για την εισαγωγή δεδομένων, την επικύρωση δεδομένων, τη συμφιλίωση και την αναφορά. Αυτό προάγει τη λογοδοσία και βοηθά στην πρόληψη σφαλμάτων.

iv. Συνεχής Βελτίωση και Ανασκόπηση:

* Τακτικοί έλεγχοι: Διεξαγωγή τακτικών εσωτερικών και εξωτερικών ελέγχων του λογιστικού συστήματος για την αξιολόγηση της ακρίβειας, της αποτελεσματικότητάς του και της συμμόρφωσης με τους σχετικούς κανονισμούς.

* Ενημερώσεις συστήματος: Ενημερώνοντας τακτικά το λογισμικό και το υλικό λογιστικής για να εξασφαλίσετε τη βέλτιστη απόδοση και ασφάλεια.

* Ανασκόπηση πολιτικής: Περιοδική αναθεώρηση και ενημέρωση των διαδικασιών και των πολιτικών που αντικατοπτρίζουν τις αλλαγές στις επιχειρηματικές δραστηριότητες, την τεχνολογία και τις κανονιστικές απαιτήσεις.

Με την εφαρμογή αυτών των χαρακτηριστικών, οι οργανισμοί μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την ακρίβεια και την αξιοπιστία των μηχανογραφικών τους λογιστικών συστημάτων, μειώνοντας τον κίνδυνο σφαλμάτων και ενισχύοντας την ακεραιότητα των οικονομικών τους δεδομένων.