Ποιο είναι ένα σύστημα πληροφόρησης που βασίζεται στον υπολογιστή που αυξάνει την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα των εργαζομένων γραφείων διαχειριστών μέσω της επεξεργασίας μηνυμάτων εγγράφων;

Το σύστημα πληροφόρησης που βασίζεται σε υπολογιστές που αυξάνει την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα των διαχειριστών και των υπαλλήλων γραφείου μέσω της επεξεργασίας εγγράφων και μηνυμάτων είναι πιθανότατα ένα σύστημα αυτοματισμού γραφείων (OAS) .

Εδώ είναι γιατί:

* Εστίαση στην επεξεργασία εγγράφων και μηνυμάτων: Το OAS έχει σχεδιαστεί ειδικά για να χειρίζεται εργασίες που σχετίζονται με τη δημιουργία εγγράφων, την επεξεργασία, την αποθήκευση, την ανάκτηση και την επικοινωνία. Αυτό περιλαμβάνει email, επεξεργασία κειμένου, υπολογιστικά φύλλα, παρουσιάσεις και πολλά άλλα.

* Αποδοτικότητα και παραγωγικότητα: Οι ροές εργασίας του OAS εξορθολογίζουν, αυτοματοποιούν τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και παρέχουν κεντρική πρόσβαση σε πληροφορίες, οδηγώντας τελικά σε αυξημένη αποτελεσματικότητα και παραγωγικότητα για τους υπαλλήλους γραφείου.

* Υποστήριξη διαχείρισης: Το OAS περιλαμβάνει συχνά χαρακτηριστικά όπως ο προγραμματισμός, η διαχείριση εργασιών και τα εργαλεία αναφοράς, τα οποία ωφελούν άμεσα τους διαχειριστές παρέχοντάς τους καλύτερη εποπτεία και έλεγχο των εργασιών.

Άλλοι σχετικοί όροι:

* σουίτες γραφείου: Πρόκειται για συλλογές εφαρμογών λογισμικού που παρέχουν την βασική λειτουργικότητα του OAS, όπως το Microsoft Office, το Google Workspace και το LibreOffice.

* Συστήματα διαχείρισης εγγράφων (DMS): Αυτά τα συστήματα επικεντρώνονται ειδικά στη διαχείριση και οργάνωση ψηφιακών εγγράφων, παρέχοντας χαρακτηριστικά όπως ο έλεγχος της έκδοσης, ο έλεγχος πρόσβασης και η λειτουργικότητα αναζήτησης.

* Ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων (EDMS): Αυτό είναι ένα πιο ολοκληρωμένο σύστημα που χειρίζεται ολόκληρο τον κύκλο ζωής των εγγράφων, από τη δημιουργία έως την αρχειοθέτηση και συχνά ενσωματώνεται με άλλες επιχειρηματικές διαδικασίες.

Ενώ άλλα συστήματα όπως ο Σχεδιασμός Πόρων Επιχειρήσεων (ERP) ή η Διαχείριση Σχέσεων Πελατών (CRM) ενδέχεται να έχουν ορισμένα στοιχεία που σχετίζονται με την επεξεργασία εγγράφων και μηνυμάτων, έχουν σχεδιαστεί κυρίως για ευρύτερες επιχειρηματικές δραστηριότητες και όχι ως επικεντρωμένες στην παραγωγικότητα των εργαζομένων στο γραφείο.