συστήματα διαχείρισης εγγράφων συχνά αποθηκεύουν πληροφορίες σχετικά με τους διακομιστές ή άλλα ισχυρά συστήματα υπολογιστών . Οι χώροι αυτοί ηλεκτρονικής αποθήκευσης συχνά καταλαμβάνουν λιγότερο χώρο από τη φυσική ομόλογό τους .
Ψηφιακή Αρχειοθέτηση
Η
συστήματα διαχείρισης εγγράφων επιτρέπουν την αποθήκευση των ίδιων των εγγράφων , καθώς και για προηγούμενες εκδόσεις . Αυτό μπορεί να βοηθήσει τις αναθεωρήσεις κομμάτι μέσα στο χρόνο και παρέχει ένα επιπλέον πλεονέκτημα να είναι σε θέση να επανέλθει σε παλαιότερα έγγραφα . Ωστόσο , εάν η πληροφορία αυτή δεν είναι οργανωμένη και να αποθηκεύονται σωστά , θα μπορούσαν να υπάρχουν πάρα πολλά έγγραφα και εκδόσεις διαθέσιμες , προκαλώντας έτσι ένα πρόβλημα υπερφόρτωση πληροφοριών για τους χρήστες .
Η κεντρική τοποθεσία
συστήματα διαχείρισης εγγράφων
είναι μια κεντρική θέση αποθήκευσης όπου πολλοί χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στο πιο πρόσφατο και ενημερωμένο έγγραφο από μία κεντρική τοποθεσία . Αυτή η εύκολη πρόσβαση σε έγγραφα υποστηρίζει τη συνεργασία μεταξύ πολλών χρηστών . Η κεντρική θέση των εγγράφων που προωθεί επίσης την εύκολη διανομή των εγγράφων για τους χρήστες . Ωστόσο , η ηλεκτρονική αποθήκευση των ψηφιακών εγγράφων σε μια ενιαία θέση μπορεί να αποτελέσει ένα επιπλέον κίνδυνο για την ασφάλεια , εκτός εάν προστίθενται επιπλέον ασφάλεια για την προστασία του ηλεκτρονικού συστήματος .
Εικόνων Πρόσθετες Utilities Εργαλεία
Η
Ηλεκτρονικά αποθήκευση και διαχείριση εγγράφων σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων επιτρέπει εργαλεία χρησιμότητας για την παροχή επιπλέον δυνατότητες που δεν ήταν διαθέσιμα στη φυσική ομόλογό τους . Αναζήτηση μέσω των ηλεκτρονικών εγγράφων είναι ευκολότερη από την αναζήτηση κάθε έγγραφο με το χέρι . Ωστόσο, πολλά από αυτά τα εργαλεία μπορεί να είναι περιττή και μπορεί να έχει υψηλότερο κόστος από την αξία για τις επιχειρήσεις .
Η
εικόνων
Πνευματικά δικαιώματα © Γνώση Υπολογιστών Όλα τα δικαιώματα κατοχυρωμένα