Ποιο έγγραφο χρησιμοποιείται για την επεξεργασία των πωλήσεων;

Πολλά έγγραφα χρησιμοποιούνται για την επεξεργασία των πωλήσεων, ανάλογα με την πολυπλοκότητα της πώλησης και της βιομηχανίας. Εδώ είναι μερικά βασικά:

Προ-πώληση:

* Παραγγελία πωλήσεων/προσφορά: Ένα έγγραφο που περιγράφει τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που προσφέρονται, τις ποσότητες, τις τιμές και τους όρους παράδοσης. Αυτή είναι συχνά μια πρόταση που αποστέλλεται στον πελάτη πριν από την ολοκλήρωση της πώλησης.

* Παραγγελία αγοράς (PO): Από την άποψη του πελάτη, αυτό επιβεβαιώνει την πρόθεσή τους να αγοράσουν τα αγαθά ή τις υπηρεσίες όπως περιγράφονται στη σειρά πωλήσεων ή στην προσφορά. Κρίσιμο για την παρακολούθηση και την εκπλήρωση της παραγγελίας.

* Συμβόλαιο (για μεγάλες ή σύνθετες πωλήσεις): Μια νομικά δεσμευτική συμφωνία που περιγράφει λεπτομερώς όλες τις πτυχές της πώλησης, συμπεριλαμβανομένων των όρων πληρωμής, των εγγυήσεων και των υποχρεώσεων.

κατά τη διάρκεια της πώλησης:

* Τιμολόγιο: Ένα νομοσχέδιο που αποστέλλεται στον πελάτη μετά την πώληση, περιγράφοντας λεπτομερώς τα αγαθά ή τις υπηρεσίες, τις τιμές, τους φόρους και τους όρους πληρωμής.

* Σημείωση συσκευασίας/παράδοσης: Συνοδεύει την αποστολή και απαριθμεί το περιεχόμενο της συσκευασίας, επαληθεύοντας αυτό που στάλθηκε.

* Λειτουργία φορτωτικής: Ένα έγγραφο που εκδίδεται από έναν μεταφορέα για να αναγνωρίσει την παραλαβή του φορτίου για αποστολή. Χρησιμοποιείται κυρίως στη μεταφορά αγαθών.

* παραλαβή: Απόδειξη πληρωμής που έλαβε ο πωλητής.

μετά την πώληση:

* Πιστωτική σημείωση/χρεωστική σημείωση: Χρησιμοποιείται για την προσαρμογή ενός τιμολογίου, συνήθως για τη διόρθωση σφαλμάτων ή τις επιστροφές της διαδικασίας. Ένα πιστωτικό σημείωμα μειώνει το οφειλόμενο ποσό, ενώ ένα χρεωστικό σημείωμα το αυξάνει.

* Δήλωση λογαριασμού: Μια σύνοψη όλων των συναλλαγών μεταξύ του αγοραστή και του πωλητή για μια συγκεκριμένη περίοδο.

* Έκθεση πωλήσεων: Εσωτερικό έγγραφο που συνοψίζει την απόδοση των πωλήσεων σε μια χρονική περίοδο. Αυτό θα μπορούσε να παρακολουθεί τα έσοδα, τις ποσότητες που πωλούνται κ.λπ.

Τα συγκεκριμένα έγγραφα που χρησιμοποιούνται θα διαφέρουν ανάλογα με το μέγεθος των επιχειρήσεων, τη βιομηχανία και την πολυπλοκότητα της συναλλαγής πωλήσεων. Για παράδειγμα, μια μικρή επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιεί μόνο τιμολόγια και αποδείξεις, ενώ μια μεγάλη εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα εξελιγμένο σύστημα προγραμματισμού πόρων επιχειρήσεων (ERP) που δημιουργεί πολλά από αυτά τα έγγραφα αυτόματα.