Γιατί τα σύνολα εγγράφων προτιμήθηκαν στο SharePoint 2010 πάνω από τη βιβλιοθήκη;

Τα σύνολα εγγράφων στο SharePoint 2010 δεν ήταν απαραιτήτως * προτιμώνται * πάνω από τις βιβλιοθήκες σε όλες τις περιπτώσεις, αλλά προσέφεραν πλεονεκτήματα σε συγκεκριμένα σενάρια όπου η διαχείριση ομάδων σχετικών εγγράφων ήταν κρίσιμη. Δεν ήταν αντικαταστάτης για βιβλιοθήκες εγγράφων, αλλά ένα συμπληρωματικό χαρακτηριστικό. Εδώ γιατί ήταν χρήσιμα σε ορισμένα πλαίσια:

* Ομαδοποίηση σχετικών εγγράφων: Τα σύνολα εγγράφων σας επέτρεψαν να συσκευάσετε πολλαπλά έγγραφα (και ενδεχομένως άλλα αντικείμενα όπως εικόνες ή υπολογιστικά φύλλα) μαζί ως μία μόνο λογική μονάδα. Αυτό ήταν ιδιαίτερα χρήσιμο για έργα, συμβάσεις ή άλλες σύνθετες ροές εργασίας όπου ανήκαν μαζί διάφορα αρχεία και έπρεπε να διαχειριστούν ως σύνολο. Μια βιβλιοθήκη εγγράφων, αντίθετα, αντιμετωπίζει κάθε αρχείο ξεχωριστά.

* μεταδεδομένα και έκδοση στο επίπεδο Set: Θα μπορούσατε να εφαρμόσετε μεταδεδομένα και να διαχειριστείτε την έκδοση στο επίπεδο * σετ εγγράφων *, όχι μόνο στο επιμέρους επίπεδο εγγράφων. Αυτό παρέχει μια πιο ολιστική άποψη του κύκλου ζωής του έργου ή της σύμβασης. Οι αλλαγές σε ολόκληρο το σετ θα μπορούσαν να παρακολουθούνται, το οποίο είναι δύσκολο να διαχειριστεί διεξοδικά μέσα σε μια τυποποιημένη βιβλιοθήκη εγγράφων.

* Βελτιωμένη διαχείριση ροής εργασίας: Τα σύνολα εγγράφων θα μπορούσαν να ενσωματωθούν καλύτερα με τις ροές εργασίας του SharePoint. Θα μπορούσατε να σχεδιάσετε ροές εργασίας που ενήργησαν σε ολόκληρο το σύνολο εγγράφων (π.χ. διαδικασία έγκρισης για όλα τα έγγραφα μέσα σε ένα πακέτο συμβάσεων) αντί να δημιουργήσετε ξεχωριστές ροές εργασίας για κάθε μεμονωμένο έγγραφο.

* Οργάνωση περιεχομένου και πλοήγηση: Για σύνθετα έργα με πολλά έγγραφα, τα σύνολα εγγράφων παρείχαν έναν τρόπο να οργανώσουν και να περιηγηθείτε πιο αποτελεσματικά το περιεχόμενο από τις δομές βιβλιοθήκης επίπεδης βιβλιοθήκης. Βοήθησαν τους χρήστες να βρουν αυτό που χρειάζονται πιο εύκολα.

Ωστόσο, τα σύνολα εγγράφων είχαν επίσης μειονεκτήματα:

* πολυπλοκότητα: Η δημιουργία και η διαχείριση των συνόλων εγγράφων θα μπορούσε να είναι πιο περίπλοκη από τη χρήση τυποποιημένων βιβλιοθηκών εγγράφων, ειδικά για τους χρήστες που δεν είναι εξοικειωμένοι με τις προηγμένες λειτουργίες του SharePoint.

* απόδοση: Σε μεγάλες εγκαταστάσεις με πολλά σύνολα εγγράφων, η απόδοση θα μπορούσε να είναι ένα ζήτημα.

* Περιορισμένη λειτουργικότητα σε σύγκριση με τις βιβλιοθήκες: Οι βιβλιοθήκες εγγράφων προσέφεραν πιο ενσωματωμένες λειτουργίες και ευελιξία σε ορισμένες περιοχές.

Στην ουσία, η επιλογή μεταξύ μιας βιβλιοθήκης εγγράφων και ενός εγγράφου στο SharePoint 2010 εξαρτάται από τις συγκεκριμένες ανάγκες του έργου ή της ροής εργασίας. Εάν χρειάζεστε για να διαχειριστείτε ομάδες σχετικών εγγράφων με περίπλοκες απαιτήσεις εκδοχής και ροής εργασίας, τα σύνολα εγγράφων ήταν ευεργετικά. Εάν χρειάζεστε μια απλούστερη λύση για τη διαχείριση μεμονωμένων αρχείων, μια βιβλιοθήκη εγγράφων ήταν γενικά επαρκής. Πολλοί χρήστες διαπίστωσαν ότι ένας συνδυασμός και των δύο ήταν η πιο αποτελεσματική προσέγγιση.