Τι είναι ένα αυτοματοποιημένο έγγραφο;

Ένα αυτοματοποιημένο έγγραφο είναι ένα έγγραφο που δημιουργείται, ενημερώνεται ή τροποποιείται αυτόματα, συνήθως χρησιμοποιώντας λογισμικό ή ένα σύστημα. Αυτό έρχεται σε αντίθεση με ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε χειροκίνητα από έναν άνθρωπο. Ο αυτοματισμός μπορεί να περιλαμβάνει διάφορες πτυχές του κύκλου ζωής του εγγράφου, συμπεριλαμβανομένου:

* γενιά: Το σύνολο του εγγράφου δημιουργείται αυτόματα βάσει δεδομένων από άλλες πηγές (π.χ. αναφορά που δημιουργείται από μια βάση δεδομένων).

* Πληθυσμός: Τα προϋπάρχοντα πρότυπα είναι γεμάτα με δεδομένα από εξωτερικές πηγές (π.χ. εξατομικευμένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μάρκετινγκ με δεδομένα πελατών που έχουν εισαχθεί).

* Ενημέρωση: Τα υπάρχοντα έγγραφα ενημερώνονται αυτόματα με νέες πληροφορίες (π.χ. μια λίστα αποθεμάτων που αντικατοπτρίζει αυτόματα τις αλλαγές στα επίπεδα αποθεμάτων).

* μορφοποίηση: Η διάταξη και η μορφοποίηση του εγγράφου ρυθμίζονται αυτόματα με βάση ορισμένες συνθήκες (π.χ. έναν πίνακα δυναμικά αλλαγής μεγέθους).

* Διανομή: Τα έγγραφα αποστέλλονται αυτόματα σε παραλήπτες (π.χ. τιμολόγια που αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά την ολοκλήρωση της παραγγελίας).

Παραδείγματα αυτοματοποιημένων εγγράφων περιλαμβάνουν:

* Δημιουργημένες αναφορές: Εκθέσεις πωλήσεων, οικονομικές καταστάσεις, εκθέσεις αποθεμάτων κ.λπ.

* Εξατομικευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Τα μηνύματα μάρκετινγκ, επιβεβαιώσεις παραγγελιών, ενημερωτικά δελτία κ.λπ.

* τιμολόγια και δηλώσεις: Τα έγγραφα χρέωσης δημιουργήθηκαν αυτόματα και αποστέλλονται στους πελάτες.

* Συμβόλαια: Έγγραφα με συγκεκριμένες ρήτρες που δημιουργούνται αυτόματα με βάση τους προκαθορισμένους κανόνες.

* Νομικά έγγραφα: Απλά νομικά έγγραφα όπως το NDA, γεμάτα με συγκεκριμένες λεπτομέρειες που εξάγονται από μια βάση δεδομένων.

Το επίπεδο αυτοματισμού μπορεί να ποικίλει σε μεγάλο βαθμό. Ορισμένα έγγραφα ενδέχεται να είναι πλήρως αυτοματοποιημένα, ενώ άλλα θα μπορούσαν να έχουν μόνο ορισμένα εξαρτήματα αυτοματοποιημένα (π.χ. εισαγωγή δεδομένων σε πρότυπο). Το κλειδί είναι ότι κάποια πτυχή της δημιουργίας ή της διαχείρισης του εγγράφου αντιμετωπίζεται από ένα σύστημα και όχι από έναν άνθρωπο.