Πώς αρχίζετε σωστά το έγγραφο;

Η σωστή προετοιμασία ενός εγγράφου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον τύπο * του εγγράφου και τον επιδιωκόμενο σκοπό του. Δεν υπάρχει ενιαία απάντηση. Ωστόσο, εδώ είναι μια κατανομή των εκτιμήσεων και των βέλτιστων πρακτικών για διάφορα σενάρια:

1. Για επίσημα έγγραφα (π.χ. αναφορές, προτάσεις, νομικά έγγραφα):

* επικεφαλίδα/τίτλο: Ένας σαφής, συνοπτικός και περιγραφικός τίτλος στην κορυφή. Αυτό θα πρέπει να κοινοποιήσει αμέσως το σκοπό του εγγράφου.

* Συγγραφέας (ες) και συγγένειας: Συμπεριλάβετε τα ονόματα των συγγραφέων και την οργανωτική τους σχέση.

* Ημερομηνία: Η ημερομηνία δημιουργήθηκε το έγγραφο ή αναθεωρήθηκε σημαντικά. Χρησιμοποιήστε μια σταθερή μορφή ημερομηνίας (π.χ. mm/dd/yyyy).

* Περίληψη/Εκτελεστική Περίληψη (εάν ισχύει): Μια σύντομη επισκόπηση των περιεχομένων του εγγράφου, ιδιαίτερα σημαντική για μεγαλύτερα έγγραφα.

* Πίνακας περιεχομένων (εάν ισχύει): Για μεγαλύτερα έγγραφα, ένας πίνακας περιεχομένων βοηθά τους αναγνώστες να περιηγηθούν στις πληροφορίες.

* Λίστα αριθμών/πινάκων (εάν ισχύει): Εάν το έγγραφο περιλαμβάνει πολλά στοιχεία ή πίνακες, η καταχώρισή τους βελτιώνει χωριστά την αναγνωσιμότητα.

2. Για άτυπα έγγραφα (π.χ. μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σημειώσεις, εσωτερικές σημειώσεις):

* παραλήπτης: Προσδιορίστε σαφώς τον προβλεπόμενο παραλήπτη σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα σημείωμα.

* Θέμα Γραμμή (για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σημειώματα): Μια συνοπτική και ενημερωτική γραμμή θέματος που συνοψίζει το σκοπό του εγγράφου.

* Ημερομηνία: Συμπεριλάβετε την ημερομηνία, αν και είναι συχνά λιγότερο τυπικά δομημένη από ό, τι σε επίσημα έγγραφα.

* Χαιρετισμός (για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σημειώματα): Ένας ευγενικός χαιρετισμός κατάλληλος για τους παραλήπτες.

3. Για ανάπτυξη λογισμικού (π.χ. αρχεία κώδικα, τεκμηρίωση):

* Κεφαλίδα αρχείου: Πολλές γλώσσες και στυλ προγραμματισμού έχουν συμβάσεις για κεφαλίδες αρχείων. Αυτά συνήθως περιλαμβάνουν το σκοπό, τον συντάκτη, την ημερομηνία δημιουργίας και τις ενδεχομένως πληροφορίες της έκδοσης του αρχείου.

* Σχόλια μέσα στον κωδικό: Εξηγήστε το σκοπό και τη λειτουργικότητα διαφορετικών τμημάτων κώδικα.

* Αρχείο readme: Ένα αρχείο README παρέχει μια επισκόπηση ενός έργου, του σκοπού του, του τρόπου χρήσης του και των εξαρτήσεων.

4. Γενικές βέλτιστες πρακτικές:

* Συνεχής μορφοποίηση: Χρησιμοποιήστε συνεπείς γραμματοσειρές, μεγέθη γραμματοσειρών, επικεφαλίδες, απόσταση και περιθώρια σε όλο το έγγραφο.

* Καθαρή και συνοπτική γλώσσα: Χρησιμοποιήστε ακριβή γλώσσα για να αποφύγετε την ασάφεια.

* σωστή γραμματική και ορθογραφία: Διορθώστε προσεκτικά τα γραμματικά λάθη και τα λάθη ορθογραφίας.

* Έλεγχος έκδοσης (εάν ισχύει): Χρησιμοποιήστε συστήματα ελέγχου έκδοσης (όπως το GIT) για να παρακολουθείτε αλλαγές και αναθεωρήσεις, ειδικά για συνεργατικά έργα.

* μεταδεδομένα (για ψηφιακά έγγραφα): Προσθέστε σχετικά μεταδεδομένα (λέξεις -κλειδιά, περιγραφές) για να διευκολύνετε την αναζήτηση και την οργάνωση.

Παράδειγμα τυπικής αναφοράς αρχικοποίησης:

Τίτλος: Ανάλυση των τάσεων της αγοράς στη βιώσιμη βιομηχανία τροφίμων

Συγγραφείς: Jane Doe, PhD, Τμήμα Οικονομικών, Πανεπιστήμιο X; John Smith, MBA, βιώσιμες λύσεις τροφίμων

Ημερομηνία: 26 Οκτωβρίου 2023

Περίληψη: Αυτή η έκθεση αναλύει τις πρόσφατες τάσεις της αγοράς στη βιώσιμη βιομηχανία τροφίμων…

Θυμηθείτε να προσαρμόσετε την αρχικοποίησή σας στις συγκεκριμένες απαιτήσεις και το πλαίσιο του εγγράφου σας. Συμβουλευτείτε τους οδηγούς στυλ (όπως APA, MLA, Chicago) για επίσημα έγγραφα εάν χρειαστεί.