Πώς να διατηρήσετε την καταγραφή του εγγράφου;

Η διατήρηση ενός ισχυρού συστήματος εγγραφής εγγράφων εξαρτάται από τις ανάγκες σας και τον όγκο των εγγράφων που χειρίζεστε. Ακολουθεί μια κατανομή του τρόπου διατήρησης αρχείων εγγράφων, καλύπτοντας διαφορετικές πτυχές:

1. Καθορισμός των αναγκών και του πεδίου εφαρμογής σας:

* Τύποι εγγράφων: Τι είδους έγγραφα πρέπει να καταγραφούν (συμβόλαια, τιμολόγια, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναφορές κ.λπ.);

* Όγκος: Πόσα έγγραφα αντιμετωπίζετε καθημερινά, εβδομαδιαία, μηνιαία; Αυτό επηρεάζει την τεχνολογία που θα χρειαστείτε.

* Πολιτικές διατήρησης: Πόσο καιρό χρειάζεστε για να διατηρήσετε κάθε τύπο εγγράφου; Οι νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις συχνά υπαγορεύουν αυτό.

* Έλεγχος πρόσβασης: Ποιος χρειάζεται πρόσβαση σε ποια έγγραφα; Εξετάστε τους ρόλους και τα δικαιώματα.

* Λειτουργία αναζήτησης: Πόσο εύκολο είναι να βρείτε συγκεκριμένα έγγραφα; Αυτό είναι ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματικότητα.

2. Επιλέγοντας ένα σύστημα:

Η προσέγγισή σας θα διαφέρει ανάλογα με την κλίμακα:

* Χειροκίνητο σύστημα (μικρός όγκος): Για έναν πολύ μικρό αριθμό εγγράφων, μπορεί να αρκεί ένα απλό υπουργικό συμβούλιο αρχειοθέτησης με ένα σαφές σύστημα επισήμανσης. Ένα καλά διατηρημένο υπολογιστικό φύλλο θα μπορούσε επίσης να παρακολουθεί τα μεταδεδομένα (ημερομηνία, συγγραφέας, υποκείμενο κ.λπ.).

* Λογισμικό διαχείρισης αρχείων (μέσος όγκος): Λογισμικό όπως το Adobe Acrobat Pro, το Microsoft SharePoint ή το Google Drive προσφέρουν καλύτερες δυνατότητες οργάνωσης και αναζήτησης. Αυτά επιτρέπουν τον έλεγχο έκδοσης, την ετικέτα μεταδεδομένων και τον έλεγχο πρόσβασης.

* Σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) (μεγάλος όγκος): Για μεγάλους οργανισμούς ή σημαντικούς όγκους εγγράφων, είναι απαραίτητο ένα ειδικό DMS. Αυτά τα συστήματα παρέχουν προηγμένες λειτουργίες όπως η αυτοματοποίηση της ροής εργασίας, η αναγνώριση οπτικού χαρακτήρα (OCR) και η ενσωμάτωση με άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές. Παραδείγματα περιλαμβάνουν τα αρχεία Μ, το LaserFichE και το OpenText.

3. Εφαρμογή του επιλεγμένου σας συστήματος:

Ανεξάρτητα από το σύστημά σας, ακολουθήστε αυτές τις βέλτιστες πρακτικές:

* Συνεχείς συμβάσεις ονομασίας: Χρησιμοποιήστε μια λογική και συνεπής σύμβαση ονομασίας για όλα τα έγγραφα (π.χ. yyyymmdd_subject_author.pdf).

* Ετικέτες μεταδεδομένων: Προσθέστε σχετικά μεταδεδομένα σε κάθε έγγραφο (Ημερομηνία δημιουργημένη, συγγραφέας, λέξεις -κλειδιά, έργο κ.λπ.). Αυτό βελτιώνει σημαντικά την δυνατότητα αναζήτησης.

* Έλεγχος έκδοσης: Παρακολουθήστε όλες τις αναθεωρήσεις ενός εγγράφου. Χρησιμοποιήστε την αρίθμηση διαυγής έκδοσης (π.χ., v1.0, v1.1).

* Ασφαλής αποθήκευση: Αποθηκεύστε έγγραφα σε ασφαλή τοποθεσία, τόσο φυσικά όσο και ψηφιακά. Χρησιμοποιήστε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης και κρυπτογράφηση, όπου ισχύει.

* Κανονικά αντίγραφα ασφαλείας: ΣΥΝΔΕΣΤΕ ΤΑ ΕΓΓΡΑΦΗ ΣΑΣ για την πρόληψη της απώλειας δεδομένων. Εξετάστε τα αντίγραφα ασφαλείας σύννεφων για πλεονασμό.

* Κανονική εκκαθάριση: Εκκαθάριση εγγράφων σύμφωνα με την πολιτική διατήρησης. Εξασφαλίστε τη συμμόρφωση με όλους τους σχετικούς κανονισμούς.

* Έλεγχος πρόσβασης: Εφαρμόστε τα κατάλληλα στοιχεία ελέγχου πρόσβασης για να αποφευχθεί η μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες.

* Εργασία εγγράφων: Καθορίστε σαφείς διαδικασίες για τη δημιουργία, την αναθεώρηση, την έγκριση και την αρχειοθέτηση εγγράφων.

4. Βασικές εκτιμήσεις:

* Ασφάλεια: Η προστασία των ευαίσθητων πληροφοριών είναι υψίστης σημασίας. Εξετάστε την κρυπτογράφηση, τους ελέγχους πρόσβασης και τους τακτικούς ελέγχους ασφαλείας.

* Συμμόρφωση: Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα διαχείρισης εγγράφων σας συμμορφώνεται με όλους τους σχετικούς νόμους και κανονισμούς (π.χ. GDPR, HIPAA).

* Επιμελητικότητα: Επιλέξτε ένα σύστημα που μπορεί να αναπτυχθεί με τις ανάγκες σας.

* Εκπαίδευση χρήστη: Η σωστή κατάρτιση είναι απαραίτητη για τη διασφάλιση του ότι ο καθένας χρησιμοποιεί αποτελεσματικά το σύστημα.

Με την προσεκτική εξέταση αυτών των πτυχών και την εφαρμογή ενός καλά δομημένου συστήματος, μπορείτε να διατηρήσετε αποτελεσματικά ακριβή και εύκολα προσβάσιμα αρχεία εγγράφων. Θυμηθείτε να ελέγχετε τακτικά και να βελτιώσετε το σύστημά σας για να εξασφαλίσετε ότι συνεχίζει να ανταποκρίνεται στις εξελισσόμενες ανάγκες σας.