Ποιος είναι ο σκοπός των ανεπίσημων εγγράφων;

Τα ανεπίσημα έγγραφα εξυπηρετούν διάφορους σκοπούς, συχνά συμπληρώνοντας τα κενά που απομένουν από την επίσημη τεκμηρίωση. Ακολουθούν ορισμένοι βασικοί λόγοι για τους οποίους χρησιμοποιούνται:

1. Γρήγορη επικοινωνία και συνεργασία:

* Ταχεία κοινή χρήση πληροφοριών: Επιτρέπουν γρήγορη και αποτελεσματική επικοινωνία ιδεών, ενημερώσεων και πληροφοριών.

* Διευκόλυνση του brainstorming και συζητήσεων: Τα ανεπίσημα έγγραφα μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως εργαλείο για την καταιγίδα ιδεών, τη συγκέντρωση ανατροφοδότησης και την προώθηση συνεργατικών συζητήσεων.

* Αντιμετώπιση άμεσων αναγκών: Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ταχεία αντιμετώπιση επείγουσων ζητημάτων ή συγκεκριμένων αιτημάτων.

2. Ενίσχυση της επικοινωνίας και της κατανόησης:

* Διευκρίνιση σύνθετων θεμάτων: Τα ανεπίσημα έγγραφα μπορούν να παράσχουν μια πιο λεπτομερή ή λεπτή εξήγηση ενός θέματος από ό, τι ένα επίσημο έγγραφο μπορεί να επιτρέψει.

* Κατασκευή σχέσης και σχέσεων: Βοηθούν στη δημιουργία ενός πιο απλού και προσωπικού τόνου στην επικοινωνία, προωθώντας ισχυρότερες συνδέσεις.

* Επιδείξτε τη διαφάνεια και το άνοιγμα: Τα ανεπίσημα έγγραφα μπορούν να δείξουν την προθυμία να μοιραστούν πληροφορίες και να συμμετάσχουν σε ανοιχτό διάλογο.

3. Υποστήριξη επίσημης τεκμηρίωσης:

* Παροχή υποστήριξης πληροφοριών: Μπορούν να συμπληρώσουν επίσημα έγγραφα παρέχοντας πρόσθετες λεπτομέρειες, παραδείγματα ή αποδεικτικά στοιχεία.

* Σύνταξη και αναθεώρηση επίσημων εγγράφων: Τα ανεπίσημα έγγραφα μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως σημείο εκκίνησης για επίσημη γραφή, επιτρέποντας τον πειραματισμό και την επαναληπτική ανάπτυξη.

* Διευκόλυνση λήψης αποφάσεων: Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να συγκεντρώσουν εισροές και ανατροφοδότηση πριν λάβουν επίσημη απόφαση.

Παραδείγματα άτυπων εγγράφων:

* Email

* Μηνύματα κειμένου

* Σημειώσεις

* Whiteboards

* Σκίτσα

* Χειρόγραφα σχέδια

* Πρακτικά συνάντησης (άτυπη)

* Προτάσεις έργου (άτυπη)

Βασικά χαρακτηριστικά των ανεπίσημων εγγράφων:

* Λιγότερο δομημένο και επίσημο: Συχνά στερούνται συγκεκριμένης μορφής ή στυλ.

* Περισσότερα προσωπικά και συνομιλητικά: Χρησιμοποιούν έναν πιο χαλαρό και προσιτό τόνο.

* επικεντρωμένη στην επικοινωνία και τη συνεργασία: Δίνουν προτεραιότητα στη σαφήνεια και την ευκολία κατανόησης.

* Δεν μπορεί να αρχειοθετηθεί ή να διατηρηθεί: Είναι συχνά προσωρινά και χρησιμοποιούνται για βραχυπρόθεσμους σκοπούς.

Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι ενώ τα ανεπίσημα έγγραφα μπορεί να είναι χρήσιμα, δεν είναι πάντα κατάλληλα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να απαιτείται επίσημη τεκμηρίωση για νομικούς, ρυθμιστικούς ή αρχειακούς σκοπούς.