Πώς να αρχειοθετήσετε τα αρχεία PDF

Επειδή ηλεκτρονική μορφή ρεκόρ αλλάζουν τόσο γρήγορα και μορφές αρχείων μπορεί να ανοίξει μόνο με ορισμένα προγράμματα , υπήρξε μια απροθυμία να βασίζονται σε ιδιόκτητο προγράμματα λογισμικού για την αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών εγγράφων . Παρά το γεγονός ότι η μορφή PDF εφευρέθηκε από την Adobe , οι προδιαγραφές για την ανάγνωση και την επεξεργασία ενός εγγράφου PDF είναι διαθέσιμα σε τρίτους προγραμματιστές μέρος και οι χρήστες δεν χρειάζεται να βασίζονται σε Adobe για να ανοίξετε τα έγγραφα . Για το λόγο αυτό , οι αρχειονόμοι έχουν αρχίσει να βασίζονται σε μορφή PDF /A αρχείο για την αρχειοθέτηση των ηλεκτρονικών αρχείων . Τα πράγματα που θα χρειαστείτε
Υπολογιστών
πρόσβαση Internet Ξενοδοχεία έγγραφο PDF
PDF λογισμικό επεξεργασίας

Παρουσίαση Περισσότερες οδηγίες
Η 1

Καταλάβετε τη διαφορά ανάμεσα σε μια τακτική PDF και PDF /A. Σύμφωνα με τον Διεθνή Οργανισμό Τυποποίησης , PDF /A είναι μια μορφή αρχείου που βασίζεται σε PDF , το οποίο « προσφέρει ένα μηχανισμό για την αναπαράσταση ηλεκτρονικά έγγραφα κατά τρόπο που να διαφυλάσσει την οπτική εμφάνιση τους με την πάροδο του χρόνου , ανεξάρτητα από τα εργαλεία και τα συστήματα που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία , την αποθήκευση ή καθιστώντας τα αρχεία . " Ένα PDF /A αρχείο είναι ένα μόνιμο PDF που έχει διαμορφωθεί έτσι ώστε να μπορούν να ανακτηθούν με την ίδια μορφή για μεγάλο χρονικό διάστημα . 2

Ανοίξτε το έγγραφο PDF που θέλετε να αρχειοθετήσετε το Adobe Acrobat 8.0 ή νεότερη έκδοση ή ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κώδικα τρίτων . Βλ. Πόροι 1 για μια πλήρη λίστα των PDF δημιουργία λογισμικού .
Εικόνων 3

κριτική ποια στοιχεία είναι στο PDF . Για ένα PDF να είναι συμβατή με το PDF /A μορφή πρέπει να είναι 100 τοις εκατό που περιέχεται , πράγμα που σημαίνει ότι δεν υπάρχουν εξωτερικά στοιχεία που απαιτούνται για το έγγραφο που θα προβληθούν. Γραμματοσειρές, εικόνες , γραφικά , και το χρώμα πρέπει να ενσωματωθούν στο έγγραφο . Στο Adobe Distiller , κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις στο επάνω μέρος του μενού και επιλέξτε Επεξεργασία ρυθμίσεων PDF . Εδώ , θα έχετε τη δυνατότητα να ενσωματώσετε γραμματοσειρές εικόνες και το χρώμα . Βίντεο και ήχου στοιχεία που δεν μπορούν να συμπεριληφθούν στο PDF /A.
Η 4

εισόδου μεταδεδομένων στο έγγραφο έτσι ώστε να είναι δυνατή η αναζήτηση . PDF μεταδεδομένων περιλαμβάνει τις λέξεις-κλειδιά , την έκδοση του PDF που χρησιμοποιούνται και το όνομα του προγράμματος που δημιούργησε το έγγραφο PDF . Για να εισάγετε τα μεταδεδομένα στο Adobe Acrobat , κάντε κλικ στο Advanced στο στην επάνω γραμμή εργαλείων . Από το αναπτυσσόμενο μενού , κάντε κλικ Document μεταδεδομένων.
5

Αποθηκεύστε το έγγραφο σε ένα αρχείο . Ένα αρχείο μπορεί να είναι ένα ασφαλές εξωτερικό διακομιστή , σκληρό δίσκο ή ένα χρυσό DVD . Τα μέσα μαζικής ενημέρωσης που θα αποφασίσετε να αποθηκεύσετε αρχειακό PDF σας θα εξαρτηθεί από το τι είναι πιο ασφαλής στο γραφείο ή το σπίτι σας .
Η
εικόνων