Βοήθημα για το Microsoft Word Mail Merge

δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word κάνει μια φόρμα επιστολής ή email σημείωση πιο προσωπική με την προσθήκη σε πληροφορίες από μια πηγή δεδομένων . Χρησιμοποιώντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας , ένας χρήστης του υπολογιστή δημιουργεί ένα κύριο έγγραφο με σύμβολα κράτησης θέσης για προσωπικές πληροφορίες . Αυτό το έγγραφο είναι στη συνέχεια συγχωνεύθηκε μαζί με μια πηγή δεδομένων , όπως ένα υπολογιστικό φύλλο ή μια λίστα επαφών . Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα λίστα δεδομένων ή να δημιουργήσετε ένα κατά τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας . Αν δεν έχετε κάνει μια συγχώνευση αλληλογραφίας πριν , μια καλή αρχή είναι να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word . Οδηγίες
Η

1 Ανοίξτε το Word και ένα κενό έγγραφο ή ένα γράμμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το κύριο έγγραφο . Κάντε κλικ στο " αλληλογραφίας " καρτέλα , και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί " Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας " στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας . 2

Κάντε κλικ στο " Βήμα προς βήμα Mail Merge Wizard" επιλογή στο κάτω μέρος της πτώσης - down μενού . Το παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας εμφανίζεται στα δεξιά του κύριου εγγράφου σας . Κάντε κλικ στο κουμπί του τύπου του εγγράφου που θέλετε να δημιουργήσετε , όπως μια επιστολή ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Επόμενο" στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών αφού κάνετε κλικ στο κουμπί . Από προεπιλογή , επιλέγεται ένα γράμμα .
Εικόνων 3

Κάντε κλικ στο κουμπί για τον κύριο τύπο εγγράφου , όπως το έγγραφο που είναι σήμερα ή ένα υπάρχον έγγραφο . Κάντε κλικ στο κουμπί "Next " , αφού κάνετε μια επιλογή .
Η 4

Κάντε κλικ στον τύπο του αρχείου προέλευσης δεδομένων στο παράθυρο εργασιών Επιλογή παραληπτών . Επιλέξτε από ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο ή τη λίστα επαφών του Outlook , ή να δημιουργήσετε τη δική σας λίστα δεδομένων σας . Εάν επιλέξετε μια υπάρχουσα λίστα, κάντε κλικ στο σύνδεσμο " Αναζήτηση " στο παράθυρο εργασιών και μεταβείτε στο αρχείο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε . Εάν επιλέξετε τη λίστα επαφών του Outlook , κάντε κλικ στο κουμπί " Επιλογή φακέλου επαφών ", στη συνέχεια, επιλέξτε τα ονόματα και τις διευθύνσεις που θέλετε να συμπεριλάβετε στο κύριο έγγραφο . Αν αποφασίσετε να δημιουργήσετε τη δική σας λίστα , κάντε κλικ στο "Δημιουργία " σύνδεσμο στο παράθυρο εργασιών για να εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου Νέα Διεύθυνση , ώστε να μπορείτε να κάνετε μια λίστα δεδομένων . Κάντε κλικ στο κουμπί "Next " όταν έχετε επιλέξει την πηγή των δεδομένων σας .
5

Δημιουργήστε το κύριο έγγραφο . Στο παράθυρο εργασιών , θα βρείτε τα πεδία κράτησης θέσης για να προσθέσετε στο έγγραφο . Placeholders ή πεδία είναι εξατομικευμένες πληροφορίες η διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας ανακτά από την πηγή δεδομένων . Μπορείτε να τοποθετήσετε διαφορετικά σύμβολα κράτησης θέσης οπουδήποτε θέλετε να συμπεριλάβετε μια προσωπική πινελιά . Πολλά κύρια έγγραφα περιλαμβάνουν πεδία για τη γραμμή χαιρετισμού , όπως " Αγαπητέ James Smith , " "Για τον κ. Smith " ή τη διεύθυνση του προσώπου στο οποίο γράφετε . Κάντε κλικ στο " Περισσότερα αντικείμενα " για να δείτε επιπλέον σύμβολα κράτησης θέσης για να προσθέσετε στο έγγραφό σας . Αφού τελειώσετε με το κύριο έγγραφό σας , κάντε κλικ στο κουμπί " Next".
Η 6

Preview τα γράμματα με τα πεδία από το αρχείο προέλευσης δεδομένων . Κάντε κλικ στα βέλη αριστερά ή δεξιά στο παράθυρο εργασιών για να μετακινηθείτε από γράμμα σε γράμμα . Κάντε κλικ στο " Προηγούμενο " για να διορθώσετε τυχόν λάθη ή "Next " για να ολοκληρωθεί η συγχώνευση των εγγράφων .
Η 7

Κάντε κλικ στο " Εκτύπωση " για να εκτυπώσετε τα συγχωνευμένα έγγραφα , ή μπορείτε να εξατομικεύσει περαιτέρω τις επιστολές από κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο " Επεξεργασία μεμονωμένων επιστολών " .
Η
εικόνων