Στη Microsoft Access, τα αρχεία είναι μεμονωμένες καταχωρήσεις μέσα σε έναν πίνακα. Ο σκοπός τους είναι να αποθηκεύσετε δεδομένα σχετικά με μια ενιαία εμφάνιση κάτι . Για παράδειγμα, σε έναν πίνακα σχετικά με τους "πελάτες", κάθε εγγραφή θα αντιπροσωπεύει έναν μόνο πελάτη, που περιέχει το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου κλπ. Ουσιαστικά, τα αρχεία είναι οι σειρές σε έναν πίνακα και είναι οι θεμελιώδεις μονάδες αποθήκευσης και διαχείρισης δεδομένων μέσα σε μια βάση δεδομένων πρόσβασης.