Στην πρόσβαση τι είναι μια αναφορά;

Στη Microsoft Access, μια αναφορά είναι ένα τυπωμένο ή εμφανιζόμενο έγγραφο που παρουσιάζει δεδομένα από έναν ή περισσότερους πίνακες ή ερωτήματα σε δομημένη και οργανωμένη μορφή. Σε αντίθεση με ένα δελτίο δεδομένων (το οποίο παρουσιάζει ακατέργαστα δεδομένα), μια αναφορά έχει σχεδιαστεί για να συνοψίζει, να αναλύει και να παρουσιάζει πληροφορίες με φιλικό προς το χρήστη τρόπο. Μπορεί να περιλαμβάνει:

* Δεδομένα από πίνακες και ερωτήματα: Ο πυρήνας μιας αναφοράς είναι οι πληροφορίες που εμφανίζει. Επιλέγετε ποια πεδία θα συμπεριλάβετε και πώς να τα κανονίσετε.

* Υπολογισμένα πεδία: Οι αναφορές μπορούν να εκτελέσουν υπολογισμούς (όπως τα ποσά, οι μέσοι όροι κ.λπ.) σχετικά με τα δεδομένα και να εμφανίσουν τα αποτελέσματα.

* Ομάδα και ταξινόμηση: Τα δεδομένα μπορούν να ομαδοποιηθούν (π.χ. από τον πελάτη, ανά περιοχή) και να ταξινομηθούν (π.χ. αλφαβητικά, αριθμητικά) για να παρέχουν σαφέστερες γνώσεις.

* μορφοποίηση και διάταξη: Οι αναφορές επιτρέπουν σημαντικό έλεγχο των γραμματοσειρών, των χρωμάτων, των συνόρων, της απόστασης και της συνολικής εμφάνισης, καθιστώντας τις πληροφορίες οπτικά ελκυστικές και εύκολο στην ανάγνωση.

* Γραφικά και εικόνες: Μπορούν να προστεθούν εικόνες και άλλα γραφικά για να βελτιώσουν την αναγνωσιμότητα και να καταστήσουν την αναφορά πιο οπτικά εμπνευσμένη.

* Υποεπιχειρή: Οι αναφορές μπορούν να περιέχουν άλλες, μικρότερες αναφορές (υποκείμενες) για να παρουσιάσουν πιο λεπτομερείς πληροφορίες σε ένα ευρύτερο πλαίσιο.

* κεφαλίδες και υποσέλιδα: Αυτά τα τμήματα περιέχουν πληροφορίες όπως τίτλοι αναφοράς, αριθμοί σελίδων, ημερομηνίες και λογότυπα της εταιρείας.

Ουσιαστικά, μια αναφορά λαμβάνει τα δεδομένα στη βάση δεδομένων σας και τα μετατρέπει σε ένα εμφανές έγγραφο που είναι χρήσιμο για ανάλυση, επικοινωνία ή αρχειοθέτηση.