1. Θεμελιώδεις αρχές σχεδίασης
* Σκοπός οδηγείται: Πριν ξεκινήσετε, καθορίστε τον σκοπό της έκθεσης. Σκοπεύετε σε μια συνοπτική επισκόπηση, λεπτομερή ανάλυση ή συγκεκριμένη παρουσίαση δεδομένων;
* ακροατήριο -στόχος: Ποιος θα διαβάζει την αναφορά; Προσαρμόστε το σχέδιο στο επίπεδο κατανόησης και προσδοκιών.
* Οργανισμός δεδομένων:
* Λογική ομαδοποίηση: Τα δεδομένα που σχετίζονται με την ομάδα χρησιμοποιούν κεφαλίδες, υποσύνολα και σπασίματα σελίδας. Αυτό βελτιώνει την αναγνωσιμότητα και την κατανόηση του βοηθήματος.
* Συνοπτικές στήλες: Αποφύγετε υπερβολικά μεγάλες στήλες. Καταρρίψτε τα μεγάλα σύνολα δεδομένων σε πολλαπλές αναφορές εάν χρειαστεί.
* Λευκός χώρος: Αγκαλιάστε τον λευκό χώρο (κενές περιοχές) για να καθοδηγήσετε το μάτι του αναγνώστη και να αποτρέψετε την οπτική ακαταστασία.
2. Μορφοποίηση για κρούση
* γραμματοσειρές:
* συνέπεια: Χρησιμοποιήστε το μέγιστο δύο γραμματοσειρές, μία για τις επικεφαλίδες και το άλλο για το κείμενο του σώματος.
* Αναξιότητα: Επιλέξτε Clear, sans-serif γραμματοσειρές όπως Arial, Helvetica ή Calibri για το κείμενο του σώματος. Χρησιμοποιήστε μια πιο διακοσμητική γραμματοσειρά (Times New Roman, Garamond) με φειδώ για τίτλους.
* Μέγεθος γραμματοσειράς:
* ιεραρχία: Χρησιμοποιήστε διαφορετικά μεγέθη γραμματοσειρών για να δημιουργήσετε μια σαφή οπτική ιεραρχία (π.χ. μεγαλύτερα για επικεφαλίδες, μικρότερες για το κείμενο του σώματος).
* Αναγνωσιμότητα: Βεβαιωθείτε ότι όλο το κείμενο είναι εύκολα αναγνώσιμο-το μέγεθος της γραμματοσειράς 10-12 PT είναι γενικά κατάλληλο για το κείμενο του σώματος.
* χρώμα:
* Περιορισμένη παλέτα: Επιλέξτε μια περιορισμένη παλέτα χρωμάτων (2-3 χρώματα) για να διατηρήσετε τη συνέπεια και να αποφύγετε την απόσπαση της προσοχής.
* Σκοπική χρήση: Χρησιμοποιήστε το χρώμα για να επισημάνετε βασικές πληροφορίες ή να διαφοροποιήσετε τα σημεία δεδομένων.
* Φιλική: Αποφύγετε τη χρήση του χρώματος μόνο για να μεταφέρετε πληροφορίες, καθώς ορισμένοι θεατές μπορεί να έχουν δυσκολία να διακρίνουν τα χρώματα.
* Ευθυγράμμιση:
* συνέπεια: Ευθυγραμμίστε τα στοιχεία με συνέπεια για μια καθαρή, επαγγελματική εμφάνιση.
* Αριστερά ευθυγράμμιση: Γενικά, το κείμενο του σώματος αριστερά ευθυγράμμισης. Κεντρικές επικεφαλίδες και υποεπιχειρίζονται.
* Δεξιά ευθυγράμμιση: Ευθυγραμμίστε τους αριθμούς στα δεξιά για αναγνωσιμότητα.
* Απόσταση γραμμής:
* Διπλής απόσπασης: Χρησιμοποιήστε διπλά στρώματα για το κείμενο του σώματος για να βελτιώσετε την αναγνωσιμότητα.
* μονό γλέντι: Χρησιμοποιήστε μονό γλέντι για επικεφαλίδες και τραπέζια.
* Περιθώρια:
* Επαγγελματική εμφάνιση: Χρησιμοποιήστε τυπικά περιθώρια (1 ίντσα) για επαγγελματική εμφάνιση.
* Προσβασιμότητα: Εξασφαλίστε επαρκή περιθώρια για αναγνωσιμότητα.
3. Πίνακες και διαγράμματα
* Πίνακες:
* Καθαρές επικεφαλίδες: Χρησιμοποιήστε περιγραφικές επικεφαλίδες για κάθε στήλη.
* Ευθυγράμμιση δεδομένων: Ευθυγραμμίστε τα δεδομένα με συνέπεια στις στήλες (αριθμοί που ευθυγραμμίζονται με δεξιά, κειμένου αριστερά ευθυγραμμισμένο).
* σύνορα: Χρησιμοποιήστε σύνορα με σύνεση - πάρα πολλά σύνορα μπορούν να κάνουν το τραπέζι να φαίνεται γεμάτο.
* Διαγράμματα:
* κατάλληλος τύπος: Επιλέξτε τον τύπο γραφήματος που ταιριάζει καλύτερα στα δεδομένα (διάγραμμα γραμμών, διάγραμμα γραμμής, διάγραμμα πίτας κ.λπ.).
* Σαφήνεια: Χρησιμοποιήστε σαφείς, περιγραφικές ετικέτες για άξονες και σημεία δεδομένων.
* χρώμα: Επιλέξτε χρώματα που είναι οπτικά ελκυστικά και ενισχύστε την αναγνωσιμότητα.
4. Αναφορές με αντίκτυπο
* κεφαλίδες και υποσέλιδα:
* Τίτλος αναφοράς: Συμπεριλάβετε έναν συνοπτικό, ενημερωτικό τίτλο αναφοράς.
* Ημερομηνία και ώρα: Προσθέστε την ημερομηνία και την ώρα για ακρίβεια και παρακολούθηση.
* Αριθμοί σελίδας: Συμπεριλάβετε αριθμούς σελίδων για εύκολη πλοήγηση.
* Οπτική έκκληση:
* Εικόνες: Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε σχετικές εικόνες ή λογότυπα για να βελτιώσετε το οπτικό ενδιαφέρον.
* φόντο: Χρησιμοποιήστε ένα λεπτό χρώμα ή μοτίβο φόντου για να δημιουργήσετε μια πιο γυαλισμένη εμφάνιση.
* Προσαρμογή:
* Ιδιότητες αναφοράς: Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες αναφοράς για να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις αναφοράς, συμπεριλαμβανομένων των περιθωρίων, του προσανατολισμού χαρτιού και άλλων.
* Κεφαλίδες/υποσέλιδα ομάδας: Προσθέστε κεφαλίδες και υποσέλιδα ομάδας για τη σύνοψη των δεδομένων σε ομάδες.
5. Πρόσθετες συμβουλές
* Προεπισκόπηση: Προεπισκόπηση της αναφοράς σας πριν από την εκτύπωση ή την κοινή χρήση για να πιάσετε τυχόν σφάλματα μορφοποίησης.
* Επιλογές εκτύπωσης: Επιλέξτε τις κατάλληλες ρυθμίσεις εκτύπωσης για την αναφορά σας, συμπεριλαμβανομένου του μεγέθους χαρτιού, του προσανατολισμού και της κλιμάκωσης.
* Διορθώστε προσεκτικά: Διορθώστε την αναφορά σας για ορθογραφία, γραμματική και πραγματικά σφάλματα.
Παράδειγμα:Δημιουργία επαγγελματικής έκθεσης περίληψης πωλήσεων
1. Σκοπός: Συνοψίστε μηνιαία απόδοση πωλήσεων.
2. ακροατήριο: Διαχειριστές πωλήσεων και στελέχη.
3. Δεδομένα: Δεδομένα πωλήσεων από έναν πίνακα που ονομάζεται "Πωλήσεις".
4. Σχεδιασμός:
* Κεφαλή: "Μηνιαία συνοπτική έκθεση πωλήσεων" στο Arial, 16pt, επικεντρωμένο.
* Δεδομένα: Ένας πίνακας με στήλες για "μήνα", "πωλητής", "συνολικές πωλήσεις" και "μέση πώληση".
* διάγραμμα: Ένα διάγραμμα μπαρ που δείχνει συνολικές πωλήσεις από τον πωλητή.
* μορφοποίηση: Συνεχόμενες γραμματοσειρές, περιορισμένη χρωματική παλέτα (μπλε και γκρι), αριστερό κείμενο και επαγγελματικό υπόβαθρο.
Ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές και χρησιμοποιώντας ένα συνδυασμό σχεδιαστικών στοιχείων, μπορείτε να δημιουργήσετε επαγγελματικές αναφορές πρόσβασης MS που επικοινωνούν αποτελεσματικά και να αφήσουν μια θετική εντύπωση στο κοινό σας.
Πνευματικά δικαιώματα © Γνώση Υπολογιστών Όλα τα δικαιώματα κατοχυρωμένα