Πώς να δημιουργήσετε ένα βιβλίο διευθύνσεων στο Excel

Φύλλα είναι ένας ιδανικός τρόπος για την παρακολούθηση των πληροφοριών επαφής . Αντί για την εισαγωγή διευθύνσεων σε ένα παραδοσιακό βιβλίο διευθύνσεων , να δημιουργήσει ένα βιβλίο διευθύνσεων στο Microsoft Excel για να αποθηκεύετε τις πληροφορίες αυτές . Έχοντας ένα βιβλίο διευθύνσεων στο Excel σας επιτρέπει εύκολα να προσθέσετε και να διαγράψετε πληροφορίες και να τηρούν όλα εξαιρετικά οργανωμένη . Χρησιμοποιώντας ένα βιβλίο διευθύνσεων του Excel είναι επίσης το πρώτο βήμα για τη δημιουργία της συγχώνευσης αλληλογραφίας για να κάνουν τις ετικέτες διευθύνσεων , επιστολές και φακέλους . Δημιουργώντας ένα βιβλίο διευθύνσεων στο Excel απαιτεί δύο βασικές διαδικασίες : τη δημιουργία των κατάλληλων στηλών και εισαγωγή στοιχείων . Οδηγίες
Η

1 Ανοίξτε το Microsoft Excel . Το νέο φύλλο εργασίας που εμφανίζεται είναι μια σειρά από κενά κελιά. 2

Επιλέξτε το φύλλο εργασίας , συμπεριλαμβανομένων των κυττάρων που θα περιέχουν κεφαλίδες στήλης. Στην ομάδα καθορισμένων ονομάτων , στην καρτέλα Τύποι , επιλέξτε "Ορισμός Name" και πληκτρολογήστε το όνομα για τη λίστα . Για παράδειγμα , έχει συσταθεί ένα βιβλίο διευθύνσεων για προσωπική χρήση , με την ένδειξη " Personal ", και μία για επαγγελματική χρήση , με την ένδειξη " Business ? " Ο τίτλος σας βοηθά να διακρίνει ένα από το άλλο . Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία στην παλέτα μορφοποίησης σε έντονο τον τίτλο και να κάνει το μεγαλύτερο γραμματοσειρά .
Εικόνων 3

Ρύθμιση στήλες για το βιβλίο διευθύνσεων . Χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες επικεφαλίδες στήλης : Όνομα , Διεύθυνση , Πόλη, Νομός , Τ.Κ., Τηλέφωνο , αριθμός φαξ και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Εισάγετε αυτές τις επικεφαλίδες στις στήλες Α έως Η , αντίστοιχα . Οι πληροφορίες σας είναι πολύ πιο εύκολο να διαβάσει, όταν τα πάντα είναι σε ξεχωριστή στήλη .
Η 4

Επισημάνετε τη γραμμή των επικεφαλίδων των στηλών , κάνοντας κλικ στον αριθμό σειράς βρίσκεται στην αριστερή . Κέντρο και τολμηρές οι επικεφαλίδες στήλης χρησιμοποιώντας την παλέτα μορφοποίησης .
5

Εισάγετε τα στοιχεία σε κάθε στήλη . Αυτό μπορεί να πάρει χρόνο , αλλά το μόνο που πρέπει να εισάγετε τα πάντα στο Excel φορά? Μετά από αυτό , θα πρέπει απλώς να προσθέτουν νέους ανθρώπους και επικαιροποίηση των πληροφοριών. Εάν λείπουν ορισμένα κομμάτια των πληροφοριών , απλά αφήστε το κενό κελί . Να είστε βέβαιος να χρησιμοποιήσει τα δύο e-mail ταχυδρομικές συντμήσεις για τα κράτη .
Η 6

Μορφοποιήστε το κείμενο στη στήλη Ταχυδρομικός κώδικας . Επισημάνετε τη στήλη (αλλά όχι η επικεφαλίδα της στήλης ) . Κάντε κλικ σε αυτό που έχετε τόνισε και επιλέξτε " Μορφοποίηση κελιών ". Στην καρτέλα Αριθμός , κάντε κλικ στο " Special" στο πεδίο "Κατηγορία " . Κάντε κλικ στο " Ταχυδρομικός κώδικας " ή " Ταχυδρομικός κώδικας +4 " στο "Τύπος " κουτί . Κάντε κλικ στο " OK . " Αυτό θα κάνει όλους τους κωδικούς ZIP δούμε το ίδιο .
Η 7

Μορφοποιήστε το κείμενο στη στήλη Τηλέφωνο . Επισημάνετε το κείμενο της στήλης , εκτός από την επικεφαλίδα της στήλης . Κάντε κλικ πάνω του και επιλέξτε " Μορφοποίηση κελιών ". Στην καρτέλα Αριθμός , επιλέξτε " Special" από το πεδίο "Κατηγορία " . Κάντε κλικ στο " Τηλέφωνο " στο "Τύπος " κουτί . Κάντε κλικ στο " OK". Όλοι οι αριθμοί τηλεφώνου θα πρέπει να διαμορφωθεί με τον ίδιο τρόπο .
Η
εικόνων