Δημιουργήστε μια λίστα αλληλογραφίας Χρησιμοποιώντας το Excel

Παρακολούθηση της λίστα σε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων , όπως το Microsoft Excel καθιστά ευκολότερο να ταξινομήσετε και να παρακολουθείτε τα δεδομένα , καθώς και την εκτύπωση φακέλων , προσωπικές επιστολές και άλλα αντικείμενα λίστα . Μπορείτε να εξάγετε υπολογιστικό φύλλο του Excel ως XLS ή CSV για να στείλετε σε έναν εκτυπωτή ή περισσότερες online υπηρεσίες λίστα , ή να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας ενσωματωμένη στο Microsoft Word για να εκτυπώσετε απευθείας από το υπολογιστικό φύλλο του Excel . Αποφασίστε σχετικά με Format
Η

Αποφασίστε αν θα χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα λίστα για σκοπούς πέραν της εκτύπωσης ετικετών αλληλογραφίας . Αυτή η απόφαση μπορεί να επηρεάσει το πώς μπορείτε δομή του υπολογιστικού φύλλου . Για παράδειγμα , εάν θέλετε να εκτυπώσετε προσωπικές επιστολές που απευθύνονται σε πρώτο όνομα του κάθε ατόμου , όπως " Αγαπητέ Nicholas , " τότε θα πρέπει να αποθηκεύσετε το όνομα του κάθε ατόμου σε δύο ξεχωριστές στήλες : . Όνομα και Επώνυμο
Η
Δημιουργία προτύπου για τις Ταχυδρομικές λίστες
Η

στην πρώτη γραμμή της κάθε στήλης , πληκτρολογήστε μια επικεφαλίδα που περιγράφει το στοιχείο διεύθυνσης που στήλη θα περιέχει . Κοινά στοιχεία περιλαμβάνουν το όνομα , επώνυμο , διεύθυνση ( μία γραμμή ) , τη διεύθυνση ( δεύτερη γραμμή ) , πόλη, πολιτεία , ταχυδρομικός κώδικας και χώρα. Λίστα ένα συστατικό στην κορυφή της κάθε στήλης . Πληκτρολογήστε τα στοιχεία στη λίστα σας στο πρότυπο του Excel που μόλις δημιουργήσατε . Εισάγετε μια νέα επαφή σε κάθε νέα γραμμή .

Η Σπλιτ Πλήρης ονόματα στην First and Last Names
Η

Εάν τα δεδομένα αρχική λίστα περιέχει μόνο μία στήλη με το όνομα , όπως " Ονοματεπώνυμο ", αλλά θα πρέπει να έχετε αυτό το spread δεδομένων σε " Όνομα " και " Επώνυμο " στήλες , μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "Μετατροπή κειμένου σε στήλες " μάγος . Επισημάνετε ολόκληρη τη στήλη που περιέχει πλήρη ονόματα κάνοντας κλικ στο γράμμα στην κορυφή αυτής της στήλης , όπως το " Α" Κάντε κλικ στο "Δεδομένα" και επιλέξτε " Κείμενο σε στήλες . " Ακολουθήστε τις οδηγίες του οδηγού . Μετονομασία τις επικεφαλίδες των προκυπτόντων δύο στήλες " Όνομα " και " Επώνυμο ".
Εικόνων κιβωτίου ένα CSV
Η

Ορισμένα προγράμματα λογισμικού λίστα και οι εταιρείες ζητούν mailing lists σε ένα CSV ( τιμές διαχωρισμένες με κόμμα ) μορφή . Αποθηκεύστε υπολογιστικό φύλλο του Excel ως CSV επιλέγοντας " Αποθήκευση ως " από το μενού του κουμπιού Office ( ή από το μενού "Αρχείο" στο Excel 2003 ή νωρίτερα) . Επιλέξτε " Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα ( * . Csv ) " από το "Save As Type " drop-down μενού και κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".
Εικόνων Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word
Η

Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο του Microsoft Word ή να ανοίξετε το υπάρχον φάκελο ή e-mail στην οποία θέλετε να εισαγάγετε τα στοιχεία αλληλογραφίας από το Excel . Επιλέξτε το " αλληλογραφίας " καρτέλα και κάντε κλικ στο κουμπί " Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας . " Επιλέξτε "Βήμα Βήμα Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας . " Κάντε κλικ στο κουμπί " Επιλογή παραληπτών " και επιλέξτε " Χρήση υπάρχουσας λίστας . " Κάντε διπλό κλικ στο υπολογιστικό φύλλο του Excel που δημιουργήσατε νωρίτερα . Ακολουθήστε τις οδηγίες του οδηγού για να εισαγάγετε και να μορφοποιήσετε κάθε πεδίο από το πρότυπο του Excel σε έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word .
Η
εικόνων