Ποιο είναι το έγγραφο που καθορίζει τις προδιαγραφές και τις υποθέσεις που πρέπει να χρησιμοποιηθούν για την προετοιμασία όλων των δαπανών του προγράμματος;

Το έγγραφο που καθορίζει τις προδιαγραφές και τις υποθέσεις που πρέπει να χρησιμοποιηθούν για την προετοιμασία όλων των εκτιμήσεων ενός κόστους του προγράμματος ονομάζεται συνήθως πρόγραμμα εκτίμησης κόστους ή μερικές φορές ένα βασική γραμμή κόστους . Ενώ το ακριβές όνομα μπορεί να ποικίλει ανάλογα με τον οργανισμό και το έργο, η βασική λειτουργία παραμένει η ίδια. Αυτά τα στοιχεία του εγγράφου:

* Ορισμός πεδίου: Ορίζει σαφώς τι είναι και δεν περιλαμβάνεται στην εκτίμηση κόστους.

* Μεθοδολογία εκτίμησης: Καθορίζει τις χρησιμοποιούμενες τεχνικές (π.χ. παραμετρική, από κάτω προς τα πάνω, ανάλογες).

* Πηγές δεδομένων: Προσδιορίζει πού θα συλλεχθούν τα απαραίτητα δεδομένα κόστους.

* παραδοχές και περιορισμοί: Παραθέτει όλες τις υποθέσεις που έγιναν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εκτίμησης (π.χ. ποσοστά εργασίας, κόστος υλικού, ποσοστά πληθωρισμού) και τυχόν περιορισμούς (π.χ. χρονικοί περιορισμοί, διαθεσιμότητα πόρων).

* Αξιολόγηση κινδύνου: Προσδιορίζει πιθανούς κινδύνους που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την εκτίμηση του κόστους και προτείνει στρατηγικές μετριασμού.

* Ακρίβεια και ακρίβεια: Ορίζει το επιθυμητό επίπεδο ακρίβειας και ακρίβειας για τις εκτιμήσεις.

* Διαδικασία αναθεώρησης και έγκρισης: Περιγράφει τη διαδικασία αναθεώρησης και εγκρίνοντας τις εκτιμήσεις κόστους.

* Αποθεματικά έκτακτης ανάγκης: Λεπτομέρειες για τον τρόπο με τον οποίο θα υπολογίζονται και θα διατεθούν τα αποθέματα έκτακτης ανάγκης.

* Απαιτήσεις αναφοράς: Καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο οι εκτιμήσεις κόστους θα αναφέρονται και θα ενημερώνονται σε όλο τον κύκλο ζωής του προγράμματος.

Αυτό το έγγραφο χρησιμεύει ως ένα κρίσιμο σημείο αναφοράς για όλους όσους εμπλέκονται στη διαδικασία εκτίμησης κόστους, εξασφαλίζοντας τη συνέπεια και τη διαφάνεια. Χωρίς αυτό, οι εκτιμήσεις είναι πιθανό να είναι ασυνεπείς, ανακριβείς και αναξιόπιστες.