Πού θα βρείτε οδηγίες για το τι να κάνετε με τα αρχεία προγράμματος;

Οι οδηγίες για το τι πρέπει να κάνουμε με τα αρχεία προγράμματος (τα οποία περιλαμβάνουν μια μεγάλη ποικιλία εγγράφων και δεδομένων ανάλογα με το πρόγραμμα) μπορούν να βρεθούν σε διάφορα μέρη, ανάλογα με το πλαίσιο:

* Πολιτική διαχείρισης αρχείων του οργανισμού: Αυτή είναι η κύρια πηγή. Οι περισσότεροι οργανισμοί, ιδιαίτερα μεγαλύτεροι, έχουν μια επίσημη πολιτική που περιγράφει τον τρόπο δημιουργίας, διαχείρισης, χρήσης, αποθήκευσης και διάθεσης αρχείων, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων που σχετίζονται με το πρόγραμμα. Αυτή η πολιτική πιθανόν να καθορίσει τα χρονοδιαγράμματα διατήρησης, τα πρωτόκολλα ασφαλείας και τις μεθόδους διάθεσης.

* Κατευθυντήριες γραμμές ή διαδικασίες: Ορισμένα προγράμματα έχουν τις δικές τους συγκεκριμένες οδηγίες ή τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας (SOP) που υπαγορεύουν τον τρόπο αντιμετώπισης των αρχείων. Αυτά μπορεί να συμπεριληφθούν στο εγχειρίδιο, το εκπαιδευτικό υλικό του προγράμματος ή στο εσωτερικό Wikis.

* Σχετικοί νόμοι και κανονισμοί: Οι κυβερνητικοί κανονισμοί, τα πρότυπα της βιομηχανίας και οι νομικές απαιτήσεις συχνά υπαγορεύουν τις πρακτικές τήρησης αρχείων. Για παράδειγμα, τα προγράμματα υγειονομικής περίθαλψης υπόκεινται σε κανονισμούς HIPAA και τα οικονομικά προγράμματα πρέπει να συμμορφώνονται με τους σχετικούς κανόνες χρηματοοικονομικής πληροφόρησης και ελέγχου. Αυτοί οι κανονισμοί καθορίζουν περιόδους διατήρησης και μέτρα ασφάλειας δεδομένων.

* Σύστημα διαχείρισης αρχείων (RMS): Οι οργανισμοί που χρησιμοποιούν ένα σύστημα διαχείρισης επίσημων αρχείων θα έχουν συχνά ενσωματωμένες οδηγίες και διαδικασίες στο ίδιο το σύστημα, καθοδηγώντας τους χρήστες σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας, ταξινόμησης και διαχείρισης αρχείων στο σύστημα.

* Νομικός σύμβουλος: Σε περιπτώσεις αμφιβολίας ή σύνθετα ζητήματα που σχετίζονται με τα αρχεία προγραμμάτων, είναι σκόπιμο να συμβουλευτείτε τον νομικό σύμβουλο για να εξασφαλίσετε τη συμμόρφωση με όλους τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς.

Εν ολίγοις, δεν υπάρχει ενιαία τοποθεσία "ενός μεγέθους". Πρέπει να κοιτάξετε μέσα στην οργανωτική δομή και να κατανοήσετε το συγκεκριμένο πρόγραμμα και το νομικό και κανονιστικό πλαίσιο για να βρείτε τις κατάλληλες οδηγίες.