Τι είναι το διαχειριστικό σύστημα πληροφοριών;

Ένα διαχειριστικό σύστημα πληροφοριών (AIS) είναι ένα σύστημα που βασίζεται στον υπολογιστή που έχει σχεδιαστεί για να υποστηρίζει τις διοικητικές εργασίες και τις λειτουργίες μέσα σε έναν οργανισμό. Δεν πρόκειται για βασικές επιχειρηματικές δραστηριότητες (όπως η κατασκευή ή οι πωλήσεις), αλλά οι διαδικασίες που κρατούν την οργάνωση να λειτουργεί ομαλά. Αυτά τα συστήματα διαχειρίζονται πληροφορίες σχετικά με:

* Ανθρώπινο δυναμικό: Αρχεία εργαζομένων, μισθοδοσία, διαχείριση παροχών, πρόσληψη, κατάρτιση, διαχείριση απόδοσης.

* χρηματοδότηση: Προϋπολογισμός, λογιστική, χρηματοοικονομική πληροφόρηση, πληρωτέοι λογαριασμοί/εισπρακτέοι.

* Διαχείριση γραφείου: Διαχείριση εγγράφων, προγραμματισμός, επικοινωνία, διαχείριση αλληλογραφίας.

* Διαχείριση εγκαταστάσεων: Συντήρηση, κατανομή χώρου, προγραμματισμός πόρων.

* Συστήματα πληροφοριών φοιτητών (SIS) σε εκπαιδευτικά περιβάλλοντα: Τα αρχεία σπουδαστών, η εγγραφή μαθημάτων, η ταξινόμηση, τα μεταγραφές.

Ουσιαστικά, οτιδήποτε βοηθά στη διαχείριση των διοικητικών γενικών εξόδων ενός οργανισμού μπορεί να θεωρηθεί μέρος ενός AIS. Αυτά τα συστήματα συχνά περιλαμβάνουν πολλαπλές εφαρμογές λογισμικού που συνεργάζονται, ενδεχομένως ενσωματωμένες σε ένα μεγαλύτερο σύστημα προγραμματισμού πόρων Enterprise (ERP). Τα βασικά χαρακτηριστικά ενός ισχυρού AIS περιλαμβάνουν:

* Διαχείριση δεδομένων: Αποθήκευση, ανάκτηση και ενημέρωση των διοικητικών δεδομένων αποτελεσματικά και με ασφάλεια.

* Αυτοματισμός διαδικασίας: Αυτοματοποιώντας επαναλαμβανόμενες εργασίες όπως η επεξεργασία μισθοδοσίας ή η παραγωγή αναφορών.

* Υποστήριξη αποφάσεων: Παροχή πληροφοριών και αναλύσεων για την υποστήριξη της διοικητικής λήψης αποφάσεων.

* Επικοινωνία και συνεργασία: Διευκόλυνση της επικοινωνίας και της συνεργασίας μεταξύ του προσωπικού.

* Ασφάλεια: Προστασία ευαίσθητων διοικητικών δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.

Το AIS στοχεύει στη βελτίωση της αποτελεσματικότητας, της ακρίβειας και της λήψης αποφάσεων στις διοικητικές λειτουργίες ενός οργανισμού, απελευθερώνοντας χρόνο προσωπικού για πιο στρατηγικά καθήκοντα. Τα συγκεκριμένα συστατικά και λειτουργίες ενός AIS θα ποικίλουν σε μεγάλο βαθμό ανάλογα με το μέγεθος, τον τύπο και τις ανάγκες του οργανισμού.