Είναι ένα ηλεκτρονικό DBMS είναι πιο αποτελεσματικό και οικονομικά αποδοτικό από το σύνολο των φακέλων αρχείων;

Ναι, ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS) είναι πολύ πιο αποτελεσματικό και οικονομικά αποδοτικό από ένα σύνολο φακέλων αρχείων για σχεδόν οποιαδήποτε εφαρμογή πέρα από το πιο ασήμαντο. Εδώ είναι γιατί:

* Αποδοτικότητα:

* Ανάκτηση δεδομένων: Η εύρεση συγκεκριμένων πληροφοριών σε ένα σύστημα φακέλου αρχείων απαιτεί χειροκίνητη αναζήτηση, συχνά που περιλαμβάνει αναστροφή πολλών φακέλων και αρχείων. Ένα DBMS μπορεί να ανακτήσει τα δεδομένα αμέσως με βάση σύνθετα ερωτήματα.

* Αποθήκευση δεδομένων: Οι φάκελοι αρχείων περιορίζονται από το φυσικό χώρο. Ένα DBMS μπορεί να κλιμακωθεί για να χειριστεί μαζικά σύνολα δεδομένων αποτελεσματικά χρησιμοποιώντας τεχνολογίες αποθήκευσης όπως η αποθήκευση σύννεφων.

* Ενημέρωση δεδομένων: Η ενημέρωση των πληροφοριών σε πολλούς φακέλους αρχείων είναι κουραστική και επιρρεπής σε σφάλματα. Ένα DBMS επιτρέπει την πραγματοποίηση ενημερώσεων με συνέπεια και αυτόματα σε όλα τα σχετικά δεδομένα.

* Ακεραιότητα δεδομένων: Οι φάκελοι αρχείων προσφέρουν ελάχιστη προστασία από τη διαφθορά δεδομένων, τις ασυνέπειες ή την τυχαία διαγραφή. Τα συστήματα DBMS εφαρμόζουν μηχανισμούς για τη διασφάλιση της ακρίβειας και της συνέπειας των δεδομένων (π.χ. κανόνες επικύρωσης δεδομένων, συναλλαγές).

* Ασφάλεια δεδομένων: Οι φάκελοι αρχείων προσφέρουν ελάχιστη ασφάλεια. Ο έλεγχος της πρόσβασης και η πρόληψη των μη εξουσιοδοτημένων αλλαγών είναι δύσκολη. Τα DBMs προσφέρουν δυναμικές λειτουργίες ελέγχου πρόσβασης και ασφάλειας.

* Κόστος-αποτελεσματικότητα:

* Κόστος εργασίας: Η αναζήτηση, η ταξινόμηση και η ενημέρωση των πληροφοριών με το χέρι είναι απίστευτα χρονοβόρα. Ένα DBMS μειώνει την εργασία που απαιτείται για τη διαχείριση δεδομένων, απελευθερώνοντας το προσωπικό για καθήκοντα υψηλότερης αξίας.

* Κόστος χώρου: Οι φάκελοι αρχείων απαιτούν φυσικό χώρο για αποθήκευση, ο οποίος μπορεί να γίνει ακριβός, ειδικά για μεγάλους όγκους δεδομένων. Ένα DBMS μπορεί να χρησιμοποιήσει πιο αποδοτική ψηφιακή αποθήκευση.

* Κόστος σφάλματος: Η χειροκίνητη διαχείριση δεδομένων είναι επιρρεπής σε σφάλματα, οδηγώντας σε σπατάλη χρόνου, χαμένα έσοδα ή ακόμη και νομικά προβλήματα. Ένα DBMS μειώνει αυτά τα σφάλματα, εξοικονομώντας χρήματα μακροπρόθεσμα.

* Κόστος κλιμάκωσης: Η επέκταση ενός συστήματος φακέλου αρχείων για την ικανοποίηση περισσότερων δεδομένων είναι φυσικά περιοριστική και δαπανηρή. Η κλιμάκωση ενός DBMS είναι συχνά πολύ πιο απλή και οικονομικά αποδοτική.

Εν ολίγοις, ενώ ένα σύστημα φακέλου αρχείων μπορεί να είναι κατάλληλο για τη διαχείριση ενός πολύ μικρού αριθμού απλών εγγράφων, η αποτελεσματικότητα και η σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας ενός ηλεκτρονικού DBMS ξεπερνούν γρήγορα την αύξηση του όγκου και της πολυπλοκότητας των δεδομένων. Η διαφορά γίνεται τεράστια για κάθε οργανισμό ή έργο πέρα από την πιο βασική περίπτωση προσωπικής χρήσης.