Πότε είναι πιο κατάλληλο να εισάγετε δεδομένα στην προβολή φύλλου δεδομένων;

Προβολή φύλλου δεδομένων σε εφαρμογές βάσης δεδομένων (όπως προγράμματα πρόσβασης, excel ή υπολογιστικού φύλλου με λειτουργικότητα βάσης δεδομένων) είναι η πλέον κατάλληλη όταν πρέπει να:

* Εισαγάγετε ή επεξεργαστείτε γρήγορα ένα μεγάλο αριθμό εγγραφών. Η διασύνδεσή του που μοιάζει με πλέγμα επιτρέπει την ταχεία καταχώρηση δεδομένων, παρόμοια με τη συμπλήρωση μιας φόρμας επανειλημμένα. Εάν έχετε πολλές σειρές με παρόμοια δομή, αυτό είναι πολύ ταχύτερο από την εισαγωγή αρχείων δεδομένων ανά εγγραφή σε άλλες προβολές.

* Εκτελέστε απλές εργασίες εισαγωγής δεδομένων. Η προβολή φύλλου δεδομένων είναι καλύτερη για την απλή καταχώρηση δεδομένων όπου δεν χρειάζεστε πολύπλοκες σχέσεις δεδομένων ή κανόνες επικύρωσης.

* Σάρωση οπτικά και επεξεργαστείτε τα υπάρχοντα δεδομένα. Η μορφή πίνακα καθιστά εύκολο να εντοπιστούν ασυνέπειες ή σφάλματα σε πολλαπλές εγγραφές.

Η προβολή φύλλου δεδομένων είναι * λιγότερο * κατάλληλη πότε:

* Πρέπει να εργαστείτε με σύνθετες σχέσεις δεδομένων. Για τους σχετικούς πίνακες ή τις περίπλοκες δομές δεδομένων, άλλες απόψεις (όπως η προβολή φόρμας) παρέχουν καλύτερη οργάνωση και διαχείριση.

* χρειάζεστε πολύπλοκη επικύρωση ή κανόνες εισαγωγής δεδομένων. Το Datasheet View προσφέρει περιορισμένο έλεγχο της ακεραιότητας των δεδομένων σε σύγκριση με τα έντυπα που μπορούν να επιβάλουν πιο εξελιγμένους κανόνες.

* Πρέπει να εκτελέσετε υπολογισμούς ή ανάλυση. Ενώ οι βασικοί υπολογισμοί μπορεί να είναι δυνατοί, η πιο προηγμένη ανάλυση είναι καλύτερα κατάλληλη για προβολές ερωτημάτων ή εξωτερικές εφαρμογές.

* Έχετε να κάνετε με ένα μικρό αριθμό αρχείων. Για λίγα μόνο αρχεία, η χρήση μιας φόρμας μπορεί να είναι εξίσου γρήγορα και αναμφισβήτητα πιο οργανωμένη.

Εν ολίγοις, επιλέξτε Προβολή φύλλου δεδομένων για ταχύτητα και απλότητα στην εισαγωγή και επεξεργασία δεδομένων χύδην, αλλά επιλέξτε άλλες προβολές όταν ασχολείστε με σύνθετα δεδομένα, σχέσεις ή ανάγκες επικύρωσης.