Πώς να εισάγετε ένα έγγραφο του Word σε έναν πίνακα της Access

Data μπορεί να έρθει σε σας σε πολλές διαφορετικές μορφές από πολλές διαφορετικές πηγές . Είτε πρόκειται για μια λίστα επαφών , ένας πίνακας των εγγραφών λογαριασμού ή ενός δείκτη της απογραφής , μερικές φορές χρειάζεται να πάρετε τα στοιχεία από το Microsoft Word σε μια βάση δεδομένων της Microsoft Access . Οι εισαγωγές είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να μετακινήσετε δεδομένα από ένα έγγραφο του Word σε έναν πίνακα της Access ή μια βάση δεδομένων . Αυτές οι οδηγίες ισχύουν για το Microsoft Word 2010 και Microsoft Access 2010 . Τα πράγματα που θα χρειαστείτε
Υπολογιστών
Microsoft Word 2010 για Microsoft Access 2010
Η Εμφάνιση Περισσότερες οδηγίες
Η 1

Προετοιμάστε τα δεδομένα στο έγγραφο του Word για την εισαγωγή . Δομή των δεδομένων είτε σε οριοθετημένο ή σταθερού πλάτους μορφή . Οριοθετείται μορφές διαχωρίζουν τα πεδία με ένα χαρακτήρα , όπως κόμμα ή ερωτηματικό . Μορφές σταθερού πλάτους τακτοποιήσετε τα δεδομένα , ώστε το πλάτος κάθε πεδίου παραμένει σταθερή για να δηλώσει , όταν ένα πεδίο τελειώνει και αρχίζει το επόμενο . Και οι δύο μορφές απαιτούν από κάθε αρχείο να είναι σε ξεχωριστή γραμμή . Αυτές οι μορφές πει Access όπου μπορείτε να τοποθετήσετε τα δεδομένα μετά την εισαγωγή τους . 2

Αποθηκεύστε το έγγραφο του Word ως ένα απλό αρχείο κειμένου . Η πρόσβαση μπορεί να διαβάσει τα δεδομένα που είναι σε απλό κείμενο , CSV ή σε μορφή Excel μόνο . Μόλις αποθηκευτεί , κλείστε το αρχείο .
Εικόνων 3

Ξεκινήστε τη Microsoft Access και ανοίξτε μια νέα βάση δεδομένων ή μια υπάρχουσα βάση δεδομένων , όπου θα αποθηκευτούν τα δεδομένα . Επιλέξτε ένα νέο πίνακα ή έναν υπάρχοντα πίνακα για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα . Εάν επιλέξετε έναν υπάρχοντα πίνακα , η Access θα προσαρτήσει τα δεδομένα στον υπάρχοντα πίνακα την υπάρχουσα μορφή . Τα εισαγόμενα δεδομένα πρέπει να ταιριάζει με τη μορφή και τη δομή του υφιστάμενου πίνακα .
Η

4 Μεταβείτε στην καρτέλα " Εξωτερικά δεδομένα ", εντοπίστε την ομάδα " Εισαγωγή" και κάντε κλικ στο εικονίδιο " Αρχείο κειμένου " . Αυτό ανοίγει το "Get External Data - Αρχείο κειμένου " παράθυρο διαλόγου
5

Μεταβείτε ή πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου κειμένου που ετοιμάσατε πριν στο " Όνομα αρχείου " κουτί . . Καθορίστε όπου θέλετε τα δεδομένα να αποθηκεύονται . Για έναν νέο πίνακα , κάντε κλικ στο " Εισαγωγή δεδομένων η πηγή σε ένα νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων . " Για έναν υπάρχοντα πίνακα , κάντε κλικ στην επιλογή " Προσάρτηση ένα αντίγραφο των εγγραφών στον πίνακα " και επιλέξτε τον κατάλληλο πίνακα από την drop-down λίστα .
Η

6 Κάντε κλικ στο " OK " για να συνεχίσετε και να ανοίξει την "Εισαγωγή Οδηγός κειμένου . " Η πρόσβαση θα σαρώσει τα δεδομένα και να προτείνει μια δομή αρχείου . Επιβεβαιώστε ή επιλέξτε την επιλογή που ταιριάζει με τη μορφή αρχείου σας : " . Σταθερό πλάτος " " αποκοπής " ή Κάντε κλικ στο κουμπί " Next".
Η 7

Εάν χρησιμοποιείτε ένα οριοθετημένο μορφή, επιλέξτε το χαρακτήρα που χρησιμοποιείται για την οριοθέτηση των πεδίων . Αν το αρχείο περιέχει ένα προσδιοριστικό κειμένου , επιλέξτε το προκριματικό έχετε χρησιμοποιήσει στο πεδίο " Κείμενο Qualifier " . Εάν η πρώτη γραμμή του εγγράφου του Word περιέχει τα ονόματα των πεδίων , επιλέξτε " Η πρώτη γραμμή περιέχει ονόματα πεδίων . " Εάν χρησιμοποιείτε ένα σταθερό πλάτος μορφή , επανεξετάζουν τα δεδομένα και τη δομή εμφανίζεται και ρυθμίστε τη θέση της στήλης , αν είναι απαραίτητο . Κάντε κλικ στο κουμπί " Next".
8

Εξετάστε τα δεδομένα και να δομήσει μια ακόμη φορά πριν συνεχίσετε . Αν πρέπει να καθορίσετε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με οποιοδήποτε από τα πεδία , κάντε κλικ στην κεφαλίδα πεδίο και εισάγετε τα απαραίτητα στοιχεία για " Όνομα πεδίου " και " Τύπος δεδομένων . " Για να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο στο επιλεγμένο πεδίο , που έχει " ευρετήριο " για να " Ναι . " Για να εξαιρέσετε το επιλεγμένο πεδίο στην εισαγωγή , ελέγξτε off " Μην εισάγετε πεδίο ( Μετάβαση ) . " Κάντε κλικ στο κουμπί " Next".
Η 9

Καθιέρωση ένα πρωτεύον κλειδί , αν είναι εισαγωγής σε έναν νέο πίνακα . Μπορείτε να επιλέξετε " Ας Access θα προσθέσει πρωτεύον κλειδί », η οποία συμπληρώνει αυτόματα μια ακολουθία των στοιχείων ταυτότητας , να επιλέξουν το δικό σας πρωτεύον κλειδί από ένα από τα πεδία προέλευσης ή επιλέξτε " Δεν υπάρχει πρωτεύον κλειδί ". Κάντε κλικ στο κουμπί " Next".

10

Για έναν νέο πίνακα , να επιβεβαιώσει ή να τροποποιήσετε το όνομα για τον νέο πίνακα στην "Εισαγωγή στον πίνακα " κουτί . Κάντε κλικ στο " Finish" για να εισαγάγετε τα δεδομένα . Ένα πλαίσιο διαλόγου θα ανοίξει για να δείξει την κατάσταση της εισαγωγής.
Η
εικόνων