Τα πλεονεκτήματα ενός συστήματος διαχείρισης αρχείων

Καθώς η επιχείρησή σας κινείται σε μια εποχή της ψηφιακής διανομής , θα πρέπει να αποφασίσει αν πρέπει ή όχι να γίνει η μετάβαση από ένα σύστημα κατάθεσης χαρτί σε ένα ψηφιακό σύστημα διαχείρισης αρχείων . Κάνοντας την αλλαγή σε ένα εντελώς αυτοματοποιημένο σύστημα αρχειοθέτησης μπορεί να φανεί εκφοβιστικό , τα πλήρη πλεονεκτήματα να έχουν ένα ψηφιακό σύστημα αρχειοθέτησης έχουν παρασυρθεί πολλά στο να καταστεί η μετάβαση . Μειωμένο κόστος
Η

Λόγω του κόστους της ενοικίασης ακινήτου στην τεκμηρίωση κατάστημα , ψηφιακή αρχειοθέτηση δεν παύει να πληρώνει για τον εαυτό της το συντομότερο εφαρμόζεται. Δεδομένου ότι δεν υπάρχει φυσική γραφειοκρατία , τα έξοδα διακίνησης και μεταφοράς εγγράφων και πίσω είναι πολύ μειωμένη . Αυτό επιτρέπει , επίσης, έγγραφα τα οποία πρέπει να αποθηκεύονται ως χαρτί που πρέπει να κατατεθεί σε μικρότερες και λιγότερο δαπανηρή τοποθεσίες.
Εικόνων Going Green
Η

Μείωση του αποτυπώματος άνθρακα της επιχείρησής σας μπορεί να είναι ένα σημαντικός παράγοντας για την επίτευξη πράσινο - minded βάσης των καταναλωτών σήμερα. Μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την εικόνα της εταιρείας , δίνουν τα φορολογικά οφέλη και μείωση του κόστους των προμηθειών . Ένα ψηφιακό σύστημα αρχειοθέτησης μπορεί να αλλάξει θετικά το σύνολο βάσεις για μια επιχείρηση , και τη μετάβαση σε μια « πράσινη » σύστημα μπορεί να δώσει άφθονες ευκαιρίες διαφήμισης .

Η ομαλότερη Workflow
Η

Ανάκτηση αντίγραφα των εγγράφων που έχουν κατατεθεί και φυσικά αποθήκευσης μπορεί να είναι μια χρονοβόρα διαδικασία που θα είναι ανοικτή σε ανθρώπινο λάθος , τα προβλήματα ασφάλειας και φυσική απώλεια . Αυτή δεν είναι η περίπτωση με ένα ψηφιακό σύστημα . Μέσα σε στιγμές , ένα έγγραφο μπορεί να έχει πρόσβαση στο γραφείο του ατόμου που το χρειάζεται . Αυτό οδηγεί σε μια μικρότερη περίοδο εργασίας , επιτρέποντας την ταχύτερη πρόοδο και περισσότερο χρόνο για την ανάπτυξη έργων .
Εικόνων υψηλότερα επίπεδα ασφάλειας
Η

Ενώ ένα παραδοσιακό σύστημα κατάθεσης χαρτί μπορεί να ανοίξει και κοίταξε από οποιονδήποτε με πρόσβαση σε αυτό , ένα ψηφιακό σύστημα αρχειοθέτησης μπορεί να παρέχει διαφορετικά επίπεδα προστασίας που μπορεί να κρατήσει απόρρητα έγγραφα . Χρησιμοποιώντας τους κωδικούς πρόσβασης , συγκεκριμένους φακέλους για διαφορετικούς χρήστες , κρυπτογράφηση δεδομένων και λογιστικού ελέγχου που σας επιτρέπουν να τηρούν αρχείο που έχει πρόσβαση σε ποια αρχεία και όταν , ένα σύστημα διαχείρισης αρχείων μπορεί να κρατήσει τα έγγραφά σας πολύ πιο ασφαλής.
Η
Αξιόπιστη Αρχειοθέτηση
Η

έγγραφα και τα αρχεία χαρτί μπορεί να καταστραφεί από τον χειρισμό , πυρκαγιάς , πλημμύρας και άλλων φυσικών καταστροφών . Δεδομένου ότι τα δεδομένα μπορούν να αποθηκευτούν σε διακομιστές οπουδήποτε στον κόσμο , μπορείτε να αρχειοθετήσετε τα έγγραφα της επιχείρησής σας με ασφάλεια χωρίς να χρειάζεται να τονίσω για πιθανή ζημία ιδιοκτησίας . Μπορείτε επίσης να κάνετε αρχειοθετημένα δεδομένα φορητό σας , χρησιμοποιώντας τα πράγματα όπως αποσπώμενη σκληρούς δίσκους , USB sticks και τα CD .
Η
εικόνων