Πώς να Συμπίεση αρχείων QuickBooks

Συμπίεση ένα αρχείο QuickBooks θα αυξήσει την ταχύτητα του προγράμματος . Συμπίεση θα εξαλείψει το χώρο που καταλαμβάνουν διαγραφεί συναλλαγές και θα μειώσει το χώρο που καταλαμβάνουν τα αχρείαστα στοιχεία των συναλλαγών που έχουν ήδη ολοκληρωθεί . Σε QuickBooks εκδόσεις πριν από το 2005 , η διαδικασία αυτή ονομάζεται " Συμπύκνωση & Αρχείο ? " Σε νεότερες εκδόσεις ήταν να αλλάξει "Clean Up δεδομένα Εταιρεία . " Υπάρχει μια σωστή διαδικασία για την ολοκλήρωση αυτής της διαδικασίας η οποία , αν δεν ακολουθείται μπορεί να οδηγήσει σε διαφθείρει το αρχείο QuickBooks . Οδηγίες
Η 1

Δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας πριν από την έναρξη αυτής της διαδικασίας . Μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας κλικ στο "Αρχείο" στην επάνω γραμμή μενού . Επιλέξτε την επιλογή " Save /Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων" και θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τη θέση στην οποία θέλετε η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αποθηκεύονται . 2

Αποθηκεύστε το αντίγραφο ασφαλείας σε μια ασφαλή θέση . Επιλέξτε είτε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο , μια μονάδα δίσκου flash ή ένα CD . Αυτό θα αποτρέψει ένα κατεστραμμένο αρχείο από το να αποθηκευτούν στον κύριο σκληρό δίσκο . Την ίδια ώρα που να σας ζητηθεί να δείξει τη θέση που πρέπει να αποθηκευτούν σε εσάς, θα έχετε επίσης τη δυνατότητα να μετονομάσετε το αρχείο .
Εικόνων 3

Μετονομάστε το αρχείο για να δείξει ότι η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας πριν σε συμπίεση . Κρατήστε αυτό σε ασφαλές μέρος σε περίπτωση που το συμπιεσμένο αρχείο καταστραφεί ή θα πρέπει να έχετε για να εξετάσουν τις λεπτομέρειες των συναλλαγών που θα διαγραφούν κατά τη διαδικασία συμπίεσης .
Η 4

Ξεκινήστε τη διαδικασία συμπίεσης . Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί "Αρχείο " που βρίσκεται στην πάνω μπάρα του μενού . Βρείτε το κουμπί " Utilities" και κάντε κλικ πάνω του . Αυτό θα φέρει ένα μενού στη δεξιά πλευρά , όπου θα δείτε το "Clean Up δεδομένα Εταιρεία . " Κάντε κλικ σε αυτή την επιλογή και να αφήσει ο οδηγός σας καθοδηγήσει στη διαδικασία .
5

Επιλέξτε ποια μέθοδο θα χρησιμοποιήσετε για να "Clean Up δεδομένα Εταιρεία . " Θα υπάρχουν δύο επιλογές που παρουσιάζονται στο πρώτο παράθυρο για να αναδυθεί . Ο πρώτος είναι να αφαιρέσετε ολοκληρώσει τις συναλλαγές από μία συγκεκριμένη ημερομηνία . Αυτή είναι η λύση που θα επιλεγεί για να " κλείσουν " ένα χρόνο . Το δεύτερο είναι να αφαιρέσετε όλα ολοκλήρωσε τις συναλλαγές , ανεξάρτητα από την ημερομηνία αυτή. Δεδομένου ότι οι λεπτομέρειες των συναλλαγών αυτών δεν είναι αναγκαία για τη λειτουργία του QuickBooks μέρα με τη μέρα , οι πράξεις αυτές είναι " συμπιεσμένο" σε απλά σύνολα.
Η 6

Επιλέξτε πρόσθετα κριτήρια για την αφαίρεση των συναλλαγών . Το επόμενο παράθυρο θα σας δώσει τη δυνατότητα συμπερίληψης και άλλων πράξεων για τη συμπίεση . Αυτές οι επιλογές περιλαμβάνουν τις μη εκκαθαρισμένες τράπεζα και οι συναλλαγές πιστωτικών καρτών , οι συναλλαγές με την ένδειξη " Για να εκτυπωθούν , " τιμολόγια και εκτιμήσεις φέρουν την ένδειξη " Να αποσταλεί " και , τέλος, τις συναλλαγές που περιέχουν unbilled ή unreimbursed κόστος . Επιλέξτε αυτά που ισχύουν για την εταιρεία σας και κάντε κλικ στο " Next".
Η 7

Συμπίεση αχρησιμοποίητα στοιχεία της λίστας. Αυτό εξαλείφει τα στοιχεία εκείνα για τα οποία δεν υπάρχουν συναλλαγές , συμπεριλαμβανομένων των τιμολογίων ή εκτιμήσεις . Αυτά τα αχρησιμοποίητα στοιχεία της λίστας περιλαμβάνουν τους λογαριασμούς , τους πελάτες , τους προμηθευτές , άλλα ονόματα , τα στοιχεία του τιμολογίου , και τα συμπληρωμένα "to do" Σημειώσεις . Όταν τελειώσετε την επιλογή αυτών κάντε κλικ στο " Next". Αυτό είναι το τελευταίο παράθυρο πριν φτάσει στο κουμπί "Έναρξη Εκκαθάριση " .
8

Κάντε κλικ στο " Begin Εκκαθάριση ". Αυτή η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει λίγα λεπτά ή ώρες για να ολοκληρωθεί , και θα είναι σε θέση να εργαστούν σε QuickBooks μέχρι να γίνει η δουλειά . Λίγα πράγματα που πρέπει να θυμάστε : Πρώτον , εάν το αρχείο QuickBooks της εταιρείας σας βρίσκεται σε δίκτυο , να αρχίσει τη διαδικασία αυτή και κεντρικό υπολογιστή ή διακομιστή μετά την απενεργοποίηση όλων των άλλων υπολογιστών του δικτύου . Δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε αυτή από μια δευτερεύουσα υπολογιστή σε ένα δίκτυο . Δεύτερον, αυτό είναι μια δουλειά που ιδανικά θα πρέπει να γίνει μόνο μία φορά το χρόνο , στο τέλος του έτους κλεισίματος . Τρίτον , θα πρέπει να καταστεί αναγκαίο για να βρείτε τις λεπτομέρειες των συναλλαγών από το προηγούμενο έτος θυμάστε ότι έχετε αντίγραφο ασφαλείας .
Η
εικόνων