Πώς χρησιμοποιείτε αντίγραφα ασφαλείας tally;

Η λειτουργικότητα αντιγράφων ασφαλείας εξαρτάται από την έκδοση του Tally. Οι βασικές αρχές παραμένουν οι ίδιες, αλλά τα ακριβή βήματα και χαρακτηριστικά μπορεί να διαφέρουν ελαφρώς. Ακολουθεί ένας γενικός οδηγός που καλύπτει κοινές μεθόδους:

1. Κατανόηση τύπων αντιγράφων ασφαλείας:

Το Tally προσφέρει κυρίως δύο τύπους αντιγράφων ασφαλείας:

* Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων: Αυτό υποστηρίζει ολόκληρα τα δεδομένα σας, συμπεριλαμβανομένων των βιβλίων, των κουπονιών, των πλοιάρχων και των διαμορφώσεων. Αυτό είναι το κρίσιμο αντίγραφο ασφαλείας που χρειάζεστε.

* Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας της εταιρείας: Αυτό δημιουργεί ένα αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων της εταιρείας * ενιαίας εταιρείας μέσα στο Tally. Μπορείτε να έχετε πολλές εταιρείες σε μια εγκατάσταση Tally, οπότε αυτό είναι χρήσιμο για επιλεκτικά αντίγραφα ασφαλείας.

2. Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας (κοινά βήματα):

Αυτά τα βήματα είναι γενικά εφαρμόσιμα σε διαφορετικές εκδόσεις Tally, αλλά ελέγξτε την τεκμηρίωση της συγκεκριμένης έκδοσης για μικρές διαφορές:

* Ανοίξτε το Tally: Ξεκινήστε το λογισμικό Tally.erp 9.

* Επιλέξτε Εταιρεία: Εάν έχετε πολλές εταιρείες, επιλέξτε την εταιρεία που θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.

* Μεταβείτε στο αντίγραφο ασφαλείας: Η ακριβής διαδρομή μενού μπορεί να ποικίλει ελαφρώς, αλλά γενικά, θα βρείτε την επιλογή αντιγράφων ασφαλείας στο μενού "Δεδομένα" ή σε παρόμοια τοποθεσία. Αναζητήστε επιλογές όπως "Backup", "Backup Data" ή "Backup Company".

* Επιλέξτε Τοποθεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας: Επιλέξτε το φάκελο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο αντιγράφων ασφαλείας. Είναι σημαντικό να επιλέξετε μια τοποθεσία * ξεχωριστή * από τον κατάλογο εγκατάστασης Tally. Οι εξωτερικοί σκληροί δίσκοι ή η αποθήκευση σύννεφων συνιστώνται ιδιαίτερα.

* Όνομα αρχείου αντιγράφων ασφαλείας: Το Tally συχνά προτείνει ένα όνομα αρχείου, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε. Συμπεριλάβετε το όνομα ημερομηνίας και της εταιρείας για εύκολη αναγνώριση (π.χ. `mycompany_20231027.tal`).

* Εκτελέστε αντίγραφα ασφαλείας: Κάντε κλικ στο κουμπί "Backup" για να ξεκινήσετε τη διαδικασία. Αυτό μπορεί να διαρκέσει λίγο χρόνο ανάλογα με το μέγεθος των δεδομένων σας.

* Επαλήθευση αντιγράφου ασφαλείας: Αφού ολοκληρωθεί το αντίγραφο ασφαλείας, ελέγξτε τον επιλεγμένο φάκελο για να διασφαλίσετε ότι υπάρχει το αρχείο αντιγράφων ασφαλείας.

3. Αποκατάσταση αντιγράφων ασφαλείας (κοινά βήματα):

* Ανοίξτε το Tally: Ξεκινήστε το Tally.erp 9.

* Πηγαίνετε στην αποκατάσταση: Παρόμοια με το αντίγραφο ασφαλείας, αναζητήστε μια επιλογή "επαναφοράς" στο μενού "DATA" ή σε παρόμοια τοποθεσία.

* Επιλέξτε Αρχείο αντιγράφων ασφαλείας: Περιηγηθείτε στην τοποθεσία όπου αποθηκεύσατε το αρχείο αντιγράφων ασφαλείας και επιλέξτε το αρχείο `.tal`.

* Επιλέξτε Λεπτομέρειες Εταιρείας (αν χρειαστεί): Η Tally μπορεί να σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε τα στοιχεία της εταιρείας ή να δημιουργήσετε μια νέα εταιρεία με βάση τα αποκατεστημένα δεδομένα.

* Εκτελέστε την επαναφορά: Κάντε κλικ στην επιλογή "Επαναφορά" για να ξεκινήσετε τη διαδικασία αποκατάστασης. Αυτό απαιτεί επίσης χρόνο ανάλογα με το μέγεθος των δεδομένων.

* Επαληθεύστε δεδομένα: Μετά την αποκατάσταση, ελέγξτε προσεκτικά τα δεδομένα σας για να διασφαλίσετε ότι όλα αποκαθίστανται σωστά.

4. Σημαντικές εκτιμήσεις:

* Κανονικά αντίγραφα ασφαλείας: Προγραμματίστε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας (καθημερινά ή εβδομαδιαία, ανάλογα με τη συχνότητα των αλλαγών των δεδομένων σας).

* Πολλαπλές τοποθεσίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας: Αποθηκεύστε αντίγραφα ασφαλείας σε τουλάχιστον δύο διαφορετικές τοποθεσίες (π.χ. ένας εξωτερικός σκληρός δίσκος και μία υπηρεσία αποθήκευσης σύννεφων) για να προστατεύσετε από την απώλεια δεδομένων.

* Προστασία κωδικού πρόσβασης (εάν υπάρχει): Ορισμένες εκδόσεις Tally προσφέρουν προστασία κωδικού πρόσβασης για αντίγραφα ασφαλείας. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη λειτουργία για πρόσθετη ασφάλεια.

* Επαναφορά δοκιμών: Δοκιμάστε περιοδικά τη διαδικασία αποκατάστασης για να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να ανακτήσετε τα δεδομένα σας εάν χρειαστεί.

* Αποθήκευση σύννεφων: Υπηρεσίες όπως το Google Drive, το Dropbox ή το OneDrive είναι εξαιρετικές για την αποθήκευση αντιγράφων ασφαλείας.

Για συγκεκριμένες οδηγίες, συμβουλευτείτε την τεκμηρίωση που ήρθε με την έκδοση του Tally.erp 9 ή αναζητήστε "Tally ERP 9 Backup" μαζί με τον αριθμό έκδοσής σας (π.χ. "Tally ERP 9 Release 6.6 Backup") στην ιστοσελίδα Tally ή μέσω μιας μηχανής αναζήτησης. Τα αρχεία βοήθειας στο λογισμικό Tally είναι επίσης πολύ χρήσιμα.