Πώς φτιάχνετε το κουπόνι εκταμίευσης στο Excel;

Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε ένα * αληθινό * κουπόνι εκταμίευσης στο Excel που είναι νομικά δεσμευτικό με τον ίδιο τρόπο που είναι ένα κουπόνι που δημιουργείται από το σύστημα. Το Excel είναι ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, όχι λογισμικό λογιστικής. Ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο *Excel που λειτουργεί ως πρότυπο κουπονιού εκταμίευσης *. Αυτό θα απαιτήσει προσεκτικό σχεδιασμό για να εξασφαλίσει την ακρίβεια και να αποφευχθεί σφάλματα.

Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο κουπονιού εκταμίευσης στο Excel:

1. Σχεδιάστε τη διάταξη:

* κεφαλίδα: Συμπεριλάβετε το λογότυπο και το όνομα της εταιρείας σας, τον αριθμό κουπονιού (εξετάστε τη χρήση μιας φόρμουλας για την αυτόματη αύξηση των αριθμών), την ημερομηνία και ίσως ένα πεδίο "προετοιμασμένο από".

* Πληροφορίες δικαιούχου: Τμήματα για το όνομα, τη διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη.

* Λεπτομέρειες πληρωμής: Αυτός είναι ο πυρήνας. Συμπεριλαμβάνω:

* Περιγραφή στοιχείου: Μια σαφής περιγραφή του τι είναι η πληρωμή.

* Ποσότητα: Εάν ισχύει (π.χ. για αγαθά).

* Τιμή μονάδας: Εάν ισχύει.

* Ποσό: Το συνολικό κόστος για κάθε στοιχείο.

* σύνολα: Υπολογίστε το συνολικό ποσό που καταβάλλεται χρησιμοποιώντας τους τύπους (συνάρτηση αθροίσματος). Εξετάστε τα ξεχωριστά σύνολα για τους φόρους και άλλες χρεώσεις.

* Μέθοδος πληρωμής: Αναφέρετε πώς θα γίνει η πληρωμή (έλεγχος, ηλεκτρονική μεταφορά κ.λπ.).

* εγκρίσεις: Συμπεριλάβετε χώρους για υπογραφές και τυπωμένα ονόματα εξουσιοδοτημένου προσωπικού (π.χ. λογιστής, διευθυντής).

* υποσέλιδο: Συμπεριλάβετε ένα χώρο για σημειώσεις ή σχόλια, αριθμό έκδοσης και ενδεχομένως ένα μοναδικό αναγνωριστικό.

2. Χρησιμοποιήστε τις λειτουργίες του Excel:

* τύποι: Χρησιμοποιήστε τους τύπους για να υπολογίσετε αυτόματα τα σύνολα (άθροισμα κ.λπ.) για να αποφύγετε χειροκίνητα σφάλματα.

* Επικύρωση δεδομένων: Χρησιμοποιήστε την επικύρωση δεδομένων για να διασφαλίσετε τη συνέπεια των δεδομένων (π.χ. μόνο αριθμοί στη στήλη "Ποσό", συγκεκριμένες μεθόδους πληρωμής από μια λίστα αναπτυσσόμενων).

* Μορφοποίηση υπό όρους: Επισημάνετε τα κύτταρα που μπορεί να χρειαστούν προσοχή (π.χ. αρνητικές ποσότητες).

* Μορφοποίηση αριθμού: Μορφή νομισματικά πεδία σωστά για να εμφανίζονται σωστά τα ποσά.

* Προστασία: Προστατέψτε το φύλλο εργασίας για να αποτρέψετε τυχαίες αλλαγές μετά την ολοκλήρωση.

3. Παράδειγμα διάταξης (κεφαλίδες στήλης):

| Κεφαλίδα στήλης | Τύπος δεδομένων | Τύπος (εάν ισχύει)

| -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

| Αριθμός κουπονιού | Κείμενο | =Concatenate ("κουπόνι-", σειρά ()-1) * (υποθέτει ότι η γραμμή κεφαλίδας είναι 1) * |

| Ημερομηνία | Ημερομηνία | |

| Όνομα δικαιούχου | Κείμενο | |

| Διεύθυνση δικαιούχου | Κείμενο | |

| Περιγραφή στοιχείου | Κείμενο | |

| Ποσότητα | Αριθμός | |

| Τιμή μονάδας | Νόμισμα | |

| Ποσό | Νόμισμα | =Ποσότητα*Τιμή μονάδας |

| Υποτομή | Νόμισμα | =Άθροισμα (στήλη ποσό) |

| Φόρος | Νόμισμα | |

| Σύνολο | Νόμισμα | =Υποσύνολο + φόρο |

| Μέθοδος πληρωμής | Κείμενο | |

| Προετοιμασμένος από | Κείμενο | |

| Εγκρίθηκε από | Κείμενο | |

4. Σημαντικές εκτιμήσεις:

* Ακρίβεια: Ελέγξτε όλους τους υπολογισμούς. Τα σφάλματα σε ένα κουπόνι εκταμίευσης μπορούν να έχουν σημαντικές οικονομικές συνέπειες.

* Έλεγχος: Διατηρήστε ένα σαφές μονοπάτι ελέγχου. Αυτό το πρότυπο πρέπει να αποτελεί μέρος ενός μεγαλύτερου λογιστικού συστήματος.

* Νομική συμμόρφωση: Αυτό το πρότυπο Excel δεν είναι * υποκατάστατο για το σωστό λογισμικό λογιστικής. Συμβουλευτείτε έναν λογιστή ή έναν οικονομικό επαγγελματία για να διασφαλίσετε ότι η διαδικασία σας συμμορφώνεται με όλες τις νομικές απαιτήσεις.

Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο λειτουργικής εκταμίευσης στο Excel, αλλά να θυμάστε τους περιορισμούς του και πάντα να αναφέρετε τα επίσημα λογιστικά σας αρχεία. Για σοβαρές επιχειρηματικές ανάγκες, είναι απαραίτητο το ειδικό λογισμικό λογιστικής.