Πώς συνδέετε τη βάση δεδομένων Microsoft Excel και MS Enfess;

Μπορείτε να συνδέσετε το Microsoft Excel σε μια βάση δεδομένων MS Access χρησιμοποιώντας αρκετές μεθόδους, το καθένα με τα δικά του πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα:

1. Χρήση της λειτουργικότητας εισαγωγής/συνδέσμου στο Excel:

Αυτή είναι η απλούστερη και πιο συνηθισμένη μέθοδος για τη σύνδεση δεδομένων.

* Ανοίξτε το Excel: Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας του Excel όπου θέλετε να εμφανιστούν τα δεδομένα.

* Καρτέλα δεδομένων: Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" στην κορδέλα.

* Λάβετε εξωτερικά δεδομένα: Κάντε κλικ στο "Λάβετε εξωτερικά δεδομένα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "από την πρόσβαση." (Σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel, μπορεί να δείτε "από άλλες πηγές" τότε "από τη βάση δεδομένων της Microsoft Access.")

* Επιλέξτε βάση δεδομένων: Μεταβείτε και επιλέξτε το αρχείο βάσης δεδομένων πρόσβασης (.mdb ή .accdb).

* Επιλέξτε πίνακα: Επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα από τη βάση δεδομένων πρόσβασης στην οποία θέλετε να συνδέσετε.

* Εισαγωγή έναντι σύνδεσης: Βασικά, επιλέξτε αν θα Εισαγωγή ή σύνδεσμος .

* Εισαγωγή: Δημιουργεί ένα αντίγραφο των δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο του Excel. Οι αλλαγές στη βάση δεδομένων πρόσβασης δεν θα αντικατοπτρίζονται στο Excel εκτός εάν εισάγετε ξανά.

* σύνδεσμος: Δημιουργεί μια ζωντανή σύνδεση. Οι αλλαγές που έγιναν στη βάση δεδομένων πρόσβασης θα αντικατοπτρίζονται στο Excel (και αντίστροφα, ανάλογα με τις ρυθμίσεις). Αυτό γενικά προτιμάται για τη διατήρηση των δεδομένων Excel συγχρονισμένα με τη βάση δεδομένων Access.

* Πλοήγηση και τελείωμα: Μπορεί να έχετε επιλογές για τον προσδιορισμό του τύπου δεδομένων, την τροποποίηση των ρυθμίσεων εισαγωγής και την επιλογή του πού να τοποθετήσετε τα συνδεδεμένα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο του Excel. Ακολουθήστε τις υποδείξεις για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία. Το Excel θα τοποθετήσει συνήθως τα συνδεδεμένα δεδομένα σε ένα νέο φύλλο εργασίας.

2. Χρησιμοποιώντας το Power Query (Get &Transform Data):

Το Power Query (Get &Transform Data σε νεότερες εκδόσεις Excel) παρέχει μια πιο ισχυρή και ευέλικτη μέθοδο για τη σύνδεση και τη συνεργασία με εξωτερικές πηγές δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των βάσεων δεδομένων πρόσβασης.

* Καρτέλα δεδομένων: Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα".

* Get &Transform Data: Κάντε κλικ στο "Λήψη δεδομένων" και στη συνέχεια επιλέξτε "από τη βάση δεδομένων" και στη συνέχεια "από τη βάση δεδομένων της Microsoft Access."

* Περιηγηθείτε και επιλέξτε: Περιηγηθείτε στη βάση δεδομένων πρόσβασης, επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα και κάντε κλικ στο "Load".

* Επεξεργαστής ερωτήματος Power: Θα εισαγάγετε τον επεξεργαστή Power Query, όπου μπορείτε να μεταμορφώσετε και να βελτιώσετε τα δεδομένα πριν το φορτώσετε στο φύλλο του Excel. Αυτό επιτρέπει τον καθαρισμό, το φιλτράρισμα και άλλους χειρισμούς δεδομένων πριν από τη σύνδεση. Στη συνέχεια, μπορείτε να φορτώσετε τα δεδομένα ως πίνακα ή πίνακας περιστροφής.

3. Χρήση VBA (Visual Basic for Applications):

Για πιο προηγμένα σενάρια ή αυτοματοποιημένη σύνδεση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον κώδικα VBA για να καθορίσετε τη σύνδεση και να ανακτήσετε δεδομένα. Αυτή η προσέγγιση προσφέρει μεγαλύτερο έλεγχο, αλλά απαιτεί γνώση προγραμματισμού. Ένα απλό παράδειγμα:

`` `vba

Sub linkAccessData ()

Dim CN ως αντικείμενο, RS ως αντικείμενο

Dim strconn ως συμβολοσειρά, strsql ως συμβολοσειρά

'Σειρά σύνδεσης (αντικαταστήστε με τη διαδρομή βάσης δεδομένων σας)

strconn ="πάροχος =microsoft.ace.oledb.12.0; data source =c:\ path \ to \ \ \ database.accdb;

'Ή για πρόσβαση 2003:

'strconn ="provider =microsoft.jet.oledb.4.0; data source =c:\ path \ to \ \ \ database.mdb;

Το ερώτημα SQL για την επιλογή δεδομένων

strsql ="Επιλέξτε * από το YourtableName"

«Δημιουργία αντικειμένου σύνδεσης

SET CN =CreateObject ("adodb.connection")

CN.Open Strconn

'Δημιουργία αντικειμένου εγγραφής

SET RS =CreateObject ("adodb.recordset")

Rs.Open Strsql, CN

«Αντιγραφή δεδομένων σε φύλλο excel (Ρυθμίστε το όνομα φύλλου και το κελί)

Αυτό το βιβλίο.sheets ("φύλλο1").

«Καθαρίστε

rs.close

cn.close

Set Rs =τίποτα

Ορίστε CN =τίποτα

Τερματισμός

`` `

Θυμηθείτε να αντικαταστήσετε το "C:\ PATH \ to \ \ \ database.accdb" "με την πραγματική διαδρομή προς το αρχείο βάσης δεδομένων πρόσβασης και το" Yourtablename "" με το όνομα του πίνακα που θέλετε να συνδέσετε. Θα χρειαστεί να προσαρμόσετε τον κώδικα ώστε να ταιριάζει με τις συγκεκριμένες ανάγκες σας, όπως σφάλματα χειρισμού ή εισαγωγή σε ένα συγκεκριμένο εύρος. Αυτή η μέθοδος απαιτεί τη σωστή μηχανή βάσης δεδομένων της Microsoft Access για να εγκατασταθεί στο σύστημά σας.

Σημαντικές εκτιμήσεις:

* Μηχανή βάσης δεδομένων: Βεβαιωθείτε ότι έχετε εγκαταστήσει τον σωστό κινητήρα βάσης δεδομένων της Microsoft Access στο σύστημά σας. Αυτό είναι συχνά απαραίτητο για τη σύνδεση με παλαιότερες βάσεις δεδομένων πρόσβασης (.mdb). Ο κινητήρας περιλαμβάνεται συνήθως με νεότερες εκδόσεις πρόσβασης, αλλά μπορεί να χρειαστεί ξεχωριστή λήψη για παλαιότερες εκδόσεις γραφείου.

* Διαδρομές αρχείου: Χρησιμοποιήστε απόλυτες διαδρομές αρχείων (πλήρεις διαδρομές) στη συμβολοσειρά σύνδεσης για να αποφύγετε τα προβλήματα εάν αλλάξει η θέση της βάσης δεδομένων.

* Ασφάλεια: Να είστε ενήμεροι για τις επιπτώσεις της ασφάλειας όταν συνδέεστε με βάσεις δεδομένων, ειδικά εκείνες που περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες.

* Ανανέωση δεδομένων: Τα συνδεδεμένα δεδομένα πρέπει να ανανεώνονται περιοδικά για να αντικατοπτρίζουν τις αλλαγές στη βάση δεδομένων πρόσβασης. Μπορείτε να ανανεώσετε με μη αυτόματο τρόπο ή να ρυθμίσετε αυτόματες ανανεώσεις.

Η καλύτερη μέθοδος εξαρτάται από τις τεχνικές σας δεξιότητες και την πολυπλοκότητα των αναγκών σας. Για απλές εργασίες, η ενσωματωμένη λειτουργικότητα εισαγωγής/συνδέσμου είναι επαρκής. Για πιο προηγμένο χειρισμό και αυτοματοποίηση δεδομένων συνιστάται, συνιστάται το ερώτημα Power ή το VBA.