Πώς μειώνετε το μέγεθος ενός αρχείου Excel;

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να μειωθεί το μέγεθος ενός αρχείου Excel. Εδώ είναι μερικά από τα πιο αποτελεσματικά:

1. Αφαιρέστε τα περιττά δεδομένα:

* Διαγραφή κενών σειρών και στήλες: Αυτός είναι ένας απλός αλλά αποτελεσματικός τρόπος εξοικονόμησης χώρου.

* Αφαιρέστε τις κρυφές σειρές και τις στήλες: Αυτά παίρνουν χώρο, παρόλο που δεν είναι ορατά.

* Διαγραφή φύλλων εργασίας αχρησιμοποίησης: Εάν έχετε επιπλέον φύλλα που δεν χρησιμοποιείτε, να τα ξεφορτωθείτε.

* Καθαρή περιττή μορφοποίηση: Η εκτεταμένη μορφοποίηση μπορεί να φουσκώσει το μέγεθος του αρχείου. Εφαρμόστε μορφοποίηση μόνο όπου χρειάζεται.

2. Συμπίεση εικόνων:

* Χρησιμοποιήστε μικρότερα μεγέθη εικόνων: Εάν χρησιμοποιείτε εικόνες, προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε μικρότερα μεγέθη αρχείων.

* Συμπίεση εικόνων μέσα στο βιβλίο εργασίας: Το Excel διαθέτει ενσωματωμένα εργαλεία για τη συμπίεση εικόνων.

3. Μειώστε την απόλυση δεδομένων:

* Χρησιμοποιήστε την επικύρωση δεδομένων για να περιορίσετε την καταχώρηση δεδομένων: Αυτό μπορεί να αποτρέψει την περιττή επανάληψη των πληροφοριών.

* Χρησιμοποιήστε τους τύπους για να υπολογίσετε τα δεδομένα αντί για σκληρή κωδικοποίηση: Αυτό μπορεί να μειώσει την ποσότητα των δεδομένων που είναι αποθηκευμένα στο αρχείο.

* Χρησιμοποιήστε πίνακες δεδομένων: Αυτά μπορεί να είναι πιο αποτελεσματικά από την είσοδο με το χέρι σε μεγάλες ποσότητες δεδομένων.

4. Βελτιστοποίηση μορφοποίησης:

* Αποφύγετε την υπερβολική μορφοποίηση: Συνεχίστε να διαμορφώνετε στο ελάχιστο για να αποφύγετε περιττό αρχείο.

* Χρησιμοποιήστε ενσωματωμένα στυλ: Η χρήση ενσωματωμένων στυλ συμβάλλει στη διατήρηση της συνέπειας και μπορεί να μειώσει το μέγεθος του αρχείου.

* Αποφύγετε τα σύνθετα κύτταρα: Απλοποιήστε τα σύνορα για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου.

5. Επιλέξτε τη σωστή μορφή αρχείου:

* Αποθήκευση ως .xlsx (excel open xml): Αυτή είναι η προεπιλεγμένη μορφή στις πρόσφατες εκδόσεις του Excel και είναι γενικά πιο αποτελεσματική από τις παλαιότερες μορφές όπως το .xls.

* Εξετάστε άλλες μορφές: Εάν δεν χρειάζεστε όλες τις λειτουργίες του Excel, μπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο σε διαφορετική μορφή, όπως το .csv ή το .txt, το οποίο συχνά θα είναι μικρότερο.

6. Χρησιμοποιήστε εργαλεία βελτιστοποίησης αρχείων του Excel:

* "Επιθεώρηση του εγγράφου" Χαρακτηριστικά: Αυτή η λειτουργία μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε πιθανές περιοχές για τη μείωση του μεγέθους αρχείου.

* "Αποθήκευση ως" παράθυρο διαλόγου: Το παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση ως" σάς επιτρέπει να επιλέξετε τη μορφή αρχείου και το επίπεδο συμπίεσης.

7. Πρόσθετες συμβουλές:

* Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου σας πριν κάνετε αλλαγές: Πάντα να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου σας πριν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές για να αποφύγετε την απώλεια δεδομένων.

* Αλλαγές δοκιμής πριν από την αποθήκευση: Αποθηκεύστε ένα αντίγραφο του αρχείου σας και κάντε τις αλλαγές σας σε αυτό το αντίγραφο για να βεβαιωθείτε ότι είστε ευχαριστημένοι με τα αποτελέσματα.

* Διατηρήστε το λογισμικό σας excel ενημερωμένο: Οι νεότερες εκδόσεις του Excel ενδέχεται να έχουν βελτιωμένες λειτουργίες βελτιστοποίησης αρχείων.

Ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές, μπορείτε να μειώσετε σημαντικά το μέγεθος των αρχείων του Excel και να βελτιώσετε την απόδοσή τους.