Πώς οργανώνετε το βιβλίο επιταγών σας στο Excel;

Ακολουθεί μια ανάλυση για το πώς να οργανώσετε το βιβλίο επιταγών σας στο Excel, μαζί με συμβουλές για τη δημιουργία ενός ισχυρού συστήματος:

1. Δημιουργήστε μια δομή υπολογιστικού φύλλου

* κεφαλίδες στήλης: Αυτά είναι τα βασικά στοιχεία των πληροφοριών που θα παρακολουθείτε για κάθε συναλλαγή:

* Ημερομηνία: Την ημερομηνία της συναλλαγής.

* Περιγραφή: Μια σαφής περιγραφή του τι ήταν η συναλλαγή (π.χ. "παντοπωλεία στο Walmart", "πληρωμή ενοικίασης", "φυσικό αέριο").

* Αριθμός ελέγχου: Εάν χρησιμοποιείτε επιταγές, εισαγάγετε τον αριθμό ελέγχου.

* Μέθοδος πληρωμής: Αναφέρετε πώς πληρώσατε (επιταγή, μετρητά, χρεωστική κάρτα, πιστωτική κάρτα κ.λπ.).

* Κατηγορία: Εκχωρήστε μια κατηγορία σε κάθε συναλλαγή (π.χ. "φαγητό", "στέγαση", "μεταφορά", "ψυχαγωγία").

* Debit/Credit: Χρησιμοποιήστε την "χρέωση" για τα χρήματα που βγαίνουν "" πίστωση "για τα χρήματα που έρχονται.

* Ποσό: Το ποσό της συναλλαγής.

* ισορροπία: Το υπόλοιπο σας μετά από κάθε συναλλαγή.

* Σειρά δείγματος:

* Ημερομηνία: 2023-10-26

* Περιγραφή: Παντοπωλεία στο Walmart

* Αριθμός ελέγχου: (Αφήστε κενό αν δεν ισχύει)

* Μέθοδος πληρωμής: Χρεωστική κάρτα

* Κατηγορία: Τροφή

* Debit/Credit: Χρέωση

* Ποσό: 50,00 $

* ισορροπία: 1000.00 $

2. Αρχικό υπόλοιπο

* Ξεκινήστε με το αρχικό σας υπόλοιπο: Εισαγάγετε το αρχικό σας υπόλοιπο (το ποσό που είχατε στο λογαριασμό σας πριν από οποιαδήποτε συναλλαγή) στην πρώτη σειρά της στήλης "Balance".

3. Υπολογισμός ισοζυγίου

* Φόρμουλα: Στη στήλη "Balance", χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να υπολογίσετε το ισορροπία σας. Δείτε πώς λειτουργεί:

* Αρχική ισορροπία: Η τιμή στη στήλη "Balance" της προηγούμενης σειράς.

* Debit/Credit: Εάν η συναλλαγή είναι χρεωστική (χρήματα), αφαιρέστε το "ποσό" από το "υπόλοιπο" της προηγούμενης σειράς. Εάν είναι πίστωση (χρήματα), προσθέστε το "ποσό" στο προηγούμενο υπόλοιπο.

* Παράδειγμα φόρμουλα: Ας υποθέσουμε ότι ο τύπος για την ισορροπία στη δεύτερη σειρά θα ήταν:`=B1 - C2` (υποθέτοντας ότι το" B1 "είναι το προηγούμενο υπόλοιπο και το" C2 "είναι το τρέχον ποσό συναλλαγής).

4. Μορφοποίηση και ταξινόμηση

* Μορφή: Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία μορφοποίησης του Excel για να κάνετε το υπολογιστικό σας φύλλο οπτικά ελκυστικό και εύκολο στην ανάγνωση. Μπορείτε να διαμορφώσετε αριθμούς, ημερομηνίες και να προσθέσετε σύνορα, σκίαση και στυλ γραμματοσειράς.

* ταξινόμηση: Μπορείτε εύκολα να ταξινομήσετε τις συναλλαγές σας ανά ημερομηνία, κατηγορία ή ποσό χρησιμοποιώντας τις λειτουργίες διαλογής του Excel. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο κατά την ανάλυση των δαπανών σας.

5. Κατηγοριοποίηση συναλλαγών

* λίστες κατηγοριών: Δημιουργήστε ένα ξεχωριστό φύλλο ή μια λίστα στο ίδιο φύλλο με τις κύριες καταχωρήσεις βιβλίου επιταγών. Καταγράψτε όλες τις κοινές σας κατηγορίες (τρόφιμα, στέγαση, μεταφορά, ψυχαγωγία κ.λπ.).

* Αναπτημένο μενού: Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα επικύρωσης δεδομένων του Excel για να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού στη στήλη "Κατηγορία". Αυτό σας επιτρέπει να επιλέξετε εύκολα τη σωστή κατηγορία για κάθε συναλλαγή.

6. Ανάλυση και αναφορά

* Πίνακες περιστροφής: Οι πίνακες περιστροφής του Excel είναι ισχυροί για την ανάλυση των δεδομένων δαπανών σας. Μπορείτε εύκολα να συνοψίσετε τις δαπάνες σας ανά κατηγορία, μήνα ή άλλα κριτήρια.

* Διαγράμματα: Δημιουργήστε διαγράμματα (γραφήματα ράβδων, διαγράμματα πίτας κ.λπ.) για να απεικονίσετε τα πρότυπα δαπανών σας.

* Φιλτράρισμα: Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία φιλτραρίσματος του Excel για να περιορίσετε γρήγορα τις συναλλαγές σας με βάση συγκεκριμένα κριτήρια (εύρος ημερομηνίας, κατηγορία, ποσό).

7. Συμβουλές για επιτυχία

* συνέπεια: Να είστε επιμελής για την καταγραφή κάθε συναλλαγής αμέσως μόλις συμβεί.

* Συμφιλίωση: Συγκρίνετε τακτικά το υπόλοιπο του βιβλίου επιταγών με την τραπεζική σας δήλωση. Αυτό είναι απαραίτητο για την εξασφάλιση της ακρίβειας.

* backup: Πάντα να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας του υπολογιστικού φύλλου σας για να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων.

Εδώ είναι μερικά επιπλέον χαρακτηριστικά που μπορείτε να εξερευνήσετε:

* Χρώμα κωδικοποίησης: Χρησιμοποιήστε την κωδικοποίηση χρωμάτων για να διακρίνετε οπτικά διαφορετικούς τύπους συναλλαγών (π.χ. κόκκινο για χρεώσεις, πράσινο για πιστώσεις).

* Σημειώσεις: Προσθέστε μια στήλη "Σημειώσεις" για να συμπεριλάβετε πρόσθετες πληροφορίες για κάθε συναλλαγή.

* autosum: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "AutoSum" του Excel για να υπολογίσετε το συνολικό ποσό των χρεών και των πιστώσεων σας.

Ακολουθώντας αυτά τα βήματα και ενσωματώνοντας πρόσθετα χαρακτηριστικά, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα εξατομικευμένο και ισχυρό βιβλίο επιταγών Excel που σας βοηθά να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τα οικονομικά σας.