Τι είναι μια λίστα επικύρωσης στο Excel;

Στο Excel, A Λίστα επικύρωσης είναι ένας κανόνας επικύρωσης δεδομένων που περιορίζει τα δεδομένα που εισάγονται σε ένα κύτταρο σε ένα προκαθορισμένο σύνολο τιμών. Αυτό το σύνολο τιμών μπορεί να είναι μια λίστα αντικειμένων, μια σειρά κυττάρων ή ένας τύπος που επιστρέφει μια λίστα.

Ακολουθεί μια κατανομή του τρόπου λειτουργίας των λιστών επικύρωσης και των παροχών τους:

Πώς λειτουργεί:

1. Δημιουργία της λίστας: Ορίζετε τη λίστα των επιτρεπόμενων τιμών είτε απευθείας στις ρυθμίσεις επικύρωσης δεδομένων είτε αναφέροντας μια σειρά κυττάρων ή έναν τύπο.

2. Εφαρμόστε τον κανόνα: Εφαρμόζετε αυτόν τον κανόνα στα κύτταρα στόχου όπου θέλετε να περιορίσετε την εισαγωγή δεδομένων.

3. Εμπειρία χρήστη: Όταν ένας χρήστης κάνει κλικ στο κελί με επικύρωση, θα δουν ένα αναπτυσσόμενο βέλος με τη λίστα των έγκυρων τιμών.

4. επιβολή δεδομένων: Εάν ο χρήστης επιχειρεί να εισαγάγει μια τιμή που δεν βρίσκεται στη λίστα, το Excel θα τον αποτρέψει και θα εμφανίσει ένα μήνυμα σφάλματος.

Οφέλη από τη χρήση λιστών επικύρωσης:

* Ακρίβεια δεδομένων: Εξασφαλίζει ότι εισάγονται μόνο οι σωστές και προκαθορισμένες τιμές, αποτρέποντας τα σφάλματα και τις ασυνέπειες.

* Συμφωνία δεδομένων: Προωθεί την ομοιομορφία σε πολλαπλά κύτταρα επιβάλλοντας τη χρήση του ίδιου συνόλου τιμών.

* Βελτιωμένη εμπειρία χρήστη: Κάνει την καταχώρηση δεδομένων ευκολότερη και ταχύτερη παρέχοντας μια σαφή και συνοπτική λίστα επιλογών.

* Ενισχυμένη παραγωγικότητα: Μειώνει το χρόνο που δαπανάται για την εισαγωγή δεδομένων και τη διόρθωση δεδομένων, καθώς οι χρήστες καθοδηγούνται σε έγκυρες εισόδους.

* Καλύτερη ανάλυση δεδομένων: Χρησιμοποιώντας συνεπή δεδομένα, η ανάλυση δεδομένων και η αναφορά σας θα είναι πιο ακριβείς και αξιόπιστες.

Παραδείγματα χρήσης λιστών επικύρωσης:

* Αναπτημένο μενού για ονόματα πελατών: Δημιουργήστε μια λίστα με ονόματα πελατών σε ξεχωριστό εύρος κυττάρων και εφαρμόστε το ως λίστα επικύρωσης σε μια στήλη για ονόματα πελατών.

* Κατηγορίες προϊόντων: Επιτρέψτε στους χρήστες να επιλέξουν μια κατηγορία προϊόντων από μια προκαθορισμένη λίστα (π.χ. ηλεκτρονικά, ρούχα, τρόφιμα) για συνεπή κατηγοριοποίηση.

* DATE RANGES: Ορίστε ένα συγκεκριμένο εύρος ημερομηνιών (π.χ., μεταξύ 1 Ιανουαρίου και 31 Δεκεμβρίου) ως λίστα επικύρωσης για μια στήλη ημερομηνίας.

Δημιουργία μιας λίστας επικύρωσης στο Excel:

1. Επιλέξτε το κελί που θέλετε να εφαρμόσετε τον κανόνα σε.

2. Πηγαίνετε στα δεδομένα αυτί.

3. Κάντε κλικ στο επικύρωση δεδομένων στα εργαλεία δεδομένων ομάδα.

4. Στις ρυθμίσεις αυτί:

* Επιλέξτε Λίστα Από το επιτρέψτε αναπτυσσόμενο αναπτυσσόμενο.

* Στην πηγή πεδίο, είτε πληκτρολογήστε τη λίστα των τιμών απευθείας, διαχωρίζεται από κόμματα, είτε επιλέξτε το εύρος κυττάρων που περιέχει τη λίστα.

* (Προαιρετικό) Μπορείτε να προσαρμόσετε το μήνυμα εισόδου και Ειδοποίηση σφάλματος Τμήματα για την παροχή χρήσιμων μηνυμάτων στους χρήστες.

5. Κάντε κλικ στο ok .

Η χρήση λιστών επικύρωσης είναι ένας ισχυρός τρόπος για να εξασφαλιστεί η ακρίβεια των δεδομένων, η συνέπεια και η ευκολία χρήσης στο Excel. Είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για την ενίσχυση των υπολογιστικών φύλλων και των ροών εργασίας σας.