Ποιο εργαλείο θα μπορούσε πιθανότατα να χρησιμοποιήσει εάν ένα γραφείο προγράμματος για το σύστημα εντολών και ελέγχου πρέπει να προετοιμάσει τη δήλωση εργασίας;

Δεν υπάρχει ένα ενιαίο "πιο πιθανό" εργαλείο, καθώς η επιλογή εξαρτάται από τις υπάρχουσες διαδικασίες, εργαλεία και προτιμήσεις του γραφείου του προγράμματος. Ωστόσο, πολλά εργαλεία χρησιμοποιούνται συνήθως για την προετοιμασία των δηλώσεων εργασίας (χοιρομητέρες) σε ένα γραφείο προγράμματος συστήματος εντολών και ελέγχου (C2). Οι πιο πιθανοί υποψήφιοι εμπίπτουν σε αυτές τις κατηγορίες:

* επεξεργαστές κειμένου με πρότυπα: Η Microsoft Word είναι μια πολύ κοινή επιλογή. Τα γραφεία του προγράμματος έχουν συχνά τυποποιημένα πρότυπα για να εξασφαλίσουν τη συνέπεια και τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις. Αυτά τα πρότυπα βοηθούν στη δομή των τμημάτων της SOW (πεδίο εφαρμογής, παραδοτέα, κριτήρια αποδοχής κ.λπ.).

* Λογισμικό διαχείρισης έργων: Εργαλεία όπως το MS Project, το Primavera P6 ή το JIRA (με τα κατάλληλα plugins) μπορούν να βοηθήσουν στη δημιουργία χοιρομητέρων, ιδιαίτερα όταν ενσωματώνουν το SOW με τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση του έργου. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να βοηθήσουν στη διαχείριση των καθηκόντων, των χρονοδιαγραμμάτων και των πόρων που σχετίζονται με το έργο που περιγράφεται στο SOW.

* Ειδικό λογισμικό γραφής προτάσεων: Τα πιο εξελιγμένα πακέτα λογισμικού που έχουν σχεδιαστεί ειδικά για πρόταση και σύνταξη συμβολαίων (μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν QVIDIAN ή LOOPIO) προσφέρουν χαρακτηριστικά όπως έλεγχος έκδοσης, εργαλεία συνεργασίας και αυτοματοποιημένες βιβλιοθήκες περιεχομένου, οι οποίες μπορούν να είναι πολύτιμες για σύνθετες χοιρομητέρες. Ωστόσο, αυτά μπορεί να είναι υπερβολικά εκτός εάν το γραφείο του προγράμματος συχνά χειρίζεται μεγάλες, σύνθετες προμήθειες.

* Εργαλεία από την κυβέρνηση: Ορισμένες κυβερνητικές υπηρεσίες ενδέχεται να προτιμούν ή να προτιμούν σε μεγάλο βαθμό τη χρήση συγκεκριμένων πλατφορμών λογισμικού για διαχείριση προτάσεων και συμβάσεων. Αυτά ποικίλλουν ευρέως ανάλογα με τη χώρα και τη συγκεκριμένη υπηρεσία που εμπλέκεται.

Εν ολίγοις, ενώ Microsoft Word με ένα προσαρμοσμένο πρότυπο είναι ίσως το πιο συνηθισμένο σημείο εκκίνησης, το βέλτιστο εργαλείο θα εξαρτηθεί από το μέγεθος και την πολυπλοκότητα του έργου, την υπάρχουσα υποδομή του οργανισμού και τυχόν κανονιστικές απαιτήσεις. Το γραφείο του προγράμματος μπορεί να χρησιμοποιήσει ακόμη και ένα συνδυασμό εργαλείων.