Ποιες εργασίες εκτελούν οι διαχειριστές και πόσο χρόνο ξοδεύουν σε κάθε ένα;

Ο χρόνος που ένας διαχειριστής ξοδεύει σε διαφορετικά καθήκοντα ποικίλλει δραματικά ανάλογα με το επίπεδό τους (π.χ. επόπτης πρώτης γραμμής εναντίον CEO), βιομηχανία, μέγεθος εταιρείας και ακόμη και το ατομικό στυλ διαχείρισης τους. Δεν υπάρχει ενιαία οριστική απάντηση. Ωστόσο, μπορούμε να κατηγοριοποιήσουμε τα κοινά διαχειριστικά καθήκοντα και να δώσουμε μια * γενικευμένη * αίσθηση κατανομής χρόνου, κατανόηση Αυτή είναι μια ευρεία προσέγγιση:

Κατηγορίες διαχειριστικών εργασιών και κατά προσέγγιση κατανομής χρόνου (πολύ μεταβλητή):

* Σχεδιασμός και στρατηγική (15-30%): Αυτό συνεπάγεται τον καθορισμό στόχων, την ανάπτυξη στρατηγικών για την επίτευξή τους, την κατανομή των πόρων και την πρόβλεψη μελλοντικών αναγκών. Οι διαχειριστές υψηλότερου επιπέδου ξοδεύουν πολύ περισσότερο χρόνο εδώ. Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

* Δημιουργία προϋπολογισμών

* Ανάπτυξη μακροπρόθεσμων στρατηγικών σχεδίων

* Καθορισμός στόχων τμημάτων

* Αναλύοντας τις τάσεις της αγοράς

* Οργάνωση &στελέχωση (10-20%): Αυτό περιλαμβάνει το σχεδιασμό οργανωτικών δομών, την πρόσληψη και την πρόσληψη υπαλλήλων, την ανάθεση καθηκόντων και τη διαχείριση των ροών εργασίας. Αυτό το ποσοστό μπορεί να είναι υψηλότερο για τους διαχειριστές μεγαλύτερων ομάδων ή κατά τη διάρκεια περιόδων σημαντικής αλλαγής. Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

* Ανάπτυξη οργανωτικών διαγραμμάτων

* Διεξαγωγή κριτικών επιδόσεων

* Πρόσληψη και επιβίβαση νέων υπαλλήλων

* Διαχείριση χρονοδιαγραμμάτων εργαζομένων

* Ηγετική &κίνητρα (15-25%): Αυτό επικεντρώνεται στην οικοδόμηση και τη διατήρηση ενός θετικού περιβάλλοντος ομάδας, στην προώθηση της επικοινωνίας, στην παροχή υποστήριξης και ανατροφοδότησης και στην επίλυση συγκρούσεων. Η αποτελεσματική ηγεσία είναι ζωτικής σημασίας, αλλά ο χρόνος που δαπανάται μπορεί να κυμαίνεται ανάλογα με τη δυναμική της ομάδας. Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

* Συνεδριάσεις της ομάδας

* Υπάλληλοι καθοδήγησης και καθοδήγησης

* Δίνοντας εποικοδομητικά σχόλια

* Κίνητρο της ομάδας να επιτύχει στόχους

* Έλεγχος &παρακολούθηση (15-25%): Αυτό συνεπάγεται την παρακολούθηση της προόδου προς τους στόχους, τη μέτρηση της απόδοσης, τον εντοπισμό προβλημάτων και τη λήψη διορθωτικών μέτρων. Αυτό περιλαμβάνει τακτική αναφορά και ανάλυση. Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

* Παρακολούθηση των βασικών δεικτών απόδοσης (KPIs)

* Αναθεώρηση των αναφορών και των δεδομένων

* Προσδιορισμός και επίλυση προβλημάτων

* Εφαρμογή διορθωτικών ενεργειών

* Επικοινωνία (15-25%): Αυτό είναι αναμφισβήτητα * το πιο σημαντικό * και διάχυτο έργο. Περιλαμβάνει εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία - συναντήσεις, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, παρουσιάσεις, εκθέσεις κλπ. Το ποσοστό μπορεί να είναι ακόμη υψηλότερο σε ρόλους με εκτεταμένη διαχείριση των ενδιαφερομένων. Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

* Παρακολούθηση συναντήσεων

* Γράφοντας αναφορές και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

* Παρουσίαση στους ενδιαφερόμενους

* Επικοινωνία με άλλα τμήματα

* Δικτύωση &οικοδόμηση σχέσεων (5-15%): Η οικοδόμηση σχέσεων με συναδέλφους, πελάτες και άλλους ενδιαφερόμενους είναι απαραίτητη, ειδικά για τους διαχειριστές σε συνεργατικά περιβάλλοντα. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει εσωτερική πολιτική πλοήγηση.

Σημαντικές εκτιμήσεις:

* ιεραρχία: Οι ανώτεροι διευθυντές δαπανούν ένα δυσανάλογο χρονικό διάστημα για τον σχεδιασμό και τις στρατηγικές πρωτοβουλίες σε σύγκριση με τους επόπτες της πρώτης γραμμής, οι οποίοι αφιερώνουν περισσότερο χρόνο για να κατευθύνουν την επίβλεψη και τα επιχειρησιακά καθήκοντα.

* Βιομηχανία: Ένας διευθυντής σε μια γρήγορη τεχνολογική εκκίνηση πιθανότατα θα περάσει περισσότερο χρόνο για να προσαρμοστεί στην ταχεία αλλαγή και λιγότερο στις παραδοσιακές γραφειοκρατικές διαδικασίες σε σύγκριση με έναν διαχειριστή σε μια σταθερή, ρυθμιζόμενη βιομηχανία.

* Εταιρική κουλτούρα: Ορισμένες εταιρείες υπογραμμίζουν τη συνεργασία και την ομαδική εργασία, απαιτώντας περισσότερο χρόνο για την επικοινωνία και την οικοδόμηση σχέσεων. Άλλοι μπορεί να είναι πιο ιεραρχικοί, απαιτώντας περισσότερο χρόνο στον έλεγχο των οδηγιών.

* Ατομικό στυλ: Ορισμένοι διαχειριστές είναι πιο πρακτικοί, ξοδεύοντας περισσότερο χρόνο για άμεση εποπτεία των εργαζομένων. Άλλοι μεταβιβάζουν περισσότερα, απελευθερώνοντας χρόνο για στρατηγικά καθήκοντα.

Αυτή είναι μια απλοποιημένη προβολή. Πολλές εργασίες επικαλύπτονται και η ακριβής κατανομή του χρόνου είναι εξαιρετικά δυναμική. Οι μελέτες που χρησιμοποιούν το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου αποκαλύπτουν σημαντικές διακυμάνσεις, αλλά οι παραπάνω κατηγορίες παρέχουν ένα χρήσιμο πλαίσιο για την κατανόηση του εύρους των ευθυνών ενός διαχειριστή.