Ποιες είναι οι διαφορές μεταξύ μιας βιβλιοθήκης εγγράφων SharePoint και του χώρου εργασίας πότε θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα αντί για άλλο;

Τόσο οι βιβλιοθήκες εγγράφων SharePoint όσο και οι χώροι εργασίας (συγκεκριμένα, οι χώροι εργασίας της Microsoft Teams συχνά ενσωματώνονται στο SharePoint) χρησιμοποιούνται για τη συνεργασία και την αποθήκευση εγγράφων, αλλά διαφέρουν σημαντικά στο σκοπό και τα χαρακτηριστικά τους:

Βιβλιοθήκη εγγράφων SharePoint:

* Πρωτογενής σκοπός: Κεντρική αποθήκευση και διαχείριση εγγράφων. Η εστίαση είναι στην έκδοση εγγράφων, μεταδεδομένα, δικαιώματα και δυνατότητες αναζήτησης για αποτελεσματική διαχείριση εγγράφων. Σκεφτείτε το ως δομημένο υπουργικό συμβούλιο αρχειοθέτησης.

* Οργανισμός: Εξαιρετικά δομημένη. Τα έγγραφα οργανώνονται σε φακέλους και τα μεταδεδομένα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για προηγμένη αναζήτηση και φιλτράρισμα.

* Συνεργασία: Η συνεργασία είναι δυνατή, αλλά είναι περισσότερο ένα χαρακτηριστικό που είναι στρωμένο στην κύρια λειτουργία της αποθήκευσης εγγράφων. Τα σχόλια και η συν-συγγραφή είναι διαθέσιμα, αλλά όχι η κεντρική εστίαση.

* Επικοινωνία: Περιορισμένα ενσωματωμένα χαρακτηριστικά επικοινωνίας. Συνήθως βασίζεται σε εξωτερικά εργαλεία επικοινωνίας που περιβάλλει τα έγγραφα.

* Καλύτερες περιπτώσεις χρήσης:

* Αποθήκευση και διαχείριση μεγάλου αριθμού εγγράφων με εκλεπτυσμένες ανάγκες ελέγχου εκδοχής και πρόσβασης.

* Αρχή σημαντικών εγγράφων που απαιτούν μακροπρόθεσμη διατήρηση και διαδρομές ελέγχου.

* Καταστάσεις όπου η δομημένη αποθήκευση και τα μεταδεδομένα είναι κρίσιμες (π.χ. νομική, κανονιστική συμμόρφωση).

* Όταν χρειάζεστε δυναμικές δυνατότητες αναζήτησης και φιλτραρίσματος σε πολλά έγγραφα.

Ο χώρος εργασίας της Microsoft Teams (συχνά ενσωματωμένο με το SharePoint):

* Πρωτογενής σκοπός: Διευκόλυνση της συνεργασίας και της επικοινωνίας της ομάδας γύρω από ένα έργο ή κοινό στόχο. Η αποθήκευση εγγράφων είναι μια λειτουργία υποστήριξης *. Σκεφτείτε το ως κεντρικό κόμβο για μια ομάδα έργου.

* Οργανισμός: Λιγότερο δομημένες από τις βιβλιοθήκες εγγράφων. Ενώ τα έγγραφα αποθηκεύονται σε μια βιβλιοθήκη SharePoint πίσω από τις σκηνές (συχνά κρυμμένες από τον χρήστη), η διεπαφή ομάδων δίνει προτεραιότητα σε συνομιλίες, κανάλια για συγκεκριμένα θέματα και γρήγορη πρόσβαση σε κοινά αρχεία που σχετίζονται με αυτές τις συνομιλίες.

* Συνεργασία: Η συνεργασία είναι κεντρική. Οι ομάδες προσφέρουν συνομιλία σε πραγματικό χρόνο, κλήσεις βίντεο, κοινή χρήση αρχείων και διαχείριση εργασιών, όλα μέσα σε μια ενιαία διεπαφή.

* Επικοινωνία: Τα πλούσια χαρακτηριστικά επικοινωνίας είναι ενσωματωμένα. Η συνομιλία, οι συναντήσεις, τα κανάλια κ.λπ. έχουν σχεδιαστεί για να υποστηρίζουν τη συνεχιζόμενη ομαδική επικοινωνία.

* Καλύτερες περιπτώσεις χρήσης:

* Έργα που απαιτούν στενή συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας.

* Καταστάσεις όπου η ταχεία επικοινωνία και η ανταλλαγή πληροφοριών είναι απαραίτητες.

* Όταν χρειάζεστε ένα κεντρικό κόμβο για όλες τις δραστηριότητες που σχετίζονται με το έργο, όχι μόνο τα έγγραφα.

* Όταν πρέπει να ενσωματώσετε άλλες εφαρμογές και υπηρεσίες στη ροή εργασίας σας (π.χ. Planner, Power BI).

Πότε να χρησιμοποιήσετε ποια:

* Επιλέξτε μια βιβλιοθήκη εγγράφων SharePoint εάν: Χρειάζεστε κυρίως ένα ισχυρό, δομημένο σύστημα για την αποθήκευση και τη διαχείριση εγγράφων με έμφαση στον έλεγχο, την ασφάλεια και τα μεταδεδομένα. Η συνεργασία είναι σημαντική, αλλά όχι ο κεντρικός οδηγός.

* Επιλέξτε ένα χώρο εργασίας Microsoft Teams εάν: Χρειάζεστε έναν κεντρικό κόμβο για την ομαδική επικοινωνία και τη συνεργασία και η κοινή χρήση εγγράφων είναι ένα στοιχείο υποστήριξης. Η επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο, τα ολοκληρωμένα εργαλεία και η λιγότερο δομημένη προσέγγιση είναι απαραίτητες.

Σε πολλές περιπτώσεις, συνεργάζονται. Ένας χώρος εργασίας ομάδων χρησιμοποιεί συχνά μια βιβλιοθήκη εγγράφων SharePoint πίσω από τις σκηνές για να αποθηκεύσει τα αρχεία που μοιράζονται μέσα στην ομάδα. Η διεπαφή χρήστη εντός των ομάδων απλοποιεί την αλληλεπίδραση, εστιάζοντας στη συνεργασία, ενώ το SharePoint παρέχει την υποκείμενη υποδομή διαχείρισης εγγράφων.