Πώς να Scan & Κρατήστε έγγραφα του Office

Ο τύπος του σαρωτή που χρησιμοποιείτε για έγγραφα του γραφείου σας θα εξαρτηθεί από το μέγεθος του εγγράφου και άλλες ανάγκες σας . Σαρωτές σας επιτρέπουν την εύκολη σάρωση παχιά ή περίεργο σχήμα εγγράφων , ενώ οι σαρωτές τροφοδοσίας μέσω λειτουργεί καλά για το πρότυπο 8 1/2-by-11-inch χαρτί . Χειρός σαρωτές θα σας βοηθήσει να σαρώσει μεγαλύτερα μεγέθη εγγράφου που δεν ταιριάζει στην καρότσα ή τροφοδοσίας μέσω scanners , όπως αρχιτεκτονικά σχέδια ή 11 - από - 17 εκτυπώσεις . Αφού έχετε επιλέξει το σαρωτή σας , θα πρέπει να δημιουργήσει και να οργανώσει εικονική συστήματος αρχειοθέτησης σας . Αν σκοπεύετε να σαρώσετε έγγραφα του γραφείου σας , ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου όπως το MS Word , Open Office Writer ή το WordPad , επιλέξτε ένα σαρωτή που περιλαμβάνει το λογισμικό OCR . Οδηγίες
Η

1 Εγκαταστήστε το λογισμικό του προγράμματος οδήγησης που συνόδευε το σαρωτή σας στον υπολογιστή ο σαρωτής συνδέεται σε . Εάν χρησιμοποιείτε ένα δικτυακό σαρωτή , μπορεί να χρειαστεί να εγκαταστήσετε το πρόγραμμα οδήγησης σε κάθε υπολογιστή που χρησιμοποιεί το ίδιο το σαρωτή , αλλά όχι κάθε υπολογιστή που χρειάζεται για να δείτε τα έγγραφα . Ακολουθήστε όλες τις οδηγίες της συσκευασίας και επί της οθόνης οδηγίες για να βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό του σαρωτή σας έχει εγκατασταθεί σωστά . 2

Ξεκινήστε το λογισμικό του σαρωτή , με διπλό κλικ στο εικονίδιο στον υπολογιστή σας . Τα περισσότερα λογισμικό του σαρωτή έχει τις ρυθμίσεις που θα σας επιτρέψει να αποθηκεύσετε σαρώνει σε ορισμένες μορφές αρχείων , όπως PDF , JPG και DOC .
Εικόνων 3

Κάντε κλικ στην επιλογή PDF , εάν θέλετε να σαρώσετε έγγραφα, έτσι διατηρούν όλα τα οπτικά χαρακτηριστικά τους, συμπεριλαμβανομένων των λέξεων και των εικόνων . Δεν θα είναι σε θέση να τροποποιήσει αυτά τα έγγραφα , χωρίς ένα πρόγραμμα επεξεργασίας PDF , αλλά θα είστε σε θέση να δείτε και να τα μοιραστείτε με οποιονδήποτε υπολογιστή που έχει το ελεύθερο Adobe Acrobat Reader λογισμικό . Ρυθμίστε τις επιλογές PDF για το μέγεθος και την ανάλυση που θέλετε ως πρότυπο σάρωσης . Το λογισμικό μπορεί επίσης να επιτρέψει σε σας για να επιλέξετε μια προεπιλεγμένη τοποθεσία όπου θα αποθηκεύσετε όλα τα αρχεία PDF . Επιλέξτε μια θέση που είναι εύκολο να βρεθεί , όπως ένα φάκελο στην επιφάνεια εργασίας σας .
Η

4 Κάντε κλικ στο κείμενο , το Word ή το εικονίδιο OCR . Ορίστε την προτιμώμενη μέγεθος του εγγράφου , το ψήφισμά σας και την προεπιλεγμένη θέση για τα τυχόν έγγραφα που θέλετε να σαρώσετε , έτσι ώστε να είναι δυνατή η επεξεργασία σε έναν επεξεργαστή κειμένου . Αν ο καθένας στην εταιρεία σας χρησιμοποιεί το ίδιο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου , έχουν τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα σε μορφή του εν λόγω επεξεργαστή. Αν όχι , την αποθήκευση των αρχείων σε μορφή εμπλουτισμένου κειμένου ( . Rtf) είναι το καλύτερο, καθώς αυτό μπορεί να διαβαστεί από τους περισσότερους επεξεργαστές κειμένου .
5

Κάντε κλικ στην επιλογή για το έθιμο σαρώνει και τη σύσταση κάθε άλλης κοινής σάρωσης εργασίες που σκοπεύετε να εκτελέσετε , όπως η σάρωση 2 - από - 3 - ιντσών PDF για επαγγελματικές κάρτες ή διαφορετικές τοποθεσίες αρχείων για σαρώσεις για να σωθεί και να αποθηκεύονται .
Η 6

Test κάθε ρύθμιση σαρώνοντας την κατάλληλη τύπο του εγγράφου από τον σαρωτή , τότε τον έλεγχο τη θέση του αρχείου για να βεβαιωθείτε ότι αποθηκεύονται σωστά . Το λογισμικό OCR δεν είναι 100 τοις εκατό ακριβής , έτσι πάντα να ελέγχετε τα αρχεία OCR για τα λάθη , ειδικά όταν τα σύνορα ή ασυνήθιστο γραμματοσειρές που χρησιμοποιούνται .
Η 7

Ενημερώστε το υπόλοιπο προσωπικό του γραφείου, όπου αποθηκεύεται κάθε τύπο αρχείου και πώς να χρησιμοποιήσει το σαρωτή σωστά .
8

Back up του υπολογιστή που αποθηκεύει τα έγγραφα τακτικά. Αυτό θα κρατήσει ένα αντίγραφο των σαρωμένων εγγράφων σας σε περίπτωση βλάβης του υπολογιστή .
Η
εικόνων