Τι είναι το εξωτερικό σύστημα πληροφοριών;

Ένα εξωτερικό σύστημα πληροφοριών είναι ένα σύστημα που υπάρχει εκτός του άμεσου ελέγχου ενός οργανισμού, αλλά χρησιμοποιείται από τον οργανισμό για να υποστηρίξει τις λειτουργίες του, τη λήψη αποφάσεων ή άλλες λειτουργίες. Αυτά τα συστήματα είναι προσβάσιμα και χρησιμοποιούνται και όχι ανήκουν ή διαχειρίζονται εσωτερικά. Μπορούν να είναι οτιδήποτε από δημόσιες βάσεις δεδομένων και ιστότοπους έως υπηρεσίες που βασίζονται σε σύννεφο και συστήματα συνεργατών.

Ακολουθεί μια ανάλυση των βασικών χαρακτηριστικών:

* Εξωτερικά ανήκει και διαχειρίζεται: Ο οργανισμός δεν διαθέτει ή διαχειρίζεται άμεσα το υλικό, το λογισμικό ή τα δεδομένα του συστήματος.

* Πρόσβαση μέσω δικτύου: Η πρόσβαση αποκτάται συνήθως μέσω σύνδεσης δικτύου, συχνά στο Διαδίκτυο.

* ποικιλία τύπων: Αυτό περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα συστημάτων, όπως:

* Δημόσιες βάσεις δεδομένων: Κυβερνητικά σύνολα δεδομένων, ερευνητικές βάσεις δεδομένων (όπως PubMed) κ.λπ.

* Εμπορικές βάσεις δεδομένων: Πηγές πληροφοριών που βασίζονται σε συνδρομές.

* Υπηρεσίες cloud: SAAS (λογισμικό ως υπηρεσία) Εφαρμογές όπως πλατφόρμες αυτοματοποίησης CRM, ERP ή μάρκετινγκ.

* Συστήματα συνεργατών: Συστήματα που ανήκουν σε προμηθευτές, πελάτες ή άλλους συνεργάτες, επιτρέποντας την ανταλλαγή δεδομένων και την ολοκλήρωση.

* πλατφόρμες κοινωνικών μέσων: Χρησιμοποιείται για μάρκετινγκ, εξυπηρέτηση πελατών ή έρευνα αγοράς.

* πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου: Που χρησιμοποιούνται για πωλήσεις και συναλλαγές.

* Κυβερνητικές υπηρεσίες των υπηρεσιών: Κατάθεση φόρων, απόδοση αδειών κ.λπ.

Παραδείγματα:

* Μια εταιρεία λιανικής πώλησης που χρησιμοποιεί μια πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου που βασίζεται σε σύννεφο (όπως το Shopify) για τη διαχείριση του ηλεκτρονικού της κατάστημα.

* Μια τράπεζα που χρησιμοποιεί ένα σύστημα βαθμολόγησης πίστωσης από έναν πάροχο τρίτου μέρους.

* Μια εταιρεία παραγωγής που χρησιμοποιεί μια ηλεκτρονική πύλη προμηθευτή για την παρακολούθηση παραγγελιών και απογραφής.

* Μια ομάδα μάρκετινγκ που χρησιμοποιεί εργαλεία ανάλυσης κοινωνικών μέσων για την παρακολούθηση των αναφορών και του συναίσθημα της μάρκας.

Αντίθετα με τα εσωτερικά συστήματα πληροφοριών: Τα εσωτερικά συστήματα ανήκουν και διαχειρίζονται εξ ολοκλήρου μέσα στον οργανισμό, όπως μια εσωτερική βάση δεδομένων, το intranet της εταιρείας ή το τοπικά φιλοξενούμενο σύστημα ERP. Η βασική διαφορά είναι ο έλεγχος και η ιδιοκτησία.

Τα εξωτερικά συστήματα πληροφοριών παρουσιάζουν τόσο ευκαιρίες όσο και προκλήσεις. Προσφέρουν πρόσβαση σε τεράστια ποσά δεδομένων και ισχυρές λειτουργίες, αλλά εισάγουν επίσης κινδύνους που σχετίζονται με την ασφάλεια, την αξιοπιστία και την εξάρτηση από τους εξωτερικούς παρόχους.