Πώς στέλνετε ηλεκτρονικό αντίγραφο;

Η μέθοδος για την αποστολή ενός ηλεκτρονικού αντιγράφου εξαρτάται από τον τύπο και το μέγεθος του αρχείου και τις προτιμήσεις του παραλήπτη. Εδώ είναι μερικοί συνηθισμένοι τρόποι:

για μικρότερα αρχεία (κάτω από 25MB γενικά):

* Συνημμένο email: Αυτή είναι η απλούστερη μέθοδος για μικρότερα αρχεία. Οι περισσότεροι πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιτρέπουν συνημμένα. Απλά συνθέστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στην επιλογή "Επισυνάψτε το αρχείο", επιλέξτε το αρχείο σας και στείλτε. Να είστε ενήμεροι για τα όρια μεγέθους αρχείου που επιβάλλονται από τον πάροχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

για μεγαλύτερα αρχεία (πάνω από 25MB):

* Υπηρεσίες αποθήκευσης cloud: Υπηρεσίες όπως το Google Drive, το Dropbox, το OneDrive ή το Box σας επιτρέπουν να ανεβάσετε το αρχείο σας και να μοιραστείτε έναν σύνδεσμο με τον παραλήπτη. Αυτή είναι γενικά η προτιμώμενη μέθοδος για μεγαλύτερα αρχεία καθώς αποφεύγει τα όρια μεγέθους προσκόλλησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιτρέπει την εύκολη συνεργασία.

* Πρωτόκολλο μεταφοράς αρχείων (FTP): Το FTP είναι μια πιο τεχνική μέθοδος που χρησιμοποιείται για τη μεταφορά μεγάλων αρχείων ή πολλά αρχεία ταυτόχρονα. Απαιτεί από τον παραλήπτη να έχει λογισμικό πελάτη FTP.

* Υπηρεσίες μεταφοράς αρχείων: Υπηρεσίες όπως το Wetransfer ή το Sendbig ειδικεύονται με ασφάλεια στη μεταφορά μεγάλων αρχείων. Συχνά προσφέρουν δωρεάν επιλογές για μικρότερα αρχεία και πληρωμένες επιλογές για μεγαλύτερες μεταφορές και πρόσθετα χαρακτηριστικά.

Άλλες εκτιμήσεις:

* Μορφή αρχείου: Βεβαιωθείτε ότι η μορφή αρχείου είναι συμβατή με το σύστημα του παραλήπτη. Για παράδειγμα, αποφύγετε την αποστολή αρχείων .pages εάν ο παραλήπτης χρησιμοποιεί έναν υπολογιστή Windows. Εξετάστε τη μετατροπή σε μια πιο καθολική μορφή όπως .pdf ή .docx.

* Ασφάλεια: Για ευαίσθητα αρχεία, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε κρυπτογράφηση ή υπηρεσία με ισχυρές λειτουργίες ασφαλείας.

* Προτιμήσεις του παραλήπτη: Εάν δεν είστε σίγουροι για τη μέθοδο που θα χρησιμοποιήσετε, ζητήστε από τον παραλήπτη πώς προτιμούν να λάβουν το αρχείο.

Εν ολίγοις, δεν υπάρχει κανένας "καλύτερος" τρόπος. Επιλέξτε τη μέθοδο που ταιριάζει καλύτερα στο μέγεθος του αρχείου, στις απαιτήσεις ασφαλείας και στις δυνατότητες του παραλήπτη.