Τι σημαίνει η διατήρηση αρχείων;

Η διατήρηση αρχείων αναφέρεται στις πολιτικές και τις διαδικασίες που χρησιμοποιεί ένας οργανισμός ή μεμονωμένη για τη διαχείριση της αποθήκευσης και της διάθεσης ψηφιακών και φυσικών αρχείων. Καθορίζει πόσο διάστημα διατηρούνται διαφορετικοί τύποι αρχείων πριν διαγραφούν ή αρχειοθετηθούν. Αυτό είναι ζωτικής σημασίας για:

* Συμμόρφωση: Πολλές βιομηχανίες (χρηματοδότηση, υγειονομική περίθαλψη, νόμιμες) έχουν νομικές ή κανονιστικές απαιτήσεις που υπαγορεύουν το πόσο συγκεκριμένοι τύποι δεδομένων πρέπει να διατηρηθούν. Η μη συμμόρφωση μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικά πρόστιμα και νομικές επιπτώσεις.

* Νομική ανακάλυψη: Σε περίπτωση διαφορών, η πολιτική διατήρησης αρχείων βοηθά τους οργανισμούς να εντοπίσουν γρήγορα τα σχετικά έγγραφα και να επιδείξουν συμμόρφωση με τα αιτήματα νομικής ανακάλυψης.

* Λειτουργική απόδοση: Μια σαφώς καθορισμένη πολιτική συμβάλλει στη μείωση του κόστους αποθήκευσης και απλοποιεί τη διαχείριση των δεδομένων, αφαιρώντας τα περιττά δεδομένα.

* Ασφάλεια δεδομένων: Με την εξάλειψη των ξεπερασμένων ή άσχετων δεδομένων, οι οργανισμοί μειώνουν την επιφάνεια επίθεσης και τον κίνδυνο παραβίασης των δεδομένων.

* Ελεγκτότητα: Μια τεκμηριωμένη πολιτική διατήρησης παρέχει ένα σαφές μονοπάτι ελέγχου, δείχνοντας τον τρόπο αντιμετώπισης των δεδομένων καθ 'όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του.

Στην ουσία, η διατήρηση αρχείων αφορά την επίτευξη ισορροπίας μεταξύ της διατήρησης των απαραίτητων δεδομένων για όσο χρονικό διάστημα και η ασφαλή διάθεση δεδομένων δεν χρειάζεται πλέον. Είναι ένα κρίσιμο στοιχείο ενός ευρύτερου προγράμματος διαχείρισης αρχείων.