Πρέπει να αγοράσω έναν εκτυπωτή γραφείου για να μοιραστώ όλους ή έναν από τους υπαλλήλους μου;

Η απόφαση για το αν θα αγοράσετε έναν κοινόχρηστο εκτυπωτή γραφείου ή μεμονωμένους εκτυπωτές για τους υπαλλήλους σας εξαρτάται από διάφορους παράγοντες:

Παράγοντες που ευνοούν έναν ενιαίο κοινόχρηστο εκτυπωτή:

* εξοικονόμηση κόστους: Ένας ενιαίος εκτυπωτής είναι σημαντικά φθηνότερος εκ των προτέρων από την αγορά πολλών εκτυπωτών. Αυτό μειώνει επίσης το συνεχιζόμενο κόστος μελάνης/τόνερ, συντήρησης και επισκευών.

* Εξοικονόμηση χώρου: Ένας εκτυπωτής καταλαμβάνει πολύ λιγότερο χώρο από πολλούς εκτυπωτές.

* ευκολότερη διαχείριση: Η διαχείριση ενός εκτυπωτή είναι απλούστερη από τη διαχείριση πολλών εκτυπωτών, συμπεριλαμβανομένων των ενημερώσεων λογισμικού, των χρονοδιαγραμμάτων συντήρησης και της αντιμετώπισης προβλημάτων.

* Μειωμένη περιβαλλοντική επίδραση: Ένας εκτυπωτής χρησιμοποιεί λιγότερη ενέργεια και παράγει λιγότερα απόβλητα από πολλούς εκτυπωτές.

Παράγοντες που ευνοούν μεμονωμένους εκτυπωτές:

* Αυξημένη παραγωγικότητα: Οι εργαζόμενοι δεν θα πρέπει να περιμένουν στη γραμμή ή να μοιράζονται χρόνο εκτυπωτή, οδηγώντας σε δυνητικά υψηλότερη παραγωγικότητα, ειδικά σε πολυάσχολα γραφεία.

* Μειωμένο χρόνο διακοπής: Εάν ένας εκτυπωτής δυσλειτουργεί, δεν επηρεάζει ολόκληρο το γραφείο.

* Ενισχυμένη ασφάλεια: Οι μεμονωμένοι εκτυπωτές μπορούν να προσφέρουν καλύτερο έλεγχο σε ευαίσθητα έγγραφα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν χειρίζεστε εμπιστευτικές πληροφορίες.

* εξειδικευμένες ανάγκες: Εάν οι εργαζόμενοι έχουν διαφορετικές ανάγκες εκτύπωσης (π.χ. εκτύπωση μεγάλης μορφής, εξειδικευμένους τύπους χαρτιού), ενδέχεται να είναι απαραίτητοι μεμονωμένοι εκτυπωτές.

* Ικανοποίηση των εργαζομένων: Έχοντας έναν ειδικό εκτυπωτή μπορεί να βελτιώσει την ικανοποίηση των εργαζομένων και να μειώσει την απογοήτευση.

Πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη:

* Αριθμός υπαλλήλων: Για μια πολύ μικρή ομάδα, ένας κοινός εκτυπωτής μπορεί να είναι επαρκής. Για μια μεγαλύτερη ομάδα, οι μεμονωμένοι εκτυπωτές μπορεί να είναι πιο αποτελεσματικοί.

* Όγκος εκτύπωσης: Ο υψηλός όγκος εκτύπωσης μπορεί να απαιτήσει πολλούς εκτυπωτές, ακόμη και αν μοιραστούν.

* Προϋπολογισμός: Εξετάστε το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας και για τις δύο επιλογές, συμπεριλαμβανομένης της αρχικής αγοράς, των αναλώσιμων, της συντήρησης και του πιθανού κόστους διακοπής.

* Τύπος εργασίας: Η φύση της εργασίας σας θα υπαγορεύει τον όγκο εκτύπωσης και την ανάγκη για εξειδικευμένα χαρακτηριστικά.

* Διάταξη γραφείου: Η φυσική διάταξη του γραφείου σας μπορεί να επηρεάσει την ευκολία ενός κοινού εκτυπωτή.

Σύσταση:

Για τις περισσότερες μικρές έως μεσαίες επιχειρήσεις, ένας ενιαίος κοινός εκτυπωτής υψηλής ποιότητας είναι συχνά η πιο οικονομικά αποδοτική και αποτελεσματική λύση. Ωστόσο, εάν οι υπάλληλοί σας έχουν υψηλές ανάγκες εκτύπωσης, ευαίσθητα έγγραφα ή απαιτούν εξειδικευμένα χαρακτηριστικά, τότε η επένδυση σε μεμονωμένους εκτυπωτές μπορεί να είναι μια καλύτερη επιλογή. Ζυγίστε προσεκτικά τους παράγοντες που αναφέρονται παραπάνω για να καθορίσετε την καλύτερη επιλογή για την συγκεκριμένη κατάστασή σας. Μπορεί ακόμη και να εξετάσετε μια υβριδική προσέγγιση - έναν κοινό εκτυπωτή για γενική χρήση και έναν μικρότερο, αφοσιωμένο εκτυπωτή για ένα συγκεκριμένο τμήμα ή άτομο με ασυνήθιστα υψηλές ανάγκες.